Task databases & sprints

Task databases and sprints help your team easily manage time-boxed work and stick to a schedule.

A task database in Notion is a type of database that requires a status, assignee, and due date property to help you track the work that you need to get done.

To create a task database or turn an existing database into a task database:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for Tasks.

4. Select Add next to Tasks.

5. Pick which properties in your database will correspond with the task status, assignee, and due date. If your database doesn’t already have these properties, you can create them by selecting Create new.

6. Select Turn into task database.

If you no longer want a database to be a task database:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for and select Tasks.

4. Select Remove.

ID is a database property that helps you manage projects and organize tasks. Once the property is added, a unique ID will automatically be assigned to every existing database item and every future database item you create.

To add the ID property to your database:

1. Click the + at the far right side of the database to add a new property.

2. Select ID.

3. To add an optional prefix to your IDs, select Add ID prefix. The prefix will be generated automatically, but you can change it anytime by entering your desired prefix in the text box and selecting Update ID Prefix.

All pages with the ID property can be accessed via a special URL with the ID number. For example, if a page has the ID: TASK-123 you can get to that page at notion.so/TASK-123.

Unique ID URLs will only work if your unique ID has a prefix. To make sure your unique IDs contain a prefix, click on the ID property in your database, select Edit property, and check that the Prefix field is not empty.

To use Sprints, you must have a Task database in Notion. You can turn any database in Notion into a Task database following these instructions.

När du har en uppgiftsdatabas kan du lägga till sprintar i konfigurationen. Så här gör du:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for Sprints.

4. Select Add next to Sprints.

5. Välj Aktivera sprintar.

När du aktiverar sprintar för databasen kommer några objekt att skapas för att hjälpa dig att spåra dem. Du kan komma åt dessa i Notion-sidofältet tillsammans med den ursprungliga databasen som du använde för att konfigurera sprintar.

På Sprintöversikt kan du följa alla uppgifter som hör till dina nuvarande och framtida sprintar med några olika visualiseringar:

• Nuvarande sprint: Visar uppgifter i den nuvarande sprinten.

• Sprintplanering: Visar uppgifter i nuvarande, nästa och senaste sprinten samt alla uppgifter som inte tilldelats en sprint ännu.

• Kvarvarande: Visar uppgifter som inte tilldelats en sprint.

Sprintdatabasen ger dig en allmän bild av dina nuvarande och framtida sprinter. Du kan öppna sidan för en sprint för att se uppgiften inuti. Du kan också se en Tidslinjevy som ger dig en linjär översikt över sprinten.

1. Gå till vyn Sprintplanering på Sprintöversikt.

2. Flytta alla oavslutade uppgifter från din nuvarande sprint eller från kvarvarande uppgifter till nästa sprint.

Så här markerar du en sprint som avslutad:

1. Gå till din nuvarande sprint i Sprintöversikt.

2. Välj Slutför sprint.

3. Du uppmanas att bekräfta datumen för din nästa sprint och vad du vill göra med de ofullständiga uppgifterna från din nuvarande sprint. Du kan flytta dem till nästa sprint, flytta dem till kvarvarande uppgifter eller behålla dem i den nuvarande sprinten.

4. Välj Slutför sprint.

När du slutför en sprint händer följande:

• Statusen för din Nuvarande sprint ändras till Senaste. Sprinten som var tilldelad till Senaste, om det finns en sådan, kommer nu att konfigureras om till Tidigare.

• Statusen för sprinten Nästa ändras till Nuvarande.

• Uppgiften på översikten visar den Nuvarande sprinten.

• Nästa sprint skapas om det inte redan finns någon.

Customize your sprints to fit your needs. To do this, go to your sprint board and select ••• → Customize {your database's name} → Sprints. From here, you can adjust the following:

• Varaktighet: Välj hur många veckor (en till åtta) du vill att varje sprint ska pågå.

• Börja den: Välj vilken veckodag du vill att sprintarna ska börja på. Om du ändrar det här när en sprint är aktiv kommer den nuvarande sprintens datum att ändras. Om sprinten till exempel brukade pågå i två veckor och starta på måndagar, men du vill att sprintarna ska pågå i två veckor och starta på torsdagar istället kommer den nuvarande sprinten att köras fram till två veckor efter den kommande torsdagen, så att den nästa sprinten kan börja på torsdag.

• Ofullständiga uppgifter: Välj vad du vill ska hända med eventuella ofullständiga uppgifter från dina sprintar. Du kan lägga till dem i nästa sprint, flytta dem till kvarvarande uppgifter eller behålla dem i den ursprungliga sprinten.

• Automatiserade sprintar: Aktivera detta om du vill att sprintarna ska slutföras automatiskt innan nästa sprint skapas och startas automatiskt.

• Inaktivera sprintar: Välj det här alternativet för att inaktivera en sprint. När du inaktiverar sprintar raderas sprintdatabasen, sprintöversikten och relationerna mellan uppgifter och sprintar permanent. Om du väljer att aktivera sprintar igen så börjar du med en helt ny databas, översikt och nya relationer.