Task databases & sprints

Task databases and sprints help your team easily manage time-boxed work and stick to a schedule.

A task database in Notion is a type of database that requires a status, assignee, and due date property to help you track the work that you need to get done.

To create a task database or turn an existing database into a task database:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for Tasks.

4. Select Add next to Tasks.

5. Pick which properties in your database will correspond with the task status, assignee, and due date. If your database doesn’t already have these properties, you can create them by selecting Create new.

6. Select Turn into task database.

If you no longer want a database to be a task database:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for and select Tasks.

4. Select Remove.

ID is a database property that helps you manage projects and organize tasks. Once the property is added, a unique ID will automatically be assigned to every existing database item and every future database item you create.

To add the ID property to your database:

1. Click the + at the far right side of the database to add a new property.

2. Select ID.

3. To add an optional prefix to your IDs, select Add ID prefix. The prefix will be generated automatically, but you can change it anytime by entering your desired prefix in the text box and selecting Update ID Prefix.

All pages with the ID property can be accessed via a special URL with the ID number. For example, if a page has the ID: TASK-123 you can get to that page at notion.so/TASK-123.

Unique ID URLs will only work if your unique ID has a prefix. To make sure your unique IDs contain a prefix, click on the ID property in your database, select Edit property, and check that the Prefix field is not empty.

To use Sprints, you must have a Task database in Notion. You can turn any database in Notion into a Task database following these instructions.

Når du har en oppgavedatabase, kan du legge til sprinter i oppsettet ditt. Slik gjør du dette:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for Sprints.

4. Select Add next to Sprints.

5. Velg Slå på sprinter.

Når du slår på sprinter for databasen, vil det opprettes noen elementer som hjelper deg med å spore dem. Disse vil være tilgjengelige i Notion-sidestolpen, sammen med den opprinnelige databasen du brukte til å sette opp sprinter.

På Sprint-tavlenkan du følge med på alle oppgavene som hører til de gjeldende og framtidige sprintene dine, ved hjelp av flere ulike visninger:

• Gjeldende sprint: Viser oppgaver i gjeldende sprint.

• Sprintplanlegging: Viser oppgaver i gjeldende, neste og siste sprint, samt alle oppgaver som ennå ikke er tildelt en sprint.

• Etterslep: Viser oppgaver som ikke er tildelt en sprint.

Sprint-databasen gir deg en generell oversikt over de gjeldende og framtidige sprintene. Du kan åpne hvilken som helst sprintside for å vise oppgavene inni. Du vil også legge merke til Tidslinje-visningen, som gir deg en mer lineær visning av sprinten.

1. På Sprint-tavlen går du til Sprintplanlegging-visningen.

2. Flytt uferdige oppgaver fra din gjeldende sprint eller fra etterslepet til neste sprint.

Slik markerer du at en sprint er fullført:

1. På Sprint-tavlen går du til Gjeldende sprint.

2. VelgFullfør sprint.

3. Du blir bedt om å bekrefte datoene for din neste sprint og hva du ønsker å gjøre med de ufullstendige oppgavene fra din gjeldende sprint. Du kan flytte dem til neste sprint, flytte dem til etterslepet eller beholde dem i den gjeldende sprinten.

4. Velg Fullfør sprint.

Når du fullfører en sprint:

• Statusen til Gjeldende sprint endres til Sist. Den sprinten som for øyeblikket var tilordnet Sist, hvis det finnes en slik, vil nå bli satt til Forrige.

• Statusen til Neste sprint endres til Gjeldende.

• Oppgavene på tavlen vil gjenspeile den nye Gjeldende sprinten.

• Neste sprint opprettes hvis det ikke finnes noen.

Customize your sprints to fit your needs. To do this, go to your sprint board and select ••• → Customize {your database's name} → Sprints. From here, you can adjust the following:

• Varighet: Velg hvor mange uker (fra én til åtte) du vil at hver sprint skal kjøre.

• Start på: Velg hvilken ukedag du vil at sprinten skal begynne på. Hvis du endrer dette midt i en aktiv sprint, vil den gjeldende sprintens dato endres. Hvis sprintene for eksempel pleide å kjøre i to uker med start på mandager, men du vil at de skal kjøre i to uker med start på torsdager, vil den gjeldende sprinten kjøre inntil to uker etter den kommende torsdagen, slik at den neste sprinten kan begynne på torsdagen som du har angitt.

• Ufullstendige oppgaver: Velg hva som skal skje med ufullstendige oppgaver fra sprintene. Du kan legge dem inn i neste sprint, flytte dem til etterslepet eller beholde dem i sin opprinnelige sprint.

• Automatiserte sprinter: Slå på dette hvis du vil at sprinten skal fullføres automatisk før neste sprint opprettes og startes automatisk.

• Slå av sprinter: Velg dette for å slå av en sprint. Når du slår av sprinter, vil din sprint-database, sprint-tavle og relasjoner mellom oppgaver og sprinter bli permanent slettet. Hvis du velger å slå på sprinter igjen, vil du starte med en helt ny database, tavle og relasjoner.