יחסים ורול-אפים

נניח שיש לכם שני מאגרי ידע בעסק התיאורטי שלכם 😉

• אחד שעוקב אחר לקוחות

• ואחד שעוקב אחר פריטים שנרכשו

נניח שאתם רוצים לדעת גם אילו לקוחות קנו אילו פריטים, וגם אילו פריטים נרכשו על ידי אילו לקוחות. זה תפקיד של מאפייני יחס!

• בשתי הטבלאות שלמעלה, העמודות שנקראות ↗ פריטים שנרכשו ו-↗ לקוחות הן מאפייני יחס, וניתן להוסיף אותן למאגר ידע בדיוק כמו כל מאפיין אחר.

• כאן, כשמוסיפים פריט שנקנה למאגר הידע לקוחות, הלקוחות שקנו את הפריט מופיעים באופן אוטומטי בעמודה ↗ לקוחות במאגר הידע פריטים.

• חיבור מאגר הידע מסעדות עם מאגר הידע שכונות כדי שתוכלו לראות בקלות אילו מסעדות נמצאות באילו שכונות.

• חיבור מאגר הידע סיכומי פגישות עם מאגר הידע לקוחות כדי לקבל גישה מהירה לרשומות הרלוונטיות על כל לקוח.

• חיבור מאגר המשימות שלכם עם מאגר ידע של פרויקטים גדולים יותר כדי להבין איך פרויקטים נפרטים למשימות ואיך המשימות תורמות להתקדמות הפרויקטים.

• חיבור מאגר הידע מועמדים עם מאגר הידע מראיינים כדי לדעת מי ראיין את מי.

כדי לקשר שני מאגרי ידע, אתם צריכים קודם כול שיהיו לכם שני מאגרי ידע. לצורך הדוגמה, נניח שיצרתם את מאגרי הידע לקוחות ופריטים.

1. ראשית, מוסיפים למאגר הידע לקוחות עמודה/מאפיין חדשים ולתת להם שם – למשל, פריטים שנרכשו.

2. מחפשים יחס.

3. לאחר מכן, מוצאים את מאגר הידע שאליו רוצים לקשר את היחס.

   

4. תופיע תצוגה מקדימה של היחס. במקרה הזה, יצרנו יחס ממאגר הידע 'לקוחות' למאגר הידע 'פריטים'.

5. לוחצים על הלחצן הכחול הוספת יחס כדי לסיים את יצירת המאפיין החדש.

   

6. כעת, כשתלחצו על תא בעמודה של היחס הזה, יוצג תפריט שבו תוכלו לחפש ולבחור פריטים להוספה ממאגר הידע השני.

   • כך תוכלו להוסיף את הבגדים שכל לקוח קנה, למשל.

   • כדי להוסיף פריט, יש ללחוץ על השם ברשימה. כדי למחוק פריט, מעבירים מעליו את סמן העכבר ולוחצים על הלחצן – שמימין.

כברירת מחדל, יחסים נוצרים בכיוון אחד. אבל אפשר בקלות להפעיל יחס מקביל במאגר היעד.

עם יחסים דו-כיווניים, השינויים עובדים בשני הכיוונים! אם מוסיפים לקוח למאגר הידע פריטים בעמודה של היחס, השינוי מופיע גם במאגר הידע לקוחות.

1. כדי ליצור מאפיין יחס חדש יש לפעול לפי ההוראות שלמעלה.

2. לוחצים על הלחצן הדו-מצבי הנקרא הצגה ב[שם מאגר הידע המקושר]. בדוגמה שלנו, כתוב הצגה במאגר הידע 'פריטים'.

3. נותנים ליחס שם מתאים.

4. להלן מופיעה תצוגה מקדימה של היחס הדו-כיווני. במקרה הזה, יצרנו יחס ממאגר הידע 'לקוחות' למאגר הידע 'פריטים', וגם יחס ממאגר הידע 'פריטים' למאגר הידע 'לקוחות'.

5. לוחצים על הלחצן הכחול הוספת יחס כדי לסיים את יצירת שני המאפיינים החדשים.

כשאתם יוצרים יחס, אתם למעשה מוסיפים דפי Notion המאוחסנים במאגר ידע אחד לשדה המאפיין של מאגר ידע אחר.

• את הדפים האלה אפשר לפתוח ולערוך, בדיוק כמו כל דף אחר. לוחצים על הדף בעמודת מאפיין היחס. לאחר מכן, לוחצים עליו שוב בחלון שמופיע.

• אפשר גם להסיר דף עם קשר יחסי על ידי העברת סמן העכבר מעליו ולחיצה על הסמל – שבצד ימין.

• אפשר להגביל את מספר הדפים שייכללו במאפיין היחס – עם אפשרות לבחור רק דף אחד, או דפים ללא הגבלה.

• אם תבחרו להגביל את מספר הדפים לדף אחד, אנשים שמשתמשים במאגר הידע שלכם יוכלו לבחור רק דף שיקושר ביחס. זוהי תכונה שימושית במיוחד במצבים שבהם לכל דף צריך להיות מיוחס רק דף אחד – למשל, אם רוצים שרק מספר הזמנה אחד יהיה מיוחס לכל רכישה.

כדי לשנות את האופן שבו יחסים מוצגים בדף מאגר הידע:

1. בדף מאגר הידע, לוחצים על היחס.

2. לוחצים על נראות מאפיין ובוחרים באפשרות להציג תמיד, להסתיר כאשר ריק או להסתיר תמיד.

כשמגדירים יחס במאגר ידע, אפשר גם לבחור להציג מאפיינים מסוימים של הדפים הקשורים. לדוגמה, נניח שיש לכם מאגר ידע של שאלות נפוצות בחברה שלכם. לכל שאלה נפוצה יש יחס לדף שנותן תשובה לשאלה. ייתכן שתרצו שאנשים יוכלו לראות גם את הבעלים של כל דף, כדי שיידעו למי לפנות אם יש להם שאלות נוספות. אפשר להגדיר את מאגר הידע של השאלות הנפוצות כך שעבור כל דף יוצגו גם הבעלים שלו.

כך עושים זאת:

1. פותחים דף במאגר ידע שיש לו מאפיין יחס.

2. לוחצים על השדה שלצד המאפיין כדי לייחס לו דף ← לוחצים על •••.

3. בתפריט שמופיע, גוררים את המאפיינים של מאגר הידע הקשור לתוך או מחוץ לאפשרויות מוצג ביחס או מוסתר ביחס.

4. לאחר שתסיימו, המאפיינים הרצויים יוצגו בשדה היחס. זה יחול על כל הדפים במאגר הידע הנוכחי שלכם.

נניח שאתם רוצים שפריטים באותו מאגר ידע יהיו בעלי קשרים זה עם זה. לדוגמה, יש לכם מאגר ידע של משימות ואתם רוצים שכל משימה תתייחס למשימות אחרות.

1. מתחילים ביצירת יחס חדש.

2. לאחר מכן, מחפשים ובוחרים את מאגר הידע שבו אתם עובדים כרגע.

3. כעת תוכלו לראות שמאגר הידע מתייחס למאגר הידע הזה.

   • כאשר מייחסים מאגר ידע לעצמו, אנו ממליצים לבטל את האפשרותליחס דו-כיווני מכיוון שהוא למעשה משכפל את המאפיין.

רול-אפים עוזרים לכם לרכז נתונים במאגרי הידע שלכם על סמך יחסים. אם נחזור לדוגמה של הלקוחות והפריטים שלמעלה, נניח שרציתם לדעת כמה כל לקוח הוציא על סמך מה שהוא קנה.

1. ראשית, יוצרים את היחס כדי שתדעו מי קנה מה.

2. מוסיפים עמודה חדשה/מאפיין חדש ובוחרים רול-אפ מתפריט סוג המאפיין. כדאי לתת לו שם תיאורי.

• לחיצה על כל תא בעמודה של הרול-אפ תציג תפריט חדש שיבקש מכם:

  • את מאפיין היחס שברצונכם לעשות לו רול-אפ.

  • את המאפיין של הדפים שיש ביניהם יחס שברצונכם לעשות עבורם רול-אפ.

  • את החישוב שברצונכם להחיל.

• בדוגמה שלנו, נניח שהייתם בוחרים לעשות רול-אפ למאפיין היחס פריטים שנרכשו ולמאפיין מחיר בתוך הדפים האלה. לאחר מכן, הייתם בוחרים סכום כחישוב.

  • פעולה זו מסכמת את המחירים של כל פריט שקשור ביחס לשם הלקוח, ונותנת לכם את סך הכסף שהם הוציאו בעמודה של הרול-אפ.

ישנם חישובים שונים שאפשר להחיל כרול-אפ. הנה כולם:

• הצגת המקור: פשוט מציג את כל הדפים שיש ביניהם יחס באותו תא. זה זהה למאפיין היחס עצמו.

• הצגת ערכים ייחודיים: מציג כל ערך ייחודי במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספירה כוללת: ספירה של המספר הכולל של ערכים במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספירת ערכים: ספירה של מספר הערכים שאינם ריקים במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספירת ערכים ייחודיים: ספירה של מספר הערכים הייחודיים במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספירה ריקה: ספירה של מספר הדפים שיש ביניהם יחס עם ערך ריק עבור המאפיין שנבחר. לכן, אם לפריט אחד שהלקוח קנה לא היה מחיר וזה היה המאפיין שנבחר, בעמודה של הרול-אפ יופיע 1.

• ספירה לא ריקה: ספירה של מספר הדפים שיש ביניהם יחס עם ערכים שהוקצו עבור המאפיין שנבחר.

• אחוז ריק: מציג את אחוז הדפים שיש ביניהם יחס ללא ערך במאפיין שנבחר.

• אחוז לא ריק: מציג את אחוז הדפים שיש ביניהם יחס עם ערך במאפיין שנבחר.

חישובי הרול-אפ האלה זמינים רק עבור מאפייני מספר:

• סכום: מחשב את הסכום של המאפיינים המספריים של דפים שיש ביניהם יחס (כמו למעלה).

• ממוצע: מחשב את הממוצע של המאפיינים המספריים של דפים שיש ביניהם יחס.

• חציון: מוצא את החציון של המאפיינים המספריים של דפים שיש ביניהם יחס.

• מינימום: מוצא את המספר הנמוך ביותר במאפיין המספרי של דפים שיש ביניהם יחס.

• מקסימום: מוצא את המספר הגבוה ביותר במאפיין המספרי של דפים שיש ביניהם יחס.

• טווח: מחשב את הטווח בין המספרים הגבוהים והנמוכים ביותר במאפיין המספרי של דפים שיש ביניהם יחס (מקסימום - מינימום).

חישובי הרול-אפ האלה זמינים רק עבור מאפייני תאריך:

• תאריך מוקדם ביותר: מוצא את התאריך/שעה המוקדמים ביותר במאפיין התאריך עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• תאריך אחרון: מוצא את התאריך/שעה האחרונים במאפיין התאריך עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• טווח תאריכים: מחשב את משך הזמן בין התאריכים המאוחרים והמוקדמים ביותר במאפיין התאריך של דפים שיש ביניהם יחס.

גם בטבלאות וגם בלוחות, אפשר להחיל חישובים על עמודה של רול-אפ כדי לקבל הערכה של סכומים, טווחים, ממוצעים וכו' עבור כל מאגר הידע שלכם.

• נניח שאתם רוצים למצוא את סך הכסף שהוציאו כל הלקוחות בדוגמה שלנו.

• לוחצים על המאפיין סך הזמנות כולל בטבלת הלקוחות.

• בתפריט שמופיע, גוררים את העכבר מעל האפשרות חישוב ← אפשרויות נוספות.

• בוחרים באפשרות סכום.