תצוגת לוח

תצוגת הלוח מקבצת את דפי מאגר הידע שלכם לפי מאפיין ספציפי. בעוד שלוחות קנבן בדרך כלל מקבצות פריטי משימות לפי הסטטוס שלהם, תצוגות לוח ב-Notion יכולות להיות מקובצות לפי סטטוס, מקבל/ת ההקצאה, עדיפות ועוד, בהתאם למה שאתם צריכים. הם גם יכולים להראות לכם בדיוק את מה שאתם רוצים לראות באמצעות מסננים, מיון ומאפייני מאגרי ידע מותאמים אישית.

כדי להוסיף לוח לסביבת העבודה שלכם:

1. יוצרים דף חדש בסביבת העבודה שלכם.

2. במקטע להתחיל לעבוד עם, לוחצים על ••• ולאחר מכן על לוח.

אם אתם רוצים ליצור תצוגת לוח מוטמעת, מקלידים /תצוגת לוח בכל דף ולוחצים Enter.

אפשר להוסיף לוח לממאגר ידע קיים כדי להציג את הנתונים שלו בפורמט הזה. כך עושים זאת:

1. לוחצים על + לצד שם מאגר הידע או שם תצוגת מאגר הידע הנוכחית.

2. בוחרים באפשרות לוח מהתפריט הנפתח.

כברירת מחדל, הלוח שלכם יקובץ לפי מאפיין סטטוס אם למאגר שלכם יש מאפיין כזה. אחרת, פריטי מאגר הידע שלכם יקובצו לפי מאפיין בחירה, אדם, בחירה מרובה או יחס שנמצא במאגר הידע שלכם. אם אף אחד מהמאפיינים האלה לא קיים, מאפיין סטטוס חדש ייווצר עבורכם במאגר שלכם.

אם אתם רוצים לקבץ את הלוח לפי מקבל/ת ההקצאה, למשל, במקום לפי סטטוס, אתם יכולים לשנות את המאפיין שבו הלוח שלכם מקבץ. כך עושים זאת:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בפינה השמאלית העליונה של מאגר הידע ← קבוצה.

2. מאתרים ובוחרים את המאפיין שברצונכם לקבץ לפיו.

נניח שאתם רוצים לקבץ לפי מאפיין שעדיין אינו קיים במאגר הידע שלכם. לדוגמה, אולי תרצו להתחיל להקצות עדיפות למשימות שלכם ולארגן אותן לפי עדיפות. תצטרכו להוסיף מאפיין עדיפות חדש. כך עושים זאת:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בפינה השמאלית העליונה של מאגר הידע ← עריכת מאפיינים.

2. בוחרים באפשרות מאפיין חדש.

3. מוצאים את סוג המאפיין שרוצים ליצור (למשל, בחירה) ומגדירים לו שם – ובמקרה הצורך, גם אפשרויות (כמו P0, P1 ו-P2).

ייתכן שתרצו לשנות את התוויות עבור כל אחת מהקבוצות בתצוגת הלוח שלכם. לדוגמה, אולי אתם רוצים לשנות את שם התווית בתהליך אל מתבצע, או שאתם צריכים להוסיף סטטוס שנקרא בבדיקה. כדי לעשות זאת, תצטרכו לערוך את המאפיין עצמו. כדי לערוך את המאפיין:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בפינה השמאלית העליונה של מאגר הידע ← עריכת מאפיינים.

2. בוחרים את המאפיין שלפיו התוכן מקובץ. למשל, נניח שאתם מקבצים לפי סטטוס ואתם רוצים להוסיף אפשרות סטטוס חדשה.

3. אפשר ללחוץ על כל אחת מאפשרויות הסטטוס הקיימות במאגר הידע ולתת להן שם או צבע חדשים, או למחוק אותן. אפשר גם לבחור בסמל + שלצד האפשרויות הקיימות כדי ליצור אפשרות חדשה.

בתצוגת לוח, אפשר להוסיף שכבה שנייה של קבוצות שנקראות קבוצות משנה. זה יכול לעזור לכם לארגן את הפריטים שבתוך קבוצה.

1. פותחים את תפריט ההגדרות בפינה השמאלית העליונה של מאגר הידע ← קבוצות משנה.

2. מוצאים ובוחרים את המאפיין שלפיו רוצים לקבץ.

שינוי הסדר של פריטים בלוח באמצעות גרירה ושחרור.

• כדי לסדר מחדש עמודות, לוחצים ומחזיקים על כותרת העמודה ואז גוררים שמאלה או ימינה.

• כדי להזיז כרטיסים למעלה ולמטה או בין עמודות – לוחצים, מחזיקים וגוררים.

בהתאם לאופן שבו אתם רוצים שהלוח שלכם ייראה, אפשר לבחור בכרטיסים בגודל גדול, בינוני או קטן. הבחירה שלכם תחול על כל הכרטיסים שבלוח.

1. פותחים את תפריט ההגדרות בפינה השמאלית העליונה של מאגר הידע ← פריסה.

2. לוחצים על גודל כרטיס ובוחרים אפשרות מהתפריט הנפתח.

אפשר לעצב את הלוח שלכם על ידי הוספת תמונה או תצוגה מקדימה של תוכן הכרטיס.

1. פותחים את תפריט ההגדרות בפינה השמאלית העליונה של מאגר הידע ← פריסה.

2. לוחצים על תצוגה מקדימה של הכרטיס ובוחרים אחת מהאפשרויות הבאות.

   • תמונת נושא של הדף: בכרטיס תוצג התמונה שבחרתם כתמונת הנושא של הדף.

   • תוכן הדף: בכרטיס תוצג תצוגה מקדימה של תוכן הדף. אם יש תמונות בדף, תוצג בכרטיס התמונה הראשונה.

   • אם יש במאגר הידע שלכם מאפיין קבצים ומדיה, השם של המאפיינים האלה יוצג בתפריט. בכרטיס יוצגו כל קובצי התמונה שהעליתם למאפיינים האלה.

3. אפשר גם להפעיל או לכבות את האפשרות התאמת תמונה.

   • כשהאפשרות מופעלת, גודל התמונה יותאם כך שהיא תוצג במלואה בתוך מסגרת הכרטיס. אפשר לרחף עם סמן העכבר מעל התמונה שבכרטיס ולבחור באפשרות מיקום מחדש כדי לגרור את התמונה למיקום הרצוי.

   • כשאפשרות זו כבויה, התמונה תיחתך כך שתמלא את כל מסגרת הכרטיס.

אפשר לבחור אילו מאפיינים יוצגו בכרטיסים שבלוח. כך עושים זאת:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בפינה השמאלית העליונה של מאגר הידע ← נראות מאפיין.

2. בוחרים באפשרות 👁️ לצד כל מאפיין כדי להציג או להסתיר אותו.

3. אפשר גם להשתמש בסמל ⋮⋮ כדי לגרור את המאפיינים לפי הסדר שבו אתם רוצים שהם יוצגו בכרטיסים.

1. כדי להסתיר עמודה, יש ללחוץ על הסמל ••• שמימין לכותרת שלה.

2. לוחצים על הסתרת קבוצה.

3. כדי להציג עמודות מוסתרות, יש לפתוח את תפריט ההגדרות בחלק העליון של מאגר הידע ← קבוצה. תופיע רשימה של עמודות גלויות ומוסתרות.

מימין לכותרת של כל עמודה מופיע מספר בצבע אפור. כברירת מחדל, המספר הזה מציג את מספר הכרטיסים בכל עמודה, אבל אפשר לשנות אותו כך שיציג מידע אחר. 

תלוי בסוג המאפיינים שיש במאגר הידע, תוכלו לראות את אפשרויות החישוב הבאות (או חלק מהן):

• ספירה כוללת: נותנת את מספר השורות הכולל בעמודה.

• ספירת ערכים: מציגה את מספר הערכים הכולל עבור מאפיין בעמודה נתונה. 

• ספירת ערכים ייחודיים: מציגה את מספר הערכים הייחודיים עבור מאפיין בעמודה נתונה, תוך השמטת כפילויות. 

• ספירת שורות ריקות: מציגה את מספר השורות הכולל שאין בהם ערכים בעמודה נתונה. 

• ספירת שורות לא ריקות: מציגה את מספר השורות הכולל שיש בהן ערכים בעמודה נתונה. 

• אחוז שורות ריקות: נותנת את אחוז השורות שלא מכילות ערכים עבור המאפיין שנבחר. 

• אחוז שורות שאינן ריקות: נותנת את אחוז הכרטיסים שמכילים ערכים עבור המאפיין שנבחר. 

• התאריך המוקדם ביותר: אם יש בטבלה שלכם מאפיינים תלויי-זמן (כמו נערך לאחרונה או זמן יצירה), תוכלו להציג מתי השורה הישנה ביותר נערכה או נוצרה.

• תאריך אחרון: מציגה מתי השורה החדשה ביותר נערכה או נוצרה בפעם האחרונה.

• טווח תאריכים: מציג את פער הזמן שבין מועד העריכה או היצירה הישן ביותר לחדש ביותר.

• אם יש בטבלה שלכם מאפיין מספר, תוכלו להשתמש במספר אפשרויות חישוב נוספות:

  • סכום: מציג את סכום כל המספרים שבעמודה.

  • ממוצע: מציג את ממוצע המספרים בעמודה.

  • חציון: מציג את החציון של המספרים שבעמודה.

  • מינימום: מציג את המספר הנמוך ביותר בעמודה.

  • מקסימום: מציג את המספר הגבוה ביותר בעמודה.

  • טווח: מחסיר את המספר הנמוך ביותר מהגבוה ביותר.