שיתוף והרשאות

אפשר לבחור באפשרות שיתוף בחלק העליון של כל דף כדי:

• להזמין מישהו לדף.

• לראות ולשנות למי יש גישה לדף, ואיזו רמת הרשאות יש להם.

• להעתיק את הקישור של הדף כדי לשתף אותו עם אחרים.

• לפתוח את הכרטיסייה פרסום כדי לשתף דף באינטרנט. מידע נוסף זמין כאן ←

לפעמים תרצו לשתף דף רק עם חברים נבחרים בסביבת העבודה שלכם – כמו מסמך פגישה 1:1 עם המנהל שלכם, או הערות לצוות פרויקט קטן. כדי לשתף דף עם אנשים ספציפיים:

1. בוחרים באפשרות שיתוף בחלק העליון של כל דף.

2. מאתרים ובוחרים את שמות החברים/הקבוצות בסביבת העבודה שאתם רוצים לשתף איתם את הדף. אפשר גם להזמין אנשים שאינם בסביבת העבודה שלכם כאורחים על ידי הזנת כתובת האימייל שלהם.

3. פותחים את הרשימה הנפתחת שליד שמות האנשים שאתם מזמינים, ולאחר מכן בוחרים רמת הרשאה.

4. בוחרים באפשרות הזמנה.

כשאתם משתפים דף עם חברים ספציפיים בסביבת העבודה, הדף יופיע במקטע משותף בסרגל הצד שלכם. מידע נוסף על מקטעים בסרגל הצד זמין כאן ←

מרחבי צוות הם מרחבים ייעודיים לכל צוות בארגון או בחברה שלכם. לכל מרחב צוות יש חברים ודרגות הרשאה משלו, שניתנות להתאמה אישית על ידי הבעלים של מרחב הצוות. למידע נוסף על הוספת חברים והקצאת הרשאות במרחבי צוות ←

יש שתי דרכים לשתף דפי Notion עם כל מרחב צוות שאתם חברים בו:

• להעביר את סמן העכבר מעל השם של מרחב הצוות בסרגל הצד וליצור דף חדש בתוך מרחב הצוות הזה על ידי לחיצה על הסימן + שמופיע.

• מסרגל הצד, לגרור דף למרחב צוות.

אורחים הם אנשים שאינם חלק מסביבת העבודה שלכם ב-Notion. הם יכולים להיות קבלנים או לקוחות שאתם עובדים איתם. מידע נוסף על אורחים זמין כאן ←

לאחר שתזמינו אנשים לדף שלכם כאורחים, הם יקבלו אימייל עם קישור לדף. כדי לקבל גישה לדף שלכם, האורחים יצטרכו חשבון Notion משלהם.

כדי לנהל את הגישה הכללית לדף שלכם יש לבחור באפשרות שיתוף בחלק העליון של הדף ולהגדיר גישה כללית. כאן תוכלו לבחור לשתף את הדף שלכם עם:

• רק אנשים שהזמנתם: המשמעות היא שרק אתם ואנשים שאתם מזמינים יכולים לגשת לדף שלכם.

• כל המשתמשים ב{your workspace}: המשמעות היא שלחברים אחרים בסביבת העבודה יש גישה לדף שלכם באמצעות חיפוש או באמצעות הקישור.

  • יש לפתוח את הרשימה הנפתחת שליד כולם ב{your workspace} ולהפעיל את האפשרות להסתיר בחיפוש כדי להסתיר דף זה בתוצאות החיפוש ממשתמשים שלא נכנסו לדף בעבר או שאין להם כבר את הקישור לדף.

• כל אדם באינטרנט שיש לו קישור: המשמעות היא שכל מי שיש לו את הקישור לדף שלכם יכול לגשת אליו, גם אם הוא אינו חלק מסביבת העבודה שלכם או שאינו משתמש ב-Notion. שימו לב שמבקרים בדף יצטרכו להתחבר ל-Notion אם ירצו להגיב על הדף שלכם או לערוך אותו.

  • אם ברצונכם שתוקף הגישה לקישור זה יפוג, יש לפתוח את הרשימה הנפתחת ליד כל אדם באינטרנט שיש לו קישור. יש לפתוח את הרשימה הנפתחת ליד תוקף הקישור פג ולבחור שעה או תאריך.

  • בעלי סביבות עבודה של Enterprise יכולים להשבית את קישורי השיתוף הציבוריים האלה. לשם כך, יש לעבור אל הגדרות ← אבטחה ולהפעיל את האפשרות השבתת פרסום אתרים, טפסים וקישורים ציבוריים.

ניתן להקצות רמת גישה לכל קבוצת אנשים שאתם מעניקים להם גישה כללית.

אתם יכולים להקצות רמת הרשאה שונה לכל אדם, קבוצה או מרחב צוות שאתם משתפים איתם דף. כך אפשר לשמור על פרטיות המידע ולקבל שליטה מדויקת ופרטנית על העבודה שלכם.

אלה רמות ההרשאה השונות ב-Notion:

• גישה מלאה: אנשים שיש להם גישה מלאה לדף יכולים לערוך את כל התוכן שהוא מכיל ולשתף את הדף עם כל מי שהם רוצים.

• הרשאת עריכה: יש לבחור ברמת גישה זו עבור אנשים שיוכלו לערוך את התוכן בדף, אבל לא לשתף את הדף עם אחרים.

• הרשאת עריכת תוכן: רמת הרשאה זו נמצאת רק בדפים של מאגרי ידע. אנשים עם רמת גישה זו יכולים ליצור ולערוך דפים בתוך מאגר הידע, ולערוך ערכי מאפיינים עבור דפים אלה. עם זאת, הם לא יוכלו לשנות את המבנה של מאגר הידע ולא את המאפיינים, התצוגות, המיונים או המסננים שלו. מידע נוסף על מאגרי ידע זמין כאן ←

• הרשאת תגובה: יש לבחור ברמת גישה זו עבור אנשים שיוכלו רק להגיב בדף. הם לא יוכלו לערוך או לשתף את התוכן.

• הרשאת צפייה: אנשים עם רמת גישה זו יכולים לקרוא את התוכן בדף, אבל הם לא יוכלו להגיב, לערוך או לשתף.

ישנן גם פעולות שונות שאנשים יכולים לבצע בסביבת עבודה בהתאם לתפקידם בה. למידע נוסף, יש לקרוא את המאמר הזה ←

כך משנים את רמת ההרשאה של מישהו עבור דף ספציפי:

1. בוחרים באפשרות שיתוף בחלק העליון של הדף.

2. פותחים את הרשימה הנפתחת שליד שם האדם, הקבוצה או מרחב הצוות שהדף שותף איתם.

3. בוחרים רמת הרשאה.

רואים אנשים אחרים בדף שלא התכוונתם לשתף? רוצים להפוך דף לפרטי? יש כמה דרכים להפסיק לשתף את הדפים שלכם עם אחרים:

• בסרגל הצד, גוררים את הדף למקטע הפרטי שלכם כך שרק אתם תוכלו לראות אותו.

• בוחרים באפשרות שיתוף בחלק העליון של הדף. לאחר מכן, פותחים את הרשימה הנפתחת שליד סביבת עבודה, קבוצה או אנשים שיש להם כרגע גישה ובוחרים באפשרות הסרה.

אם במאגר הידע שלכם יש מאפיין של אדם אחד לפחות, תוכלו להקצות הרשאות ספציפיות לאנשים במאפיין של אדם זה. לדוגמה:

• ייתכן שיש לכם מאגר ידע של פניות IT שבו אתם רוצים שיוצרי הפניות יוכלו לערוך את הפניות שלהם, אבל לא לבצע בטעות שינויים בפניות שנוצרו על ידי אחרים.

• ייתכן שאתם מגייסים שעובדים עם הרבה מועמדים, אבל רוצים שכל אחד ממנהלי הגיוס יראה רק את המידע על המועמדים שלו.

• ייתכן שאתם עובדים עם צוות של קבלנים שצריכים הרשאה להציג ולערוך רק את המשימות שלהם במאגר הידע.

הרשאות שאתם מקצים דרך מאפיין של אדם יחולו על כל התצוגות של מאגר הידע שלכם. הן יופיעו גם בתצוגות מקושרות של מאגר הידע.

כדי להגדיר הרשאות עבור מאפיין 'אדם' או מאפיין 'נוצר על ידי':

1. פותחים מאגר ידע. הוא חייב להיות המקור של מאגר הידע ולא תצוגה מקושרת שלו.

2. לוחצים על שיתוף בחלק העליון של מאגר הידע.

3. בקטע גישה ברמת הדף, בוחרים באפשרות הוספת כלל חדש.

4. בוחרים מאפיין 'אדם' או מאפיין 'נוצר על ידי' ממאגר הידע שלכם.

5. בוחרים רמת גישה.

6. בוחרים באפשרות יצירת כלל.

אם במאגר הידע שלכם יש מספר מקורות נתונים, לכל אחד מהם יכולים להיות כללי הרשאה משלו. תוכלו לעבור בין מקורות נתונים בעת הגדרת הרשאות אלה בתפריט שיתוף.

אפשר ליצור הרשאות חדשות עבור מאפייני אדם נוספים במאגר הידע בלחיצה על הוספת כלל חדש.

היכולת של אחרים לקיים אינטראקציה עם תוכן של מאגר ידע לאחר הקצאת גישה ברמת הדף תלויה בסוג הגישה שיש להם למאגר הידע.

אם למישהו יש גישה למאגר הידע

נניח שיש לכם גישה מלאה למאגר ידע של משימות. לאנה, הכפופה ישירות אליכם, יש גישת יכול/ה להגיב.

ואז אתם יוצרים כלל גישה ברמת הדף שמעניק לאנשים במאפיין של האדם מקבל/ת ההקצאה גישת יכול/ה לערוך. אתם מקצים את משימה 1 לאנה.

בנוסף להרשאות הצגה ותגובה בכל הדפים של מאגר הידע, אנה יכולה עכשיו גם לערוך את משימה 1 כתוצאה מהכלל ברמת הדף.

אם למישהו אין גישה למאגר הידע

נניח שיש לכם גישה מלאה למאגר ידע של משימות. לאף אחד אחר אין שום רמת גישה.

ואז אתם יוצרים כלל גישה ברמת הדף שמעניק לאנשים במאפיין של האדם מקבל/ת ההקצאה גישת יכול/ה לערוך. אתם מקצים את משימה 1 לאנה. אם אנה תנסה להיכנס למאגר הידע של המשימות שלכם, היא תקבל הודעת שגיאה. הסיבה לכך היא שאין לה גישה למאגר הידע של המשימות שלכם ויש לה גישה רק למשימה 1. יש שתי דרכים שבהן אנה תוכל להציג את משימה 1 ולעבוד עליה:

1. כשתקצו לאנה משימה ותעניקו לה גישה באמצעות כלל ברמת הדף, אנה תקבל הודעה ב-Notion על כך שהיא הוקצתה למשימה 1. לאחר מכן היא יכולה לפתוח את המשימה מתיבת הדואר הנכנס שלה.

2. אפשר ליצור תצוגה מקושרת של מאגר הידע של המשימות שלכם בדף ולתת לאנה גישה לדף זה. אנה תוכל לקבל גישה למשימה 1 ולערוך אותה בתצוגה המקושרת. בנוסף תהיה לאנה גישה דרך התצוגה המקושרת לכל משימה אחרת שתקצו לה במאגר הידע הזה.

כך יוצרים תצוגה מקושרת של מאגר ידע:

1. בדף כלשהו, מקלידים /מקושר.

2. בתפריט הקו הנטוי, בוחרים באפשרות תצוגה מקושרת של מקור נתונים.

3. בתפריט שמופיע, מאתרים ובוחרים את מאגר הידע שאליו רוצים לקשר.

4. מאגר הידע שתבחרו יופיע כעותק של המקור, שניתן לסנן ולמיין באופן שונה מבלי לשנות את המקור.

מכיוון שלאנה יש גישה למשימות שלה רק דרך כללי גישה ברמת הדף, היא לא תוכל ליצור דפים חדשים במאגר הידע. כדי לאפשר לה יצירת דף חדש, תצטרכו ליצור טופס.

כדי למחוק כלל הרשאה עבור מאפיין 'אדם' או מאפיין 'נוצר על ידי' ספציפי:

1. בוחרים באפשרות שיתוף בחלק העליון של מאגר הידע.

2. פותחים את התפריט הנפתח עבור כלל קיים.

3. בוחרים באפשרות מחיקת כלל הרשאה.

כאשר יוצרים דף משנה בתוך דף, דף המשנה הזה יקבל את ההרשאות של הדף הראשי שלו. כדי לשנות זאת, נכנסים לדף המשנה ומעדכנים את ההרשאות משם.

הבעלים של מרחב הצוות יכולים להגדיר הרשאות ברירת מחדל עבור תוכן במרחב הצוות שלהם. הן יחולו על כל דף חדש שנוצר במרחב הצוות, ואם תרצו לשנות אותן, תצטרכו לבצע שינויים ברמת הדף.

Notion מכבדת את רמת הגישה הרחבה ביותר שניתנת למשתמש/ת. לדוגמה, נניח שנתתם לחבר 1 הרשאות יכול/ה לצפות בדף. לאחר מכן אתם נותנים לכל החברים בסביבת העבודה שלכם גישה מלאה, חבר 1 גם יקבל גישה מלאה מכיוון שהוא חבר בסביבת העבודה שלכם.

בנוסף, העברת דף משותף לסעיף פרטי בסרגל הצד תסיר את הגישה של כל השאר לדף זה. הערה: עקיפה זו תחול רק על הדף הראשי – ההרשאות שניתנו בדפי המשנה יישארו ללא שינוי.

אם דף מוגדר כך שתהיה אליו גישה לכל מי שיש לו קישור, שימו לב שגם מי שאין לו את הקישור הישיר עשוי לקבל גישה במקרים מסוימים, ביניהם:

• הדף מוזכר בדף אחר או מקושר מדף אחר ששותף באופן נרחב יותר.

• הדף משתמש ביחס דו-כיווני שמקשר לדף אחר ששותף באופן נרחב יותר.

• הדף הוא דף משנה בתוך דף אחר ששותף באופן נרחב יותר.

אפשר לדעת למי עוד יש גישה לדף כי תמונות הפרופיל שלהם מוצגות בסרגל בחלק העליון של הדף.

• אם אדם מסוים לא צופה בדף כרגע, האווטאר שלו יופיע בצורה דהויה.

• אם אדם מסוים נמצא כרגע בדף, האווטאר שלו יופיע בצורה ברורה.

• אם מעבירים את סמן העכבר מעל אווטאר, ניתן לראות את שם האדם, כתובת האימייל שלו ומתי הוא היה בדף בפעם האחרונה.

• לחיצה על אווטאר פעיל תעביר אתכם לחלק של הדף שבו האדם קורא או מקליד.

• כאשר אנשים משתפים פעולה באותו דף בו-זמנית, אתם תראו את האווטרים שלהם נעים לצד הבלוקים שהם מסתכלים עליהם או עורכים אותם.

• לוחצים על ••• בפינה השמאלית העליונה של כל דף ומסתכלים בתחתית התפריט שמופיע. שם אפשר לראות מי ערך את הדף לאחרונה ומתי.

אם אתם פותחים דף שאין לכם גישה אליו, תוכלו לבחור באפשרות אין גישה בדף כדי לשלוח בקשה. פעולה זו תודיע ליוצרים או לעורכים של הדף, שיכולים לבחור אם לאשר או לדחות את בקשת הגישה שלכם.

אם יש לכם גישה להצגה או לתגובה בדף ואתם רוצים לקבל גישה לעריכה:

1. פותחים את הדף ובוחרים באפשרות שיתוף.

2. בכרטיסייה שיתוף, תוכלו לראות את רמת ההרשאות שיש לכם כרגע. פותחים את הרשימה הנפתחת שליד המידע הזה.

3. בוחרים באפשרות בקשת גישה לעריכה.

בקשה זו תועבר ליוצר/ת הדף, שיכול/ה לאשר אותה או להתעלם ממנה. לאחר שהבקשה תתקבל, תקבלו הודעה. אם אינכם יכולים לערוך את הדף, נסו לרענן אותו.

אם אתם בעלי סביבת עבודה בתוכנית Enterprise, אתם יכולים לשלוט בשיתוף תוכן עם הגדרות אבטחה נוספות. מידע נוסף על התכונות האלה זמין כאן ←

כדי לראות את ההגדרות האלה, עוברים אל הגדרות בסרגל הצד ובוחרים באפשרות אבטחה.