ניהול חברים ואורחים

כדי להוסיף חברים באמצעות כתובת האימייל שלהם:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם).

2. נכנסים לכרטיסייה חברים.

3. בוחרים באפשרות הוספת חברים ומקלידים את כתובת האימייל של האדם שברצונכם להוסיף. אם אין לכם הרשאות לשליחת הזמנות, תהיה לכם אפשרות לבקש להוסיף חברים.

4. בוחרים אם להוסיף אותם בתור בעלים של סביבת עבודה, מנהלי מערכת של חברויות או חברים מהתפריט הנפתח, ולאחר מכן לוחצים על הזמנה.

5. הם יקבלו אימייל עם קישור כדי להתחבר ולהצטרף לסביבת העבודה שלכם.

כדי להוסיף חברים באמצעות קישור:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם).

2. נכנסים לכרטיסייה חברים.

3. בוחרים באפשרות העתקת הקישור כדי להעתיק את הקישור הסודי ללוח שלכם, ומשתפים אותו עם כל מי שתרצו להזמין לעבוד איתכם.

4. כאשר משתמשים שהוזמנו לוחצים על הקישור הסודי, הם יוכלו להצטרף לסביבת העבודה שלכם באופן אוטומטי כחברים בתשלום, בלי שתצטרכו להוסיף את כתובת האימייל שלהם באופן ידני.

5. אם אינכם רוצים להזמין אנשים לסביבת העבודה שלכם באמצעות קישור, אפשר להשבית את הלחצן הדו-מצבי שלצד הקישור להזמנה.

אם אתם משתמשים ב-Notion בחברה שלכם, אתם יכולים להקל על העובדים להצטרף באופן אוטומטי לסביבת העבודה שלכם כחברים כאשר הם מתחברים באמצעות האימייל שלהם בעבודה. כדי להגדיר זאת, בעלי סביבות עבודה יכולים:

1. לעבור אל הגדרות ← הגדרות.

2. בקטע דומיינים של אימיילים מותרים, מזינים כל דומיין אימייל שאתם רוצים להעניק עבורו גישה באופן אוטומטי, כמו דומיין האימייל של החברה שלכם. אפשר להוסיף מספר דומיינים מותרים בשדה זה, אבל רק תוכלו להוסיף דומיינים שאליהם משויכים החשבונות של החברים בסביבת העבודה.

כעת, בכל פעם שמישהו יתחבר ל-Notion עם כתובת אימייל שמשויכת לאחד מהדומיינים האלה, הוא יראה את האפשרות להצטרף לסביבת העבודה שלכם במהלך תהליך הקליטה לעובדים חדשים. אם הם יצטרפו לסביבת העבודה שלכם, הם יהפכו לחברים בסביבת העבודה שלכם ותחויבו בהתאם.

כדי לשנות תפקידים של חברים בסביבת העבודה:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם).

2. נכנסים לכרטיסייה חברים.

3. בוחרים בתפריט הנפתח עבור תפקיד של חבר/ה, ולאחר מכן בוחרים בעלים של סביבת עבודה, מנהל/ת מערכת של חברויות או חבר/ה.

חשוב לזכור שאפשר להוסיף אורחים לדפים בודדים, לא לכל סביבת העבודה. כדי לשתף דף עם אורחים:

1. עוברים אל 'שיתוף' בפינה השמאלית העליונה של הדף.

2. מזינים את כתובת האימייל של האורח/ת שברצונכם להזמין.

3. בוחרים רמת גישה עבור האורח/ת מהתפריט הנפתח ולוחצים על הזמנה.

4. בוחרים באפשרות לדלג לבינתיים כדי לוודא שאתם מוסיפים אותם כאורחים ולא כחברים.

האורחים יקבלו הודעת אימייל עם קישור לדף. אם הם עדיין לא משתמשים ב-Notion, הם יצטרכו להירשם כדי לקבל גישה לדף שלכם.

כדי להקל עליכם להוסיף אורחים לסביבת העבודה, Notion מאפשר גם לאנשים מחוץ לסביבת העבודה שלכם לבקש גישה לדפים מסוימים בסביבת העבודה שלכם. תכונה זו זמינה ומופעלת כברירת מחדל עבור כל התוכניות למעט Enterprise.

אם אתם משתמשים בתוכנית Plus או Business, תוכלו להשבית את ההגדרה הזו. לצערנו אין אפשרות להשבית את התכונה הזאת בתוכניות בחינם. כך עושים זאת:

1. עוברים אל הגדרות ← אבטחה.

2. משביתים את לאפשר בקשות גישה לדף ממשתמשים שאינם חברים.

לאחר שהאורחים ישלחו בקשת גישה לדף, הודעה תישלח לתיבת הדואר הנכנס של יוצרי הדף. יוצרי הדף יוכלו לאשר את הבקשה וגם לשנות את רמת הגישה של האורחים, או להתעלם מהבקשה.

חברים בסביבת עבודה יכולים לבקש להוסיף אליה אורחים. תכונה זו זמינה בתוכניות Enterprise בלבד, ורק בעלי סביבת עבודה יכולים להפעיל או להשבית אותה.

כדי לאפשר לחברים לבקש להוסיף אורחים לדפים בסביבות עבודה, בעלי סביבות עבודה יכולים:

1. לעבור אל הגדרות ← אבטחה.

2. לוודא שהאופציה להשבית את האפשרות של חברים להזמין אורחים לדפים מופעלת, ולאחר מכן להפעיל את האופציה לאפשר לחברים לבקש להוסיף אורחים. בעלי סביבת עבודה יכולים להשבית אורחים בלי להסיר אורחים קיימים מסביבת העבודה. עדיין תהיה להם אפשרות להסיר את כל האורחים הקיימים אם הם רוצים.

לאחר הפעלת האפשרות, חברים יצטרכו לשלוח בקשה לפני שיוכלו להזמין אורחים. בעלי סביבת עבודה אינם נכללים בכך ויכולים להמשיך להזמין אורחים ישירות.

אם אתם בעלי סביבת עבודה, אתם יכוליםלהזמין אורחים ישירות.

אם אתם חברים:

1. עוברים אל הדף שאליו אתם רוצים להזמין אורחים. בדיוק כמו בשיתוף רגיל, צריכות להיות לכם הרשאות גישה מלאה לדף כדי לבקש להזמין אורחים.

2. בוחרים באפשרות שיתוף ומקלידים את שם האורח/ת שברצונכם להזמין.

3. בוחרים את התפקיד שברצונכם להקצות לאורחים.

4. בוחרים באפשרות הזמנה.

5. הודעה תישלח לבעלים של סביבת העבודה שלכם לגבי הבקשה שלכם, יחד עם הדף, התפקיד וכתובת האימייל של האורח/ת שביקשתם להזמין. בנוסף, תקבלו אישור על כך שנשלחה הודעה לבעלים של סביבת העבודה.

בקשות להזמנת אורחים חייבות לקבל אישור לכל דף ולכל אורח/ת. רק בעלי סביבות עבודה יכולים לצפות בבקשות של אורחים ולאשר אותן. כל בקשה תכלול את כתובת האימייל של האורחים, השם של החברים שביקשו להזמין אותם, התפקיד המבוקש ושם הדף.

בעלי סביבת עבודה יכולים לאשר או לדחות בקשה להזמין אורחים ישירות מההודעה שהם מקבלים, או על ידי מעבר אל הגדרות ← חברים ← אורחים ואיתור הבקשות בחלק העליון. לאחר שבעלי סביבת העבודה מגיבים לבקשה, החברים ששלחו אותה יקבלו הודעה על ההחלטה.

אם תרצו לתת לאורח או אורחת מסוימים אפשרות לגשת לסביבת העבודה שלכם כולה, תוכלו להפוך אותם לחברים. בתוכניות בתשלום, תחויבו עבור כל חבר/ה נוספ/ת. כדי להפוך אורחים לחברים:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם) ← אורחים.

2. מסמנים את התיבה שליד האורחים שברצונכם לשדרג.

3. בוחרים באפשרות שדרוג {#} אורחים לחברים.

4. אחרי שהם הופכים לחברים, תוכלו למצוא אותם ברשימת החברים ולשנות את התפקיד שלהם.

בתוכניות שאינן Enterprise, נציע לכם גם כמה אורחים שעשויים להפיק תועלת מכך שתוסיפו אותם כחברים בסביבת העבודה שלכם. כדי לראות מי האורחים האלה, יש לעבור אל הגדרות ← חברים ← הצעות. אפשר לבחור באפשרות שדרוג כדי להפוך אורחים לחברים בסביבת העבודה.

כדי להסיר חברים או אורחים מסביבת עבודה, הבעלים של סביבת העבודה או מנהלי מערכת של חברויות יכולים:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית).

2. נכנסים לכרטיסייה של חברים או אורחים.

3. בהתאם לתוכנית ולמי שאתם מנסים להסיר:

   • פותחים את התפריט הנפתח עבור תפקיד או רמת גישה של חבר/ה, ולאחר מכן בוחרים באפשרות הסרה מסביבת העבודה.

   • פותחים את התפריט הנפתח עבור דפים של אורח/ת או בוחרים ב-••• לצד אורח/ת, ולאחר מכן בוחרים הסרה או הסרה מסביבת העבודה.