לזכור את כל מה שקרה בפגישה עם AI Meeting Notes

כולנו מכירים את זה – הפגישה מסתיימת ואתם בוהים בסיכום המבולגן שלכם ומנסים לפענח למה התכוונתם. לאלו מאיתנו שעוברים בין פגישה לפגישה, סיכומים ברורים יכולים להרגיש כמו עבודה במשרה מלאה. סיכומים שנכתבו בחיפזון בדרך כלל הולכים לאיבוד בתוך העומס, וחסרים בהם פרטים חשובים שהיינו בטוחים שנזכור. פגישות יעילות אמורות לעזור לנו להתקדם בעבודה, אך עצם הניסיון לתעד אותן כראוי הופך לעיתים קרובות לחסם מבחינת הפרודוקטיביות.

הכירו את AI Meeting Notes של Notion – השותף היום-יומי שלכם לשיפור תוצאות הפגישות. הוא מובנה ישירות בסביבת העבודה שלכם ודואג לסיכום הפגישה, כדי שתוכלו להיות נוכחים לגמרי בשיחות שלכם.

במדריך זה נעזור לכם:

• להתחיל לעבוד עם AI Meeting Notes

• לגרום לפגישות שלכם לזרום בצורה טובה יותר עם טיפים וטריקים פשוטים

• לתת ל-AI לטפל במשימות שלאחר הפגישה, בזמן שאתם מתמקדים במה שחשוב באמת

AI Meeting Notes הוא בלוק שניתן להוסיף לכל דף ב-Notion, כך שתוכלו לגשת אליו בקלות בכל זמן ובכל מקום שתצטרכו אותו. מכיוון שהם מובנים ישירות ב-Notion, אתם חוסכים לעצמכם את הטרחה של תמרון בין כלי תמלול נפרדים שאינם מתחברים לשאר העבודה שלכם.

כדי להתחיל, פשוט מקלידים /פגישה או לוחצים על הכפתור פגישה בתחתית דף Notion חדש. לפרטים נוספים, ניתן לעיין במאמר העזר שלנו.

אנחנו ממליצים להוסיף את AI Meeting Notes לתבניות מאגר הידע שלכם כדי להתחיל לרשום הערות באופן אוטומטי בפגישות החוזרות שלכם, כמו פגישות אחד על אחד, פגישות יומיות קצרות וסנכרון של הצוות. מידע נוסף זמין כאן.

אפשר להגדיר את AI Meeting Notes במהירות והוא עובד בצורה חלקה עם האופן והמקום שבו אתם כבר עובדים. כשאתם מחברים את Notion Calendar לסביבת העבודה שלכם, כל הפגישות מופיעות ישירות בדף הבית של Notion – כך שקל לגשת לפגישות, לפרטים ולהערות בלי לצאת מ-Notion.

כך תוכלו להתחיל:

• לגשת לסיכומי הפגישות מכל מקום – בין אם אתם ממהרים לשיחה הבאה או מתעדכנים בין פגישות, AI Meeting Notes נמצא בדף הבית של Notion – לצד לוח הזמנים היומי שלכם. לדוגמה, אם שכחתם לצרף את AI Meeting Notes לאירוע, אתם עדיין יכולים להפעיל אותו ישירות מסרגל התפריטים בחלק העליון של המסך במהלך שיחת Zoom.

• לבחור היכן לשמור את הסיכומים – בהגדרות של Notion Calendar, מגדירים מיקום כברירת מחדל עבור סיכומי פגישה חדשים, כמו מאגר ידע ייעודי לפגישות. כך כל שיחה נשמרת באופן אוטומטי במקום מאורגן אחד, ומוכנה לשימוש בעת הצורך.

• להוסיף את AI Meeting Notes לכל אירוע – בעת יצירת אירוע לוח שנה חדש, פשוט משתמשים במקטע 'AI Meeting Notes ו-Docs' כדי לצרף דף הערות. עבור דפים קיימים, לוחצים על סמל המיקרופון כדי להפוך אותם לסיכומי פגישה, וה-AI יוסיף באופן מיידי את בלוק הסיכום לחלק העליון.

תיעוד טוב של פגישות מפחית בלבול, מגדיר את תחומי האחריות של הצוות ומבטיח שהחלטות חשובות לא ילכו לאיבוד בתוך העומס. הנה חמש דרכים לוודא שהפגישות שלכם יהיו פרודוקטיביות והסיכומים שלכם יתורגמו למשימות לביצוע:

• להגדיר את סדר היום מראש –כדאי לשתף סדר יום ברור מראש בכרטיסיית ההערות כדי שכולם יגיעו מוכנים. זה עוזר לשמור על מיקוד בדיונים ומבטיח שתכסו נושאים מרכזיים בזמן הנתון.

• לבחור את סגנון הפגישה שלכם– אפשר ללחוץ על תפריט שלוש הנקודות כדי לבחור מבין ארבעה פורמטים: אוטומטי, מכירות, פגישה יומיתאו פגישת צוות. כל פורמט מארגן את ההערות שלכם באופן שונה כדי להתאים לסוג הפגישה שלכם, ואתם יכולים להתאים אותם אישית לשיחה שלכם.

• לתעד הערות באופן משותף ובזמן אמת –מאחר ש-Notion AI מסתכל על ההערות ועל התמליל בעת יצירת סיכומים, כדאי לעודד את כולם להוסיף את המחשבות והדגשים שלהם בכרטיסייה 'הערות'. יותר תוכן משמע סיכומים טובים יותר!

• לתייג חברי צוות בפריטי פעולה –כשאתם רושמים דברים בכרטיסייה 'הערות' או משתפים מחשבות במהלך הפגישה, כדאי להשתמש באזכורי @ כדי לתייג חברי צוות – זה עוזר ל-Notion AI להפוך את האזכורים האלה לצעדים הבאים באופן ברור, כך שכולם יוכלו לפעול על פיהם.

  

• להגדיר מאגר ידע של סיכומי פגישה – אפשר לשמור את כל סיכומי הפגישה במקום אחד על ידי יצירת מאגר ידע ייעודי. זה מקל מאוד על מציאת סיכומים קודמים ועוזר לכולם לפתח הרגלי תיעוד טובים יותר, במיוחד כאשר AI Meeting Notes כבר מהווה חלק מהתבניות שלכם. כדאי לעיין בקורס שלנו על יצירת מאגר ידע של סיכומי פגישה.

שמירת סיכומי הפגישה במאגר הידע של Notion מאפשרת לכם לקשר אותם בקלות לפרויקטים, משימות או אנשים קשורים באמצעות המאפיינים 'יחס' ו'רול-אפ'. זו דרך פשוטה לוודא שכל דיון נשמר בהקשר הנכון. עם הגדרה זו, צוותים יכולים:

• לחבר הערות לפרויקטים ולמשימות – בדיוק כמו קישור של המשוב השבועי של צוות השיווק לדפי פרויקטים. כך אפשר לעקוב אחר כל העדכונים וההחלטות בקמפיין שלכם במקום אחד, כדי שיהיה לכם קל להבין מה קרה ומתי.

• לתייג חברי צוות בפריטי פעולה ולהקצות בעלות ישירות דרך סיכום הפגישה – כשאתם דנים על השקות של מוצרים, אתם יכולים לקשר את כל ההחלטות שלכם לדפי הפרויקטים ולמסמכי המפרט. זה עוזר לכם לחזור לעין בדיונים חשובים כשאתם זקוקים להם בשלב מאוחר יותר במהלך הפיתוח.

בסיום הפגישה, אתם אמורים להשקיע את הזמן שלכם בקידום העבודה, ולא במאמץ לפענח הערות מבולגנות. AI Meeting Notes עוזר לכם להישאר ממוקדים במה שחשוב – כך זה עובד:

• קבלת סיכומים ברורים לאחר סיום הפגישה – ה-AI יהפוך את ההערות שלכם ואת התמלול לסיכומי פגישות מאורגנים לאחר סיום הפגישה.

• לתת ל-AI לעזור במעקב אחר פגישות – אפשר לקבל עזרה מ-Notion AI בניסוח הודעות אימייל למעקב, עדכוני סטטוס של פרויקטים וכל מה שצריך. לדוגמה, אם אתם מנהלי מכירות, תוכלו לבקש מ-Notion AI ליצור עדכון סטטוס מהיר של העסקה עבור ההנהלה, על סמך סיכום הפגישה עם הלקוח.

• קבלת תשובות מהירות מהיסטוריית הפגישות – אפשר לשאול את Notion AI שאלות על פגישות קודמות ישירות מסביבת העבודה שלכם, כמו "מה הוחלט לגבי ציר הזמן להשקת המוצר החדש?" או "מה הייתה ההחלטה הסופית לגבי תקציב השיווק?". מכיוון שההערות שלכם מחוברות, תקבלו תשובות ברורות עם קישורים חזרה לדיונים המקוריים.

עם AI Meeting Notes, אתם נותנים ל-Notion AI לטפל בתיעוד בזמן שאתם מובילים את הדיון, משתפים פעולה עם הצוות שלכם ונוקטים פעולה לגבי מה שהכי חשוב.