Näin pääset alkuun projektinhallinnan automatisoinnissa ja mukautettujen palvelijoiden käytössä

Harva varmaankaan on ryhtynyt insinööriksi tai tuotekehittäjäksi siksi, että rakastaisi tilailmoitusten seuraamista. Monien insinööri-, tuotekehitys- ja suunnittelutiimien viikoittaisesta työajasta suuri osa kuluu kuitenkin sekalaiseen koordinointityöhön eli raporttien laatimiseen, Excel-taulukoiden päivittämiseen ja toistuviin kysymyksiin vastaamiseen.

Aikaa vievien tehtävien, kuten projektien siirtovaiheiden seurannan ja tilaraportoinnin, tehostamiseksi monet tiimit ovat ottaneet käyttöön tekoälyn. Sitä ei kuitenkaan käytetä pelkästään koodin tai sisällön tuottamiseen, vaan automatisoimaan hallinnollisia rutiinitehtäviä, joita tarvitaan projektien edistämiseen. 

Kun rutiinitehtävät vähenevät, aikaa jää enemmän keskittyä tärkeisiin päätöksiin, jotka todella vievät projekteja eteenpäin. Tätä varten on hyvä ottaa selvää, miltä projektinhallinnan automatisointi näyttää käytännössä, mitkä työnkulut kannattaa automatisoida ensimmäiseksi ja miten Notion AI:n kaltaiset työkalut auttavat lisäämään tiimisi tehokkuutta.

Projektinhallinnan automatisointi tarkoittaa sitä, että teknologiaa hyödynnetään toistuvien projektitehtävien hoitamiseen automaattisesti. Se on kuin digitaalinen avustaja, joka hoitaa osan projektin tehtävistä puolestasi, jotta sinun ei tarvitse jatkuvasti tarkistaa tai päivittää kaikkea itse. Tämä säästää aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä. 

Insinööri-, tuotekehitys- ja suunnittelutiimien osalta tämä tarkoittaa, että tekoäly lukee olemassa olevat asiakirjat, projektisivut ja kokousmuistiinpanot, laatii ilmoituksia, automatisoi muistutuksia ja välittää päätöksiä eteenpäin ilman, että kenenkään tarvitsee puuttua asiaan. Tämä auttaa tehostamaan työnkulkuja.

Projektinhallinnan automatisointi toimii tehokkaasti vain, jos sillä on käytettävissään kattava kuva työstäsi, mikä tarkoittaa, että asiakirjojen, tehtävien ja päätösten on oltava koottuna yhteen paikkaan.

Toisin kuin perinteiset automaatiotyökalut, jotka käyttävät tarkoin rajattuja käynnistimiä ja lähettävät yleisluontoisia ilmoituksia, Notionin automaatio-ominaisuudet hyödyntävät samaa yhdistettyä työtilaa, jota tiimisi käyttää päivittäin. Näin voit siirtyä hyödyntämään pelkkien ilmoitusten sijaan monipuolisempaa automaatiota, kuten projektien välisten riskien tunnistamista ja projektien etenemistä koskevien ilmoitusten laatimista sidosryhmille. 

Notion on myös integroitavissa muiden suosittujen sovellusten, kuten Slackin, Jiran, Asanan ja GitHubin kanssa, joten voit yhdistää siihen muut käyttämäsi projektinhallintatyökalut.

Kun automaatioprosessi voi hyödyntää todellista kontekstia, eri työkalujen yhdistämiseen tarvitsee käyttää vähemmän aikaa järjestelmien hoitaessa koordinointityön.

Tarjolla on monenlaisia tekoälytyökaluja, joten on tärkeää ymmärtää, minkä tyyppinen automaatio ratkaisee parhaiten koordinointihaasteesi ja niille ominaiset käyttötapaukset. Insinööri-, tuotekehitys- ja suunnittelutiimit käyttävät Notionissa usein työnkulkusääntöjä ja mukautettuja palvelijoita tehtäviensä automatisointiin.

Työnkulkusäännöt sopivat parhaiten yksinkertaisten, tapahtumapohjaisten automaatioiden hallintaan. Ne ovat ennustettavia, helppoja tarkistaa ja sopivat erinomaisesti käytettäviksi toistettavassa jos-niin-logiikkaan perustuvassa työssä. Voit esimerkiksi määrittää säännön, jolla projektit merkitään automaattisesti arkistoiduiksi, ja projektin omistajille lähetetään reaaliaikainen ilmoitus aina, kun projektin tila muuttuu käynnistetyksi.

Mukautetut palvelijat eivät hyödynnä yksittäisiä käynnistimiä, vaan ne valvovat useita projektitietokantoja ja -sivuja sekä lukevat jäsentämättömiä sisältöjä, kuten erittelyjä tai standup-kokousten muistiinpanoja. Palvelijat hyödyntävät tekoälyä tarkastellakseen mallintamiasi suhteita – kuten sitä, mitkä tehtävät liittyvät keskeisiin hankkeisiin, missä asiakirjassa nykyiset vaatimukset on määritelty ja kuka vastaa mistäkin osa-alueesta. Näin ne voivat

• ymmärtää, miksi työ on tärkeää, kenelle tieto on tarkoitettu ja mitä seuraavaksi tapahtuu

• luoda tilarollupeja, jotka kuvaavat projektin todellista tilaa

• ohjata hyväksynnät oikeille arvioijille omistajuuden ja osaamisalueen perusteella

• tunnistaa häiriötekijät ennen kuin ne aiheuttavat viivästyksiä

• koota tulokset yhteenvedoiksi tai suosituksiksi.

Mukautetut palvelijat pystyvät esimerkiksi havaitsemaan tiimien tauluissa esiintyviä ketjuuntuvia viivästyksiä ja laatimaan automaattisesti riskikoosteen johdolle.

Insinööri-, tuotekehitys- ja suunnittelutiimit käyttävät yleensätyönkulkusääntöjä yksinkertaisiin rutiinitehtäviin ja hyödyntävät palvelijoita silloin, kun tarvitaan enemmän taustatietoja ja tulkintaa. Koska molemmat toimivat Notionin sisällä, ne käyttävät samoja tietoja ja voivat siirtää tehtäviä toisilleen sujuvasti.

Sopivien työkalujen valinnan jälkeen manuaalisista tehtävistä ei tarvitse siirtyä suoraan täysin automatisoituihin työnkulkuihin. Kätevä tapa on aloittaa tekoälykehotteilla ja muuttaa hyväksi havaitut mallit sitten jatkuvasti toimiviksi mukautetuiksi palvelijoiksi.

Kehotteet ovat joustavia, ja niihin liittyy vain vähän riskejä. Voit itse hallita ja muokata tuloksia ja lähettää ne samalla kun opit, mitkä työtehtävät kannattaa automatisoida.

Pääset alkuun seuraavien kolmen vaiheen kautta:

1. Aloita yksittäisten koordinointitehtävien hoitaminen tekoälykehotteilla. Käytä Notion AI:ta suoraan asiakirjoissa ja tietokannoissa luonnostellaksesi ilmoituksia ja yhteenvetoja, jotka muuten joutuisit kirjoittamaan manuaalisesti. Voit esimerkiksi

• luoda viikoittaisen tilayhteenvedon projektitietokannastasi

• muuntaa kokousmuistiinpanot tehtäviksi, jotka on ryhmitelty vastuuhenkilöittäin

• pyytää listan ”kaikista keskeneräisistä tehtävistä, jotka ovat jumissa suunnittelukatselmoinnissa” ja saat sen heti ilman että sinun tarvitsee suodattaa tuloksia manuaalisesti.

2. Muuta toistuvat kehotteet mukautetuiksi palvelijoiksi. Muunna säännöllisesti käyttämäsi kehotteet tuotteiksi. Voit määrittää Notionissa mukautetut palvelijat seuraamaan tiettyjä koontinäyttöjä tai sivuja, toimimaan tietyn aikataulun tai tiettyjen käynnistimien perusteella sekä suorittamaan toimintoja, kuten laatimaan yhteenvetoja tai julkaisemaan ilmoituksia kanavalla.

3. Ihmiset pysyvät vastuussa harkintaa vaativista päätöksistä. Automaatio toimii parhaiten, kun se hoitaa rakenteellisia asioita, ei strategisia. Mukautetut palvelijat hoitavat koordinointityön, kun ihmiset vastaavat priorisointia ja kompromissien tekoa edellyttävistä päätöksistä. Sinä päätät, mitkä toiminnot palvelija voi suorittaa automaattisesti ja mitkä edellyttävät hyväksyntääsi.

Tuloksia syntyy nopeimmin automatisoimalla rutiininomaiset projektinhallintatehtävät, joilla on jo selkeä rakenne ja konteksti työtilassasi. Seuraavassa on esimerkki työnkulkujen automatisointijärjestyksestä.

Koska raportteihin kootaan yhteen jo olemassa olevia tietoja, niistä on helppo aloittaa. Jos esimerkiksi käytät viikoittain tunteja eri tiimien ilmoitusten kokoamiseen, prosessin automatisointi säästää aikaa. 

Notionissa voit järjestää työt projekti- ja sprinttitietokantoihin ja antaa tekoälyn laatia rollupit johdolle, eri yhteistyökumppaneille tai asiakasrajapinnassa työskenteleville tiimeille. Sen sijaan, että aloittaisit tyhjästä, voit tarkistaa ja hioa luonnosta, joka perustuu jo valmiiksi olemassa oleviin tietoihin.

Otettuaan Notionin käyttöön kapasiteettisuunnittelutietojen ja viikoittaisten suorituskykymittareiden keskittämis- ja kokoamistyössä tekoälytutkimusyritys OpenAI on säästänyt viikoittain yli tunnin raporttien valmisteluun käytettyä aikaa. OpenAI:ssa tärkeät tiedot ovat nyt käytettävissä reaaliaikaisesti ja tuotteisiin vaikuttavia yrityksen avainlukuja pystytään seuraamaan entistä nopeammin. 

Projektit seisahtuvat usein, koska kukaan ei huomaa, että suunnitelma on valmis katselmoitavaksi tai että tiedot on jo hyväksytty. Työnkulkusääntöjä tai mukautettuja palvelijoita voidaan käyttää siihen, että kun tehtävä siirtyy tilaan ”Valmis tarkistettavaksi” tai asiakirjan tila muuttuu tilaan ”Hyväksytty”, asiasta ilmoitetaan oikeille henkilöille Notionissa tai esimerkiksi Slackin kaltaisten työkalujen kautta.

Finanssialan yritys Rampissa on käytössä yli 300 mukautettua palvelijaa, joiden avulla säästyy tunteja operatiivista työtä. Yksi palvelijoista on Creative Chris, jonka tehtävänä on reitittää luovia pyyntöjä ja edistää töitä. Mukautettu palvelija Carrie puolestaan auttaa tiimin jäseniä kehittämään parempia palvelijoita sen perusteella, mitä Rampissa on opittu aiempien palvelijoiden käytöstä.

Tavallisiin kysymyksiin, kuten ”Onko suunnittelutiimi saanut mallit valmiiksi?” tai ”Onko API-integraation esteet poistettu?”, voidaan vastata helposti automaattisten ilmoitusten avulla. Mukautetut palvelijat voivat seurata keskeisiä tietoja – kuten tilaa, omistajaa, eräpäiviä ja projektin välitavoitteita – ja lähettää muistutuksia tai automaattisia seurantaviestejä, jotta mahdolliset pullonkaulat huomataan ennen kuin ne aiheuttavat viivästyksiä.

Yhä useammat yritykset hyödyntävät dataa strategisen päätöksenteon ohjaamiseen, mutta käytettävissä olevasta datasta on hyötyä vain, jos sen kokoaminen ei vaadi manuaalista työtä. International Institute for Learningin mukaan yli 77 prosenttia organisaatioista ilmoitti vuonna 2024 käyttävänsä liiketoimintansa kehittämisessä data- ja analytiikkahankkeita. Tämä on noin 18 prosenttia enemmän kuin edellisenä vuonna.

Kun siirrät työnkulut Notioniin, jossa yrityksesi tiedot ovat jo olemassa, muutat olemassa olevat rakenteet automaatioiksi, jotka vähentävät koordinointiin tarvittavaa aikaa merkittävästi.

Tekoälyyn perustuvan projektinhallinnan ja automaation käyttöönotto onnistuu parhaiten, kun se toteutetaan kuten mikä tahansa muukin tuotekehityshanke: aloitetaan pienimuotoisesti, testataan ratkaisua todellisilla käyttäjillä ja laajennetaan käyttöä, kun on saatu selkeää näyttöä lopputuloksen toimivuudesta. Seuraavassa on kolme vaihetta, joiden avulla voit aloittaa automaation käyttöönoton suunnittelun työnkuluissasi.

Aloita käyttämällä ajanseurantatyökaluja selvittääksesi, mihin koordinoinnissa kuluu aikaa. Tarkista insinöörien ja projektipäälliköiden edellisen kuukauden kalenterit ja Slack-keskustelut ja etsi toistuvia malleja, kuten samoja tilakyselyitä, manuaalisesti tehtävien raporttien laatimista sekä päätöksiä, joiden omistajuus on jäänyt epäselväksi. Merkitse jokainen toistuva ongelma automaatiokohteeksi kirjaamalla ylös tiimit, joita se koskee ja esiintymistiheys.

Tässä joitakin esimerkkejä: 

• viikoittain tehtävä hankkeen tilaraportti johdolle

• saapuvien ominaisuuspyyntöjen priorisointi

• ilmoitukset siirtymisestä suunnitteluvaiheesta toteutusvaiheeseen.

Kun olet määrittänyt joitakin tehtäviä, laita ne tärkeysjärjestykseen niiden merkityksellisyyden ja vaadittavan työmäärän perusteella:

• Merkitykselliset työnkulut toistuvat usein, niihin osallistuu monia henkilöitä ja niillä on selkeät onnistumiskriteerit.

• Helppoja vaihtoehtoja ovat tehtävät, joissa hyödynnetään Notionissa jo valmiina olevia jäsenneltyjä tietoja, kuten projektien tilakenttiä, omistajien ominaisuuksia ja asiakirjojen tilatageja.

Automatisoi ne päivittäiset tehtävät, jotka hidastavat tiimisi työtä, ei harvinaisia poikkeustapauksia.

Kun olet määrittänyt automatisoitavia tehtäviä, tee nopeita kokeiluja tekoälykehotteilla ennen kuin ryhdyt kehittämään pitkään käytettäviä palvelijoita. Voit kokeilla Notionissa esimerkiksi seuraavia kehotteita:

• ”Laadi johtoryhmälle yhteenveto mobiilisovellusprojektin tietokannan tämän viikon muutoksista.”

• ”Etsi näistä sprinttisuunnittelun muistiinpanoista kaikki avoimet riskit ja määritä ne vastuuhenkilöille.”

• ”Laadi asiakkaille tarkoitettu lista viimeisimmässä julkaisussa toteutetuista tehtävistä.”

Käytä näitä kehotteita yhden tai kahden sprintin ajan. Jos jokin kehote vaikuttaa toimivalta ja säästää huomattavasti aikaa, se on vahva ehdokas mukautetuksi palvelijaksi. Määritä, suoritetaanko se tietyn aikataulun tai käynnistimen perusteella, ja mitä sen tulisi tehdä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi uuden sivun luomista, yhteenveto-osion päivittämistä tai ilmoituksen lähettämistä tietyille henkilöille. 

Kun mukautetuiksi palvelijoiksi muunnetaan vain toimiviksi todetut mallit, automaatiojärjestelmä pysyy selkeänä ja linjassa todellisten koordinointitarpeiden kanssa.

Kun palvelijat ottavat hoitaakseen yhä enemmän koordinointitehtäviä, tarvitaan varotoimia, jotka varmistavat laadun ja ylläpitävät luottamusta. Määritä, missä tilanteissa vaaditaan ennakkohyväksyntä. 

Voit esimerkiksi ohjata palvelijan laatimat roadmap-ilmoitukset projektipäällikölle ennen niiden jakamista laajemmin tai määrittää palvelijalle työnkulkusäännön, jonka mukaan ilmoitukset julkaistaan vasta hyväksynnän jälkeen. Sisällytä järjestelmään laadunvarmistustoimenpiteitä, jotka ilmoittavat puutteellisista projektitiedoista, kuten omistajan puuttumisesta tai tyhjistä tilakentistä, ennen raporttien lähettämistä.

Määritä jokaiselle palvelijalle etenemissuunnitelma tilanteita varten, joita se ei tunnista, etenkin resurssien kohdentamisen osalta. Jos palvelija kohtaa ristiriitaisia prioriteetteja tai tuntemattomia esteitä, sen tulisi luoda tehtävä tai ilmoittaa asiasta omistajalle sen sijaan, että se yrittäisi arvata, miten toimia. Näin ihmiset vastaavat edelleen poikkeustapauksista ja harkintaa vaativista päätöksistä.

Kun muutama toimiva automaatio on jo käytössä, seuraava haaste on laajentaa näitä toimintamalleja muihin tiimeihin ilman, että siitä aiheutuu kaaosta. Onnistunut laajentaminen tarkoittaa sitä, että tiimin jäsenille annetaan vapaus automatisoida omat työnkulkunsa samalla, kun he voivat jakaa malleja ja tarkistuskäytäntöjä. Näin varmistetaan yhdenmukaisuuden säilyminen.

Aloita selkeillä nimeämiskäytännöillä ja käyttöoikeusmalleilla. Korvaa epämääräiset nimet, kuten ”Tilabot”, kuvailevilla nimillä, jotka selittävät toiminnon sisällön ja tarkoituksen, kuten ”Mobiiliroadmapin viikkoyhteenveto” tai ”Suunnittelun katselmuspyyntöjen ohjauslista”. Päätä jo varhaisessa vaiheessa, kuka voi luoda automaatioita tiimien työtiloissa ja mitkä työnkulut vaativat hyväksynnän ennen käyttöönottoa. Etenkin ne, jotka koskevat useita tiimejä tai johtoryhmälle raportoitavia asioita.

On myös hyvä idea ottaa käyttöön kevyt muutostenhallintaprosessi kriittisten työnkulkujen osalta. Kun tiimin jäsen tekee ilmoituksen julkaisujen koordinoinnista tai häiriötilanteiden viestinnästä vastaavalle palvelijalle, hän kirjaa ylös, mitä muutoksia tehtiin, miksi ne tehtiin ja miten muutokset voidaan kumota. Notionissa voi lisätä muutosloki-osion suoraan palvelijan sivulle.

Automaatioiden käyttö leviää nopeammin, kun jokaisen tiimin ei tarvitse aloittaa työtä alusta asti. Luo Notionissa projektisuunnittelu- ja roadmap-malleja, joihin on jo sisällytetty hyödyllisiä automaatioita, kuten palvelija, joka kokoaa viikoittaiset tilailmoitukset, tai sääntö, joka lähettää ilmoituksen tarkistajille, kun tiedot siirtyvät tilaan ”Valmis tarkistettavaksi”. Tällöin projektipäällikön luodessa uuden projektin mallin avulla automaatio on jo valmiiksi määritetty.

Yhdistä seuraavaksi nämä mallit sopiviin henkilöihin, ”edistäjiin”: projekti- tai operatiivisiin johtajiin, jotka nauttivat tekoälyn ja automaation parissa työskentelystä. Nimeä henkilöt, jotka huolehtivat yhteisten mallien ylläpidosta, järjestävät lyhyitä neuvontahetkiä ja dokumentoivat käytännön esimerkkejä omasta ympäristöstänne, jotta niiden käyttöönottoa voidaan edistää. 

Koska mukautettuja palvelijoita voidaan kloonata ja muokata, kukin tiimi voi mukauttaa jaetun mallin omiin tarpeisiinsa muuttamalla sen käynnistimiä, vastaanottajia tai tekstejä ilman että koko mallia tarvitsee rakentaa alusta.

Tiimien ja prosessien kehittyessä jotkin palvelijat menettävät merkitystään ja esiin tulee uusia koordinointiongelmia. Neljännesvuosittain tehtävät automaatiokatselmukset toimivat hyvin useimmissa organisaatioissa. 

Tarkista, mitä työnkulkusääntöjä ja palvelijoita on käytössä, kuinka usein ne käynnistyvät ja missä tilanteissa ihmiset ohittavat tai jättävät ne huomiotta. Jos palvelijan toiminta joudutaan usein keskeyttämään tai sen tuloksia muokataan paljon, se saattaa tarvita uutta logiikkaa tai parempia syötteitä.

Yhdistä nämä tiedot projektipäälliköiltä saatavaan palautteeseen esittämällä seuraavat kysymykset: 

• Missä tehtävissä automaatio todella säästää aikaa?

• Missä siitä on haittaa?

• Missä yhteyksissä ihmiset tekevät yhä toistuvia koordinointitehtäviä manuaalisesti? 

Arkistoi vanhentuneet automaatiot, yhdistä päällekkäiset automaatiot ja karsi nimiä ja dokumentaatiota, jotta uudetkin tiimin jäsenet ymmärtävät, mitä automaatioita on käytössä.

Sinulla ja tiimilläsi on jo tarvittavat taidot ja taustatiedot onnistuneiden projektien toteuttamiseen. Projektinhallinnan automatisointi vapauttaa enemmän aikaa niiden käyttämiseen, kun järjestelmät hoitavat koordinointityön, joka ei vaad kenenkään huomiota koko aikaa.

Aloittamalla usein toistuvista ja vähäriskisistä työnkuluista, testaamalla tekoälykehotteita ja muuntamalla toimiviksi todetut mallit vähitellen mukautetuiksi palvelijoiksi vähennät rutiinitehtäviä menettämättä silti hallintaa. 

Notionin yhdistetty työtila tarjoaa palvelijoille tarvittavan kontekstin, jotta niistä on aidosti hyötyä. Ne voivat lukea teknisiä tietoja, ymmärtää projektien rakenteita ja jakaa ilmoituksia samassa ympäristössä, jossa tiimisi työskentelee.

Jos halut aloittaa käytännönläheisesti, tutustu siihen, miten Notion AI ja mukautetut palvelijat voivat toimia tukena projektiesi toistuvissa työnkuluissa.