Una guía para admins: primeros pasos con los agentes personalizados

Tu equipo ya empezó a identificar las tareas repetitivas que quieren automatizar: tareas recurrentes, transferencias manuales y las mismas preguntas que surgen una y otra vez. Los Agentes personalizados son la forma en que empiezas a abordar eso.

Como admin, tu rol es preparar a tu equipo para el éxito y mantener todo funcionando sin problemas a medida que los Agentes personalizados escalan. Tomar unas cuantas decisiones deliberadas ahora le dará a tu equipo margen para avanzar rápido mientras mantienes la visibilidad sobre el gasto.

En esta guía, te explicaremos tres fases:

• Cómo sentar las bases: Comprende qué genera costos, compra créditos y decide quiénes serán los primeros en crear

• Monitorear y ajustar: Haz un seguimiento de los resultados que entregan tus agentes y optimízalos a medida que avanzas

• Escalar con confianza: Aprovecha los primeros logros y amplía el acceso a más equipos

Antes de que alguien cree su primer Agente personalizado, vale la pena entender la economía, elegir quién debería crear primero y establecer las medidas de protección adecuadas. Piénsalo como preparar el terreno de juego para que tu equipo pueda moverse rápido una vez que esté en él.

Antes de estimar cuántos créditos comprar, es útil saber qué hace que un agente cueste más que otro.

Tres factores principales determinan cuántos créditos usa cada ejecución:

• Cuánto lee el agente: Buscar más contenido, leer páginas más extensas o analizar bases de datos más grandes consume más créditos.

• Cuántos pasos requiere: Cada acción que realiza el agente aumenta el costo. Un agente de enrutamiento simple cuesta menos por ejecución que uno que busca, escribe y envía notificaciones.

• Con qué frecuencia se ejecuta: Un agente activado cada hora consumirá muchos más créditos a lo largo de un mes que uno que se ejecuta semanalmente.

A menudo, un pequeño ajuste en alguno de estos factores puede optimizar los costos sin cambiar lo que ofrece el agente.

Los créditos se renuevan mensualmente, por lo que debes calcular lo que tus agentes consumirán cada mes. La forma más confiable de obtener esa cifra es a partir de tu historial de uso.

Abre tu panel de control de créditos de Notionpara ver qué agentes se han estado ejecutando y cuántos créditos consumió cada uno. Esa es tu base para realizar una primera compra con confianza.

A continuación, te mostramos algunas formas de ajustar tu configuración:

• Comienza con los agentes de mayor uso: Identifica los Agentes personalizados en los que más confía tu equipo. Es probable que representen la mayor parte de tu gasto y te brinden una base sólida.

• Considera la frecuencia, no solo la complejidad: Un agente simple que se ejecuta cada hora puede costar más con el tiempo que uno complejo que se ejecuta semanalmente. Multiplica el costo por ejecución, por las ejecuciones mensuales esperadas para obtener una estimación más clara.

• Revisa mensualmente al principio: El uso cambiará a medida que tu equipo cree y perfeccione agentes. Revisar tu panel de control cada mes durante la etapa inicial te ayudará a afinar los ajustes. Una vez que todo se estabilice, puedes revisarlo con menos frecuencia.

Cuando estés listo, haz clic en Agregar créditos de Notion desde el panel de control. Verás niveles preestablecidos que comienzan en cientos y llegan a miles. Si trabajas con un equipo de Cuentas, ellos pueden ayudarte a planificar y explorar opciones adicionales.

Puede resultar tentador habilitar la creación para todos desde el primer día, pero empezar con un grupo más reducido te ayuda a construir una base sólida primero.

• Comienza poco a poco: Empieza con un grupo de líderes de equipo con casos de uso de automatización claros. Dales espacio para crear y perfeccionar los primeros agentes.

• Aprende qué funciona: Verás rápidamente qué flujos de trabajo generan valor y qué medidas de protección se necesitan. Convierte esos primeros logros en un manual de estrategias.

• Escala con confianza: Amplía poco a poco para que cada nuevo Creador se base en patrones probados y tu equipo pueda avanzar más rápido con el tiempo.

Para controlar el acceso a la creación, dirígete a Configuración → Notion AI → Agentes. Puedes abrirlo a todos o limitarlo a grupos específicos. Descubre más en Uso compartido y permisos de Agentes personalizados.

Los límites de crédito por agente dan a tus Creadores espacio para construir e iterar mientras mantienen el gasto general predecible. Tú estableces un tope y, si un agente lo alcanza, se pausa automáticamente y el Creador recibe una notificación para que pueda ajustarlo.

Algunos consejos para establecer los límites correctos:

• Comienza con el uso real más un pequeño margen: Es fácil aumentar un límite una vez que un agente demuestra su valor. Revisa mensualmente al principio, luego ajusta a medida que el uso se vuelva más predecible.

• En Enterprise, establece un límite predeterminado para todos los agentes: Por ejemplo, podrías asignar a cada agente un límite inicial de 1,000 créditos. Esto te brinda una cobertura amplia sin tener que configurar cada agente individualmente y permite aumentar los límites cuando sea necesario.

• Comparte la propiedad con los Creadores: Los Creadores pueden establecer límites para sus propios agentes, de modo que no toda la responsabilidad recaiga en ti. Si necesitan un límite mayor, pueden solicitar un aumento directamente en el producto y recibirás un aviso para revisar la solicitud y aprobarla.

Cuando estableces un límite de créditos, el creador recibe una notificación para que sepa exactamente cuál es su situación.

Una vez que tus primeros agentes estén en funcionamiento, comenzarás a ver los resultados que realmente ofrecen. Algunos se convertirán en las herramientas de referencia de tu equipo; otros podrían necesitar un ajuste para alcanzar su pleno rendimiento. Tu panel de control de créditos te ayuda a identificar ambos casos. Muestra qué agentes están en funcionamiento y dónde se concentra el gasto. Si algo parece fuera de lo normal, haz clic para examinarlo con más detalle.

El panel de control de Insights de un Agente personalizado ofrece a los Creadores de agentes y a los admin del espacio de trabajo una visión clara del costo, el rendimiento y la adopción de cada agente. Úsalo para identificar dónde los pequeños ajustes pueden tener el mayor impacto.

Como los creadores pueden acceder a la misma vista, no eres el único que supervisa todo.

Para abrirlo, selecciona Insightsdesde la página de chat de cualquier Agente personalizado.

• Todos los chats te ofrece una vista detallada de la actividad de un agente, incluidos el estado, los activadores, los créditos consumidos, el número de ejecuciones, el modelo utilizado y más.

• Gráficos ofrece una visión general del costo, el rendimiento y la adopción de un agente a lo largo del tiempo.

Aquí tienes algunas formas de aprovechar Insights:

• Mide el costo y el rendimiento a medida que iteras: Insights acorta tu ciclo de comentarios. Revisa los créditos por ejecución, realiza un cambio (un ajuste en las instrucciones, un modelo diferente, un nuevo activador) y observa cómo cambian los números con el tiempo.

• Optimiza los agentes de alto costo: Comienza en el panel de control de créditos para identificar tus agentes de mayor gasto; luego abre Insights para ver sus ejecuciones más costosas y los patrones que se repiten. A menudo, basta con un alcance más limitado o un modelo más adecuado.

• Soluciona la ejecución fallida más rápido: Cuando una ejecución falla, Insights te indica directamente la causa, como una llamada a una herramienta específica o un acceso faltante. Eso facilita abordar el problema raíz y evitar que el mismo fallo vuelva a ocurrir.

Notion te notifica cuando tu espacio de trabajo alcanza el 80 % y el 100 % de los créditos mensuales, para que tengas tiempo de actuar antes de que algo deje de funcionar.

Si el uso es superior al esperado, puedes hacer lo siguiente:

• Recargar créditos para que todo siga funcionando durante el resto del mes

• Aumentar los créditos mensuales si el nivel de uso actual va a continuar

Recibir un aviso cuando estás al 80 % te ayuda a anticiparte y evitar cualquier interrupción.

Si necesitas investigar algo más a fondo, puedes desactivar un agente individual desde Configuración → IA de Notion → Agentes para analizarlo mejor.

Tus primeros agentes te proporcionaron datos y logros reales. Esto te coloca en una excelente posición para expandirte de manera reflexiva.

• Revisa tu presupuesto de créditos: Tus primeros agentes son tu mejor herramienta de pronóstico. Básate en su uso real para ajustar tu próxima compra a tus necesidades con confianza.

• Amplía el acceso a la creación: Tu grupo piloto demostró qué funciona. Considera abrir el acceso a la creación a más equipos y usa lo que aprendiste para establecer pautas más claras para los nuevos creadores.

• Comparte lo que funcionó: Documenta qué agentes entregaron resultados, cómo eran las indicaciones y cuáles fueron los casos excepcionales. Cuando el siguiente equipo quiera crear algo similar, partirá de un patrón probado en lugar de empezar desde cero.