Wie aus 70.000 Verkaufsgesprächen ein Coaching für alle wird: So nutzt RoomPriceGenie Notion im Sales
Als AI Ops Lead bei RoomPriceGenie automatisiert Armin Naimi die manuellen Aufgaben, die Teams im Alltag ausbremsen. Als er feststellte, dass den Vertriebsleitern die Zeit fehlte, die Vertriebsgespräche auszuwerten, um ihr Vertriebsteam zu coachen und Muster zu erkennen, baute er in Notion einen Workflow, der genau das automatisiert. Jetzt wird jedes Gespräch automatisch bewertet. Das spart 30 Arbeitsstunden im Monat und alle im Team erhalten konsistentes Feedback.
Ein wachsendes Vertriebsteam coachen, mit jedem einzelnen Gespräch
Mit der Revenue-Management-Software von RoomPriceGenie können unabhängige Hotels bei der Preisgestaltung mit den großen Ketten mithalten. Inzwischen setzen Tausende Hotels in 65 Ländern darauf. Hinter diesem Wachstum steht ein Vertriebsteam, das jede Woche mit rund 700 potenziellen Kunden spricht.
Diese Gespräche einzeln zu analysieren, um zu erkennen, wo Unterstützung nötig ist, kostete viel Zeit und machte es schwer, alle im Team individuell zu coachen. Also entwickelte Armin in Notion einen Workflow, der jeden geeigneten Sales-Call automatisch bewertet. Heute erhalten Vertriebsmitarbeitende zeitnahes, verlässliches Feedback, und Manager bekommen einen klaren Blick auf die Performance einzelner Personen, Märkte und Regionen. So setzen sie ihr Coaching genau dort an, wo es am meisten gebraucht wird.
Die Kriterien waren vorhanden, aber die Automatisierung fehlte
RoomPriceGenie hatte bereits Bewertungskriterien für das Call-Coaching als Skill-Funktion in Notion erstellt. Allerdings mussten die Sales Development Representatives (SDRs) die Transkripte ihrer Gespräche manuell herunterladen, in Notion-KI hochladen, um sie zu analysieren, und die Bewertung anschließend an ihre Vertriebsleiter weiterleiten. Im besten Fall wurden etwa 10 Prozent der Verkaufsgespräche ausgewertet.
Der Durchbruch kam mit einem besseren, automatisierten Workflow, der Zeit sparte und dafür sorgte, dass jedes Verkaufsgespräch automatisch ausgewertet wurde. „Im Coaching ist es wirklich wichtig, den Überblick über alles zu haben, was gerade läuft“, erklärt Armin.
Ein End-to-End-Workflow: vom Call-Transkript bis zum Coaching-Gespräch
Armin baute in Notion einen Workflow, den das ganze Team nutzen konnte, um den Prozess zu automatisieren:
Verkaufsgespräche werden ohne manuellen Aufwand zu Notion hinzugefügt: Ein Notion Worker protokolliert alle Verkaufsgespräche in einer Notion-Datenbank. Beim ersten Durchlauf spielte der Workflow in weniger als neun Stunden rund 70.000 zurückliegende Verkaufsgespräche ein. Seitdem synchronisiert er automatisch neue Gespräche, sobald sie abgeschlossen sind.
Jedes geeignete Verkaufsgespräch liefert strukturierte Daten fürs Coaching: Wenn ein neues Gesprächstranskript zur Datenbank hinzugefügt wird, überprüft der SDR Call Coach Custom Agent es anhand der Coaching-Bewertungskriterien von RoomPriceGenie. Außerdem ergänzt er den Datensatz um Angaben zur jeweiligen Person, etwa zur zuständigen Führungskraft, ihrer Rolle, Sprache und Region. Vertriebsleiter/-innen können die Ergebnisse anschließend nach Vertriebsmitarbeitenden, Märkten oder Bewertungen filtern. So erkennen sie Trends und bereiten sich auf Einzelcoachings vor, ohne jedes Verkaufsgespräch anhören zu müssen.
Vertriebsleiter/-innen erhalten einen vollständigeren Blick auf die Performance des Teams: Der Agent legt jedes Ergebnis in einer zentralen Datenbank ab, jeweils mit Scorecard, Fokusthema, Marktkontext und Link zum Original-Call.
Das Ergebnis ist ein einheitlicher Prozess mit klar geregelten Zugriffsrechten: Aus Rohdaten der Verkaufsgespräche wird eine Coaching-Grundlage, mit der Vertriebsleiter direkt arbeiten können, ohne dass Vertriebsmitarbeitende etwas herunterladen, einfügen, einen Prompt eingeben oder manuell ablegen müssen. Noch bevor der neue Prozess ausgerollt wurde, bestand schon Nachfrage. „Ich habe ein Video aufgenommen, um zu zeigen, was alles möglich ist, und erhielt gleich die ersten Anfragen“, erzählt Armin.
Notion Workers waren der Schlüssel zum Erfolg. Der Worker ist für die Übertragung der Daten zuständig, der Custom Agent für die Auswertung. Niemand muss mehr manuell einen Vorgang anstoßen.
Jedes Gespräch liefert Vertriebsleiter/-innen konkrete Ansätze fürs Coaching.
Der Workflow hat die Arbeit von SDRs bereits grundlegend verändert. Die SDRs erhalten konsistentes Feedback und gezieltere Coaching-Gespräche. So wissen sie, woran sie arbeiten können, und fühlen sich besser unterstützt. Führungskräfte verbringen weniger Zeit damit, einzelne Verkaufsgespräche auszuwerten, und mehr Zeit damit, ihre Teams gezielt zu unterstützen. So sieht RoomPriceGenies KI-Philosophie in der Praxis aus: bessere Ergebnisse und mehr Zeit für die Arbeit, die den Menschen wirklich wichtig ist.
Unser Unternehmenswissen lebt in Notion. Durch diesen gemeinsamen Kontext können wir KI genau für die Dinge einsetzen, die wir Menschen einfach nicht leisten können.
