「会社のOS」としてNotionを導入！ 情報の自立性と自律的な働き方で、高いサービスクオリティを維持

Notionには会社のすべての情報が保存されるため、強固に保護しなければなりません。そこでBusiness Acceleratorチームは、Notionのエンタープライズプランを選択。ビジネスプランでも利用可能なSAML SSOやプライベートチームスペースの作成に加え、「高度なセキュリティ設定」が利用できるからです。これにより、共有設定でWeb公開やゲスト招待を無効化したり、別のワークスペースへの移動・複製や、マークダウン、CSV、PDFなどでのエクスポートを禁止したりしています。また、「監査ログ」を利用してメンバーの行動履歴を確認し、情報漏洩の防止や原因究明に役立てています。

さらに、IdPと連携してアカウント作成や管理を自動化できる「プロビジョニング」も必須の機能。新メンバーが入社した段階でアカウントがあり、役職や所属部署に必要なワークスペースにアクセス権がついている状態にするよう徹底しています。プロビジョニングの機能を利用しないと、入社ごとに設定の手間が生じるため、管理者はシンプルに使おうとし、Notionの最大限の価値を引き出せなくなります。

そのほかにもエンタープライズプランでは、会社のドメイン認証を行うことで新しいワークスペースの作成を制限したり、ワークスペースの所有権取得機能を使って認証済みのドメインで作成されたワークスペースにオーナー権限を付与し、統合や移管、削除など可能になったりすることも可能。Notion AIがバンドルされていることも考慮すると、企業においては「エンタープライズプランの選択が一択」ではないかと語ります。

なお、Business AcceleratorチームはNotion導入後に「活用ガイドライン」を作り、利用者の好ましい振る舞いを定義してオンボーディングで周知するようにしています。「活用ガイドラインなしに導入を進めてしまうと正しい状態に戻すのに不必要な労力がかかります。それはビジネスをアクセラレートする観点から望ましくありません」。

NotionやNotion AIの定着化・利活用促進を図るためにBusiness Acceleratorチームはさまざまな取り組みを行っています。まずオンボーディングではNotionの紹介パートを設け、基本的な使い方を動画を交えてレクチャー。また、全体会議でNotionに便利なアップデートを紹介して実際に触れてもらったり、Notion上にタスク管理のテンプレートやAIのプロンプト集を公開したりしています。

さらに「あそこに行ったら何とかなる！」という各部署との信頼関係がしっかりと構築されていることから、Business Acceleratorチームには業務課題の相談が日々寄せられます。たとえばその際は「Notionをこのように使いましょう」と一緒になって課題解決方法を提示し、そのメソッドを部署に持ち帰って試してもらうことで、“見る専（見る専門）”や“書く専（書く専門）”を超えた一歩先の活用が徐々に社内に浸透するよう心がけています。

もちろん、Business Acceleratorチームから業務改善や効率化につながる活用方法も積極的に社内へ発信。最近では、Slackの会話内容からタスクをNotionに自動で登録する方法を実装して紹介したところ、メンバーからとても評判が良かったそうです。

NOT A HOTELでは、それぞれのチームがさまざまな使い方をしています。たとえば管理部門では経費精算や年末調整などに関する文書、ソフトウェア開発部門では受け入れテストの内容やリリースノートをNotion AIを使って作成。90%くらいまでをAIに書いてもらい、残りの10%を人間が手を加えることで、アウトプットの時間を大幅に減らしています。

また、サービス提供する物件の基本的な運営方針やインシデント対応、運営現場向けの対応マニュアルなどを集約した「運営マニュアル」もNotionで構築。「ハウスキーピング」の項目には物件内の清掃方法や備品管理などに関するさまざまな情報をデータベースに登録しており、現場スタッフはNotion AIに尋ねるだけでガウンの結び方やグラスの置き方などを瞬時に確かめることができます。これにより知識の属人化を防ぎ、新入スタッフでもクオリティが均一化されたサービスを提供できるようになりました。

さらに、物件のライフサイクルマネージメント（LCM）にも活用しています。照明や空調、電気、通信等の設備機器は急なメンテナンスが必要な場合がありますが、その対応方法はメーカーによってさまざま。そこで設備機器のマニュアルや過去の問い合わせ内容などをNotionに登録し、現場のスタッフがお客様を待たせることなく素早く自己解決できるようにしています。その結果、専任のLCMチームは問い合わせ内容を調査・分析し、物件をより良くするために時間を使えるようになりました。

NOT A HOTELでは、現在約60％のメンバーがNotion AIを日常業務に利用しています。AIを利用するには学習コストが発生するものの、知識の探索や習得をスピードアップできることからビジネスの質を向上させるためには欠かせないとのこと。Notion AIは自社のナレッジに対してAIを活用でき、情報を貯めていくほど精度を高められ、業務成長につなげられることが大きな価値だと言います。