チームのNotionページを最新の状態に保つためのヒント

チームが成長するにつれて、Notionも共に成長します。プロセス、チーム、会社など、規模が拡大するということは、オンボーディング資料の作成や新しいプロセスの概要作成など、その成長を支えるためのコンテンツをより多く作成することを意味します。

そのドキュメントは、規模を拡大するための基盤となります。しかし、それを最新の状態に保ち、整理しておくことも同様に重要です。

Notionの機能を使用すると、どのページに修正が必要かを把握し、情報を最新の状態に保ち、チームの他のメンバーに変更を伝える作業を効率化できます。

ページの作成から最新バージョンまでの経過を確認することで、チームに透明性がもたらされ、何が更新を必要としているかを理解するのに役立ちます。

エンジニアリングのスプリント、進行中のマーケティングプロジェクト、その他絶えず変化するページがある場合に、情報を把握し続けるためのいくつかの方法を紹介します。

Notionページの右上にある•••を選択し、更新と分析をクリックします。ここで、ページに加えられたすべての変更を確認できます。

また、通知を受け取るを選択すると、ページ上のどこで行われたコメント、返信、@メンションに関する更新情報を受け取ることができます。

ページの更新情報を確認していて、エンジニアリングチームのQAプロセスのように、何かが誤って変更されたことに気付いたとします。更新と分析で変更を1つずつ取り消す代わりに、ページの以前のバージョンを復元できます。

ページ右上の•••をタップし、バージョン履歴を選択します。日付ごとに整理されたページの以前のバージョンが表示されます。誤ったQA変更が行われる前のバージョンを見つけて選択し、復元を開始をクリックします。

チームがデータベースでドキュメント、タスク、またはミーティングのメモを管理している場合、特定のプロパティを使用することで、ページがいつ作成されたか、誰が作成したか、最後にいつ編集されたかを確認できます。これにより、最近のアクティビティを素早く把握できます。

プロパティを追加するには、新しいデータベース列で+ プロパティを追加をクリックし、使用するプロパティを選択します。

役立つオプションをいくつか紹介します。

• 作成日時 — ページの作成日時が自動的に記録されます。そのページが基本的な情報であれば、特に対応は不要かもしれません。しかし、プロジェクトの仕様書や数ヶ月前のミーティングのメモのようなものであれば、整理の対象になる可能性があります。

• 作成者 — データベースページの元の作成者を自動的に記録します。ドキュメントやミーティングのメモを整理する際に、@メンションを使って作成者に、そのページがまだ必要かどうかを確認できます。

• 最終更新者 — ページに加えられた最新の変更を誰が行ったかが自動的に示されます。これにより、誰が頻繁にページを調整しているかがわかります。作成者プロパティと同様に、最終更新者は誰が最も頻繁にページを更新しているかを確認できるため、データベースページ内のページを整理する際に役立ちます。

• 最終更新日時 — データベース内のどのページが最新かを確認するもう1つの方法として、最終更新日時がページの最終編集時刻を記録します。

ワークスペース内の古いページを整理したいものの、完全に削除してしまいたくない場合があるかもしれません。そのため、ワークスペース内のすべてのトップレベルページに対してアーカイブを作成することをおすすめします。

これにより、ページを整理した状態に保ちつつ、古いページを参照用として残しておくことができます。例えば、チームが似たようなものを作成する際に参照したい製品憲章などがこれに当たります。

アーカイブを子ページとして作成し、古い子ページをそこにドラッグするだけです。詳しくはこちら。

チームWikiであれ会社の福利厚生情報であれ、ワークスペースには、頻繁に使用されるものの、数か月ごとに更新が必要なページがあるはずです。チームが正しい情報を得られるよう、それらのページを最新の状態に保つ方法をご紹介します。

誤って変更してしまった古いページバージョンを復元する手間を省きましょう。例えば、チームのストックオプションポリシーを変更するとします。新しい従業員が、そのページを確認している最中に誤って編集してしまうような事態は避けたいはずです。

•••をクリックして、ページをロックをオンにします。ページをロックすると、ロックが解除されるまで、誰（あなた自身を含む！）も編集や変更ができなくなります。データベースでも同様の操作が可能です。

ページへのコメントでこれを行うよりも、ページの上部にコールアウトを作成する方が、誰がそのページのオーナーかが明確になるためおすすめです。

ページの上部に/コールアウトと入力し、@に続けて名前を入力して、コールアウト内でメンションします。そうすることで、そのページに責任があることが本人に伝わります。さらに重要な点として、ページの内容について質問がある人は誰に聞けばよいかがわかります。

リマインダーを追加することで、ページオーナーがどのくらいの頻度でページを改訂する必要があるかという期待値を設定することもできます。@に続けて日付を入力し、更新完了の期限を追加します。例えば、@6/30と入力すると、希望する日付を表示するタイムスタンプが作成されます。

例えば、福利厚生ポリシーや企業理念の更新のために、3か月後に誰かにチームWikiを再確認してもらいたいとします。まず、再確認してほしいページのコメントで@を使ってその人をメンションします。次に@リマインドを追加し、次回の更新期限を入力します。日付が含まれる@タグをクリックするとカレンダーウィンドウが開きます。ここで、期限の2日前にリマインダーが届くように設定できます。