Simpan memori rapat yang sempurna dengan AI Meeting Notes

Kita semua pernah mengalaminya—rapat berakhir dan Anda menatap catatan yang tidak beraturan, mencoba menyusun apa yang baru saja terjadi. Bagi kita yang menghadiri rapat berturut-turut, membuat catatan yang tertata terasa seperti pekerjaan penuh waktu. Catatan yang ditulis dengan tergesa-gesa sering berakhir hilang dalam kekacauan, melewatkan detail penting yang kita yakini akan kita ingat. Rapat yang efektif harus menjadi pendorong kemajuan, tetapi upaya untuk mendokumentasikannya dengan baik justru sering kali menjadi hambatan bagi produktivitas.

Perkenalkan AI Meeting Notes Notion—mitra sehari-hari Anda untuk meningkatkan hasil rapat. Terintegrasi langsung di ruang kerja Anda, fitur ini menangani pencatatan sehingga Anda dapat benar-benar hadir dalam percakapan Anda.

Dalam panduan ini, kami akan membantu Anda:

• Memulai AI Meeting Notes

• Membuat rapat Anda berjalan lebih lancar dengan kiat dan trik sederhana

• Izinkan AI menangani tugas pasca-rapat sementara Anda berfokus pada hal yang benar-benar penting

AI Meeting Notes adalah blok yang dapat Anda tambahkan ke halaman Notion, membuatnya mudah diakses kapan pun dan di mana pun Anda membutuhkannya. Karena terintegrasi langsung di dalam Notion, Anda tidak perlu repot menggunakan alat transkripsi terpisah yang tidak terhubung dengan pekerjaan Anda yang lain.

Untuk memulai, cukup ketik /rapat atau klik tombol Rapat di bagian bawah halaman Notion baru. Lihat artikel referensi kami untuk detail selengkapnya.

Kami merekomendasikan Anda untuk menambahkan AI Meeting Notes ke templat database untuk mulai membuat catatan secara otomatis dalam rapat berulang, seperti rapat 1:1, rapat stand-up, dan sinkronisasi tim. Pelajari selengkapnya di sini.

AI Meeting Notes mudah diatur dan mudah disesuaikan dengan cara dan tempat Anda bekerja. Saat Anda menghubungkan Notion Calendar ke ruang kerja, semua rapat Anda akan muncul langsung di beranda Notion—sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses rapat, detail, dan catatan tanpa keluar dari Notion.

Berikut adalah cara untuk menyiapkannya:

• Akses catatan rapat Anda dari mana saja— Baik Anda sedang terburu-buru untuk panggilan berikutnya atau menangani tugas cepat antara rapat, AI Meeting Notes selalu bisa diakses di beranda Notion Anda—bersama dengan jadwal harian Anda. Misalnya, jika lupa melampirkan AI Meeting Notes ke acara Anda, Anda tetap dapat meluncurkannya langsung dari bilah menu di bagian atas layar selama panggilan Zoom.

• Pilih tempat catatan Anda berada— Di pengaturan Notion Calendar, tetapkan lokasi default untuk catatan rapat baru, seperti database rapat khusus. Dengan begitu, setiap percakapan akan disimpan secara otomatis di satu tempat yang terorganisasi, siap diakses saat Anda membutuhkannya.

• Tambahkan AI Meeting Notes ke acara apa pun— Saat membuat acara kalender baru, cukup gunakan bagian AI Meeting Notes dan Docs untuk melampirkan halaman catatan. Untuk halaman yang sudah ada, klik ikon mikrofon untuk mengubahnya menjadi catatan rapat, dan AI akan langsung menambahkan blok pencatatan ke bagian atas.

Dokumentasi rapat yang baik mengurangi kebingungan, membuat semua orang tetap bertanggung jawab, dan memastikan keputusan penting tidak hilang dalam kekacauan. Berikut lima cara untuk membuat rapat Anda tetap produktif dan catatan Anda dapat ditindaklanjuti:

• Tetapkan agenda Anda di awal—Bagikan agenda yang jelas di awal di tab catatan sehingga semua orang satu pemahaman. Hal ini membantu diskusi tetap fokus dan memastikan Anda membahas topik utama dalam waktu yang tersedia.

• Pilih gaya rapat Anda— Klik menu tiga titik untuk memilih dari empat format: Otomatis, Penjualan, Stand-up, atau Rapat Tim. Setiap gaya mengatur catatan dengan cara berbeda agar sesuai dengan jenis rapat, dan Anda dapat menyesuaikannya untuk percakapan Anda.

• Buat catatan secara kolaboratif dan real-time—Notion AI menjadikan catatan dan transkripsi sebagai dasar saat membuat ringkasan, jadi dorong semua orang untuk menambahkan pendapat dan sorotan mereka di tab Catatan. Makin banyak input, makin baik ringkasannya!

• Tandai rekan tim dalam item tindakan—Saat Anda mencatat sesuatu di tab Catatan atau berbagi pendapat selama rapat, gunakan @ sebutan untuk menandai rekan tim—ini membantu Notion AI mengubah sebutan tersebut menjadi langkah berikutnya yang jelas dan dapat ditindaklanjuti semua orang.

  

• Siapkan database catatan rapat—Simpan semua catatan rapat Anda di satu tempat dengan membuat database khusus. Hal ini sangat memudahkan Anda menemukan catatan sebelumnya dan membantu semua orang membangun kebiasaan dokumentasi yang lebih baik, terutama saat AI Meeting Notes sudah menjadi bagian dari templat Anda. Lihat kursus kami tentang membuat database catatan rapat.

Dengan menyimpan catatan rapat di database Notion, Anda bisa dengan mudah menghubungkannya ke proyek, tugas, atau orang terkait menggunakan properti Relasi dan Rollup. Ini adalah cara sederhana untuk memastikan setiap diskusi tetap berlandaskan konteks yang tepat. Dengan pengaturan ini, tim dapat:

• Menghubungkan catatan ke proyek dan tugas—Seperti menautkan umpan balik mingguan tim pemasaran Anda ke halaman proyek. Proses ini membantu Anda melacak semua pembaruan dan keputusan kampanye di satu tempat, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat kembali apa yang terjadi dan kapan.

• Tandai rekan tim dalam item tindakan dan tetapkan kepemilikan langsung dari catatan rapat— Saat Anda mendiskusikan peluncuran produk, Anda dapat menghubungkan semua keputusan ke halaman proyek dan dokumen spesifikasi Anda. Hal ini sangat memudahkan Anda untuk melihat kembali diskusi penting saat Anda membutuhkannya nanti selama pengembangan.

Setelah rapat berakhir, Anda harus menggunakan waktu untuk membuat progres pekerjaan, alih-alih berusaha memahami catatan yang berantakan. AI Meeting Notes membantu Anda tetap berfokus pada hal-hal penting—berikut caranya:

• Dapatkan ringkasan yang jelas setelah rapat berakhir— AI akan mengubah catatan dan transkripsi Anda menjadi ringkasan rapat yang tertata setelah rapat berakhir.

• Izinkan AI membantu dengan tindak lanjut rapat— Dapatkan bantuan Notion AI untuk menyusun email tindak lanjut, pembaruan status proyek, apa pun yang Anda butuhkan. Misalnya, jika Anda adalah pimpinan penjualan, mintalah Notion AI untuk membuat pembaruan status kesepakatan cepat untuk kepemimpinan berdasarkan catatan rapat klien Anda.

• Dapatkan jawaban cepat dari riwayat rapat— Tanya Notion AI tentang rapat sebelumnya langsung dari ruang kerja Anda, seperti "Apa yang diputuskan tentang lini masa peluncuran produk baru? atau "Apa keputusan akhir tentang anggaran pemasaran?". Semua catatan Anda terhubung, jadi Anda akan mendapatkan jawaban yang jelas dengan tautan yang mengarahkan ke diskusi awal.

Dengan AI Meeting Notes, Anda mengizinkan Notion AI menangani dokumentasi saat Anda memimpin diskusi, berkolaborasi dengan tim, dan mengambil tindakan pada hal yang paling penting.