Conseils pour garder les pages Notion de votre équipe à jour

Notion s’adapte à l’évolution de votre équipe, de vos processus et de votre entreprise. Cette croissance s’accompagne souvent de nouveaux contenus, qu’il s’agisse d’un support d’intégration ou de la présentation de nouveaux processus.

Cette documentation constitue le socle de votre développement. Mais il est tout aussi important de la maintenir à jour et bien organisée.

Grâce aux fonctionnalités de Notion, vous pouvez facilement repérer les pages à réviser, veiller à ce que les informations restent à jour et communiquer les changements au reste de votre équipe.

Suivre l’évolution d’une page depuis sa création jusqu’à sa version la plus récente apporte de la visibilité à votre équipe et vous aide à repérer ce qui doit être mis à jour.

Voici comment rester au courant des changements lorsque vous suivez des sprints de développement, des projets marketing en cours ou d’autres pages qui évoluent constamment.

En haut à droite de votre page Notion, sélectionnez •••, puis cliquez sur Dernières modifications et données analytiques. Vous y trouverez toutes les modifications apportées à la page.

Vous pouvez également sélectionner Me notifier pour recevoir les Dernières modifications concernant les commentaires, les réponses et les @mention effectuées n'importe où sur la page.

Imaginons que vous consultiez les modifications d’une page et constatiez qu’un élément a été modifié par erreur, par exemple le processus d’assurance qualité de votre équipe technique. Au lieu d’annuler chaque modification une par une dans Dernières modifications et données analytiques, vous pouvez restaurer une version antérieure de la page.

Appuyez sur ••• en haut à droite de la page et sélectionnez Historique des versions. Vous verrez les versions précédentes de la page organisées par date. Trouvez la version antérieure aux modifications incorrectes de l'assurance qualité, sélectionnez-la et cliquez sur Lancer la restauration.

Si votre équipe conserve des documents, des tâches ou des notes de réunion dans une base de données, certaines propriétés vous permettent de connaître la date de création d’une page, son auteur et la date de la dernière modification. Vous obtenez ainsi un aperçu rapide de l’activité récente.

Pour en ajouter une, faites un clic sur + Ajouter une propriété dans une nouvelle Colonne de base de données et choisissez la propriété que vous souhaitez utiliser.

Voici quelques options utiles :

• Date de création : cette propriété enregistre automatiquement la date de création de la page. S’il s’agit d’une page de référence, aucune intervention n’est peut-être nécessaire. En revanche, il peut être utile de faire du tri dans les spécifications de projet ou les notes de réunion datant de plusieurs mois.

• Créée par — enregistre automatiquement l'auteur original de toute page de base de données. Si vous passez en revue et organisez des documents ou des notes de réunion, vous pouvez mentionner les créateurs des pages pour confirmer si ces pages sont toujours nécessaires.

• Dernière modification par : cette propriété indique automatiquement qui a apporté les dernières modifications à une page. Vous pouvez ainsi voir qui actualise régulièrement les contenus. Comme la propriété Créée par, Dernière modification par est utile lorsque vous faites du tri dans une base de données, car elle permet d’identifier les personnes qui mettent le plus souvent les pages à jour.

• Dernière modification — une autre façon de voir quelles pages de votre base de données sont les plus récentes, la Dernière modification horodate la dernière modification de la page.

Vous souhaiterez peut-être nettoyer certaines pages obsolètes de votre espace de travail, mais sans pour autant les supprimer définitivement. C'est pourquoi nous suggérons de créer une archive pour chaque page de premier niveau de votre espace de travail.

Vous gardez ainsi une page bien organisée tout en conservant d’anciens contenus en référence, par exemple une charte produit que votre équipe pourra consulter lorsqu’elle travaillera sur un projet similaire.

Créez simplement l’archive sous forme de sous-page dans laquelle vous faites glisser les sous-pages obsolètes. En savoir plus.

Certaines pages de votre espace de travail, comme le wiki de l’équipe ou les informations sur les avantages sociaux de l’entreprise, sont consultées régulièrement, mais n’ont besoin d’être mises à jour que quelques fois par an. Voici comment les garder à jour pour que votre équipe dispose toujours des bonnes informations.

Évitez d’avoir à restaurer d’anciennes versions d’une page après une modification accidentelle. Supposons, par exemple, que vous mettiez à jour la politique relative à l’achat d’actions de votre équipe. Vous ne voudriez pas qu’une nouvelle recrue la modifie par erreur en consultant la page.

Cliquez sur ••• et activez Verrouiller la page. Lorsque vous verrouillez une page, rien ne peut être modifié ou changé par quiconque (y compris vous !) tant que le verrouillage n'est pas désactivé. Vous pouvez faire de même avec les bases de données.

Au lieu de faire cela dans les commentaires de la page, nous trouvons qu'il est préférable de créer un encadré en haut de la page — afin qu'il soit clair qui est propriétaire de cette page.

Saisissez /encadré en haut de votre page, puis @ suivi du nom de la personne à mentionner dans l’encadré. Elle saura ainsi qu’elle est responsable de cette page, et plus important encore, toute personne ayant une question sur son contenu saura à qui s’adresser.

Vous pouvez également utiliser des rappels pour définir la fréquence à laquelle les propriétaires doivent revoir leurs pages. Pour fixer une échéance à la prochaine mise à jour, saisissez @ suivi de la date. Par exemple, @30/06 crée un horodatage correspondant à la date souhaitée.

Vous pouvez, par exemple, demander à quelqu’un de revenir sur le wiki de l’équipe dans trois mois pour vérifier si les politiques relatives aux avantages sociaux ou la mission de l’entreprise ont changé. Commencez par mentionner cette personne avec @ dans un commentaire sur la page concernée. Ajoutez ensuite @rappel et indiquez la date d’échéance de la prochaine mise à jour. Cliquez sur la mention de date @ pour ouvrir le calendrier. Vous pouvez ensuite définir un rappel deux jours avant la date d’échéance.