Consejos para mantener actualizadas las páginas de Notion de tu equipo

A medida que tu equipo crece, Notion también lo hace. Con la expansión de los procesos, el equipo y la empresa, el escalamiento muchas veces significa crear más contenido para respaldar ese crecimiento, ya sea una presentación de incorporación o la definición de nuevos procesos.

Esa documentación es la base sobre la cual harás el escalamiento, pero mantenerla actualizada y organizada es igual de importante.

Al usar las funciones de Notion, puedes optimizar tu capacidad para hacer seguimiento de qué páginas necesitan revisiones, garantizar que la información se mantenga actualizada y comunicar las actualizaciones al resto de tu equipo.

Ver la progresión de una página desde su creación hasta la última versión te brinda transparencia a tu equipo y te ayuda a comprender qué necesita una actualización.

A continuación, se incluyen algunas formas en las que puedes mantenerte informado cuando tienes sprints de desarrollo, proyectos de marketing en curso y otras páginas que cambian con frecuencia.

En la parte superior derecha de tu página de Notion, selecciona ••• y haz clic en Actualizaciones y Estadísticas. Aquí puedes ver todos los cambios realizados en la página.

También puedes seleccionar Notificarme para recibir actualizaciones sobre comentarios, respuestas y @-menciones en cualquier parte de la página.

Supongamos que estás revisando las actualizaciones de una página y notas que un elemento se cambió de forma incorrecta, como el proceso de control de calidad de tu equipo de desarrolladores. En lugar de deshacer cada cambio uno por uno en Actualizaciones y estadísticas, puedes restaurar una versión anterior de la página.

Toca ••• en la parte superior derecha de la página y selecciona Historial de versiones. Verás las versiones anteriores de la página organizadas por fecha. Busca la versión anterior a los cambios incorrectos de QA, selecciónala y haz clic en Comenzar restauración.

Si tu equipo guarda documentos, tareas o Notas de reunión en una base de datos, ciertas propiedades pueden ayudarte a ver cuándo se creó una página, quién la creó y cuándo se editó por última vez. Esto te brinda una vista rápida de la actividad reciente.

Para agregar una, haz clic en + Agregar propiedad en una nueva Columna de la base de datos y elige la propiedad que quieres usar.

Aquí hay algunas opciones útiles:

• Fecha de creación: esto registra de forma automática la fecha y hora en que se creó la página. Si es una página principal, es posible que no necesites hacer nada. Pero si se trata, por ejemplo, de las especificaciones de un proyecto o de las notas de reunión de hace meses, podría ser necesario realizar una limpieza.

• Creado por: registra automáticamente al autor original de cualquier página de base de datos. Si estás revisando y organizando documentos o Notas de reunión, puedes mencionar a los creadores de las páginas para confirmar si siguen siendo necesarias.

• Última edición por: observa de forma automática quién realizó los últimos cambios en las páginas para ver quién las modifica con frecuencia. Al igual que la propiedad Creado por, Última edición por es útil cuando debes realizar una limpieza de las páginas en una base de datos, ya que puedes ver quién las actualiza con mayor frecuencia.

• Última edición — otra forma de ver qué páginas de tu base de datos son las más recientes, ya que la propiedad Última edición registra el último cambio realizado en la página.

Es posible que quieras realizar una limpieza de algunas páginas obsoletas en el espacio de trabajo, pero quizás no quieras eliminarlas por completo. Por eso sugerimos crear un archivo para cada página principal del espacio de trabajo.

Esto te permite mantener una página ordenada, pero también conservar algunas de esas páginas antiguas como referencia, como una carta de producto que tu equipo podría querer consultar al crear algo similar.

Solo debes crear el archivo como una subpágina y arrastrar las subpáginas obsoletas hacia él. Descubre más.

Ya sea una wiki de equipo o los beneficios de tu empresa, es probable que tengas páginas en el espacio de trabajo que se usan con frecuencia, pero que solo necesitan actualizarse cada pocos meses. A continuación, te explicamos cómo mantener esas páginas actualizadas para que tu equipo obtenga la información correcta.

No pierdas tiempo en restaurar versiones antiguas de páginas después de realizar cambios accidentales. Supongamos que cambias la política de opciones sobre acciones de tu equipo. No querrías que un nuevo empleado edite la página por accidente mientras la lee.

Haz clic en ••• y activa Bloquear página. Cuando bloqueas una página, nadie puede editar ni cambiar nada (¡incluyéndote a ti!) hasta que se desactive el bloqueo. También puedes hacer lo mismo con las bases de datos.

En lugar de hacer esto en los comentarios de la página, nos parece mejor crear un (Bloque) destacado en la parte superior de la página, para que quede claro quién es el propietario de esa página.

Escribe /callout en la parte superior de tu página y escribe @ seguido del nombre para mencionarlos en el (Bloque) destacado. De esa manera, sabrán que son responsables de esa página. Pero quizá lo más importante es que cualquier persona con preguntas sobre el contenido sepa a quién preguntar.

También puedes establecer expectativas sobre la frecuencia con la que los propietarios deben revisar las páginas mediante la incorporación de recordatorios. Establece una fecha límite para realizar las actualizaciones utilizando @ seguido de la fecha. Por ejemplo, si escribes @6/30, se crea una marca de tiempo que muestra la fecha deseada.

Tal vez quieras que alguien revise la wiki de tu equipo nuevamente dentro de tres meses para ver si hay actualizaciones en las políticas de beneficios o en la misión de la empresa. Primero, menciónalos con @ en un comentario en la página que deseas que revisen. Luego, añade @remind e introduce la fecha límite para la próxima actualización. Haz clic en la etiqueta @ con la fecha y se abrirá una ventana de calendario, donde puedes configurar que reciban un recordatorio dos días antes de la fecha límite.