Nahtlose Koordination von knapp 1.600 Mitarbeitenden bei Qonto

Seit der Gründung verfolgt Qonto das Ziel, das Finanzmanagement für Unternehmen grundlegend zu verändern. Entsprechend wenden die knapp 1.600 Mitarbeitenden die Prinzipien des Lean-Konzepts an, um ihre Arbeit zu analysieren, Ineffizienzen zu identifizieren und Probleme an der Wurzel zu lösen. Mit Klebezetteln an den Wänden ließ sich das irgendwann nicht mehr bewältigen. Heute setzt das Unternehmen auf Notion als zentrales Betriebssystem, das die teamübergreifende Koordination optimiert, Entscheidungen dokumentiert und den Auf- und Ausbau skalierbarer Arbeitsverfahren unterstützt. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: ein hochgradig effizientes Team, das hervorragende Leistungen bringt.

Der wenig strukturierte Ansatz bei der Produktplanung erwies sich zunächst als eine Stärke, da Qonto sich dadurch als ein sehr agiles und innovatives Unternehmen positionieren konnte. Die Erfüllung des Anspruchs, seinem Ruf als Anbieter hochwertiger Produkte mit kurzen Lieferfristen auf Dauer gerecht zu werden, setzte eine effiziente Koordinierung innerhalb des rapide wachsenden Unternehmens voraus. Möglich wurde dies durch die Zentralisierung der Produktentwicklung in Notion. Dadurch haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf eine zuverlässige Informationsquelle, die unternehmensweite OKRs und individuelle Aufgaben nahtlos mit Datenbanken und Automatisierungen verknüpft. Dieser Ansatz hat die interne Zusammenarbeit in mehrfacher Hinsicht optimiert:

• Koordination durch gemeinsame Roadmap. Die Möglichkeit, die Roadmap für die Produktentwicklung als Zeitleiste anzuzeigen, verschafft allen Beteiligten einen transparenten Einblick in die laufenden und anstehenden Aufgaben. Die für Marketing und operativen Bereich zuständigen Teams greifen beim Erstellen ihrer Kanban-Boards auf eine gemeinsame Notion-Datenbank zu, was der effizienten Koordination zugute kommt.

• Information durch automatische Fortschrittsverfolgung. Qonto verwendet Automatisierungen und Formeln, um zu verfolgen, ob Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Die zuständigen Teams werden automatisch über Statusänderungen benachrichtigt, sodass alle jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, ohne Updates einholen zu müssen.

• Kooperation durch anpassbare Workflows. Teamspezifische Workflows wie Wertanalysen oder operative Abläufe werden mithilfe der verlinkten Datenbanken von Notion mit der übergreifenden Roadmap verknüpft. Kanban-Boards sorgen für unternehmensweite Transparenz. Die Teams profitieren dabei von der Flexibilität, die eigenen Boards entsprechend ihren jeweiligen Planungsverfahren und Prioritäten anzupassen und zu gestalten.

Von den Praktikant/-innen bis zum Unternehmensvorstand nutzen sämtliche Mitarbeitenden Notion als zentrale Informationsquelle. Dadurch kann Qonto die Entstehung von Datensilos vermeiden und schnellere Entscheidungsprozesse unterstützen. Durch Seitenverifizierung wird sichergestellt, dass die gespeicherten Informationen relevant bleiben. Unternehmensweit genutzte Vorlagen sorgen für eine einheitliche Dokumentation.

Qonto nutzt eine dreischichtige Architektur für die Strukturierung von Arbeitsabläufen und Informationen, damit alle Daten jederzeit abrufbar und aktuell sind:

• Unternehmenswiki für die zentrale Dokumentation. Qonto pflegt ein umfangreiches Unternehmenswiki als zuverlässige Informationsquelle, in der Richtlinien, Werte, Arbeitsverfahren und andere wichtige Dokumente in einer strukturierten zentralen Datenbank abrufbar bereitgestellt werden.

• Teamspaces für die themenspezifische Zusammenarbeit. Die Teamspaces dienen zur Bereitstellung abteilungsspezifischer Verpflichtungen, Ziele und Kanban-Boards für die Aufgabenverwaltung: Hilfsmittel, die einzelne Teams beim Verfolgen von Fortschritten und bei der effizienten Arbeitsplanung unterstützen sollen.

• Einzelne Seiten für Mitarbeitende. Innerhalb der Teamspaces hat jedes Teammitglied eine Unterseite für die Planung und Verwaltung der eigenen Arbeitsabläufe und Aufgaben. Dadurch wird eine eindeutige Verantwortungszuweisung gewährleistet.

Für Qonto ist Notion viel mehr als nur ein Tool: Es ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Arbeitsabläufe. Die unternehmensweite Umstellung hat entscheidende Effizienzgewinne in mehreren Bereichen ermöglicht:

• Deutlich weniger manuelle und doppelte Arbeit. Durch Integration anderer Apps wie FigJam, Whimsical und Slack mit Notion sorgt Qonto für mehr Transparenz und Effizienz, da alle Arbeitsabläufe zentral verwaltet werden.

• Unternehmensweite Koordination. Anpassbare Kanban-Boards und Datenbankformeln gewährleisten, dass Teams ihre spezifischen Aufgaben optimal erfüllen können und dabei über eine zentrale Informationsquelle mit allen anderen Projektbeteiligten vernetzt bleiben. Die intuitive, benutzerfreundliche Interface von Notion unterstützt und vereinfacht die Zusammenarbeit.

• Verbesserte Termintreue. Automatische Arbeitsabläufe senken die Betriebskosten und eliminieren die kognitive Belastung bei der fristgerechten Planung, Abwicklung und Koordination von Aufgaben. Dadurch werden Kapazitäten für wertschöpfende Arbeit freigesetzt, die zu besseren Geschäftsergebnissen und höherer Zufriedenheit der Mitarbeitenden führt.

Notion hat das Wachstum begleitet und Qonto sogar einen unerwarteten Wettbewerbsvorteil verschafft: Das Unternehmen konnte sich als zukunftsfähiger Arbeitgeber positionieren, für den Innovation und Effizienz einen hohen Stellenwert haben. Im Zuge der intensiven Einarbeitung in das Tool nutzte Qonto u. a. die Gelegenheit, neue Funktionen frühzeitig zu testen, und konnte dadurch die Grenzen dessen, was mit Notion möglich ist, neu definieren. So entstand eine wertvolle Feedbackschleife, die in beiden Unternehmen Innovationen fördert.