Pinecone nutzt die durch den Einsatz von Notion-KI eingesparten Stunden für die Entwicklung revolutionärer KI-Produkte.

Ohne Vektordatenbanken wäre generative KI nicht dort, wo sie jetzt ist. Seit 2019 bietet die vollständig gemanagte, serverlose Vektordatenbank-Software die kritische Infrastruktur zum Speichern und für Abfragen, die es Unternehmen ermöglicht, KI-Anwendungen genau, sicher und in großem Maßstab zu entwickeln und zu betreiben. Und mit dem rasanten Tempo der KI-Entwicklung ist das Unternehmen in atemberaubender Geschwindigkeit gewachsen.

Im ersten Jahr, in dem Alicia del Carmen Raymond als Director of People tätig war, erlebte sie, wie sich die Zahl der Mitarbeiter im Unternehmen fast verdreifachte. Mit diesem Wachstum gingen jedoch Herausforderungen einher. Das Auffinden relevanter und zuverlässiger Informationen wurde nahezu unmöglich, da das Wissen in verschiedenen Google Drive-Ordnern, irgendwelchen Präsentationsfolien oder in den Köpfen der Mitarbeitenden versteckt war. Neue Mitarbeitende wussten nicht, ob ihre Suche ins Leere lief, weil sie an der falschen Stelle suchten, weil sie keinen Zugriff hatten oder weil die Informationen einfach nicht vorhanden waren.

Aber das Finden der richtigen Informationen war nicht nur ein Problem der Personalabteilung. Der Vertrieb musste bei komplexem Produkt- und Marktwissen auf dem Laufenden bleiben. Entwicklungsteams waren mit ähnlichen Problemen bei der Dokumentation konfrontiert, was zu Duplikaten, Inkonsistenzen und veralteten Informationen führte. Es wurde deutlich, dass jede Person bei Pinecone einen optimierten Ansatz für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit benötigte.

Bis zu diesem Zeitpunkt verfügte Pinecone über keine strukturierte, unternehmensweite Wissensdatenbank. Google Drive war ein unübersichtliches Sammelsurium von Inhalten, dem die Architektur fehlte, um alles zu organisieren und auffindbar zu halten. Alicia wusste, dass Pinecone eine bessere langfristige Lösung benötigte, aber traditionelle, statische Unternehmens-Wikis sind bei Mitarbeitenden notorisch unbeliebt und geraten häufig in dieselben Fallen von Unordnung und geringer Nutzung.

Es dauerte nicht lange, bis diese Lösung gefunden wurde, da viele Mitarbeitende bereits nach Notion fragten. Sie liebten es, Notion selbst oder in einem vorherigen Unternehmen zu nutzen, und teilten uns alle Möglichkeiten mit, wie Pinecone es nicht nur als Unternehmens-Wiki, sondern auch für die Planung und die tägliche Arbeit des eigenen Teams einsetzen könnte. Sie wiesen ebenfalls darauf hin, dass Pinecones eigenes Produkt dazu beiträgt, Notion-KI zu unterstützen, was ihnen dabei helfen würde, genau das zu finden, was sie in ihrem Workspace benötigten.

Häufig müssen Unternehmen die Einführung eines neuen Tools für die Arbeit erzwingen. Pinecone stellte jedoch fest, dass dies bei Notion nicht der Fall war. Die Mitarbeitenden hatten es bereits im Privatbereich oder in anderen Unternehmen genutzt und wollten es übernehmen, was den Change-Management-Prozess erheblich vereinfachte. Diese Begeisterung führte auch zu innovativen Ideen, wie das Potenzial von Notion im Unternehmen maximiert werden kann.

Die Flexibilität von Notion ermöglicht es jedem Team bei Pinecone, das unternehmensweite Tool an seine spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Als Jake Kokos den Bereich Commercial Sales übernahm, entdeckte er teamspezifische Informationen, die über verschiedene Tools verstreut, in Google Docs und Google Sheets versteckt oder vollkommen undokumentiert waren. Vom Erfolg der Personalabteilung inspiriert, brachte Jake die Vertriebsabteilung zusammen, um alles in ihrem Notion-Teamspace zu sammeln.

Die Teammitglieder können auf der für jeden Geschäftsabschluss angelegten Notion-Seite ihren Ansatz gestalten, detaillierte Anmerkungen festhalten und Informationen aus spezialisierten Tools wie Gong und Salesforce einbinden. Mit allen diesen Informationen für den Vertrieb an einem Ort kann jedes Teammitglied sehen, was in jeden Geschäftsabschluss einfließt, und Notion-KI einsetzen, um sofort Erfolgsberichte zu erstellen. So entsteht geteiltes Wissen, das es anderen Mitarbeitenden im Vertrieb ermöglicht, Best Practices für ihre eigenen Verkaufszyklen zu erlernen, und Teams, wie dem Produktmarketing, Ideen für Enablement-Materialien liefert. Dieses Teilen von Wissen in Echtzeit ist entscheidend. Es sorgt für den universellen Zugriff auf eine aktuelle Wissensdatenbank, anstelle flüchtiger Informationen, die häufig in E-Mails oder Slack-Kanälen verloren gehen und welche die Leute vielleicht gar nicht sehen. „Notion ermöglicht es uns, im Gleichschritt voranzugehen und diesen Rhythmus gleichmäßig zu halten“, sagt Jake zu den Auswirkungen.

Der Vertrieb nutzt Notion auch, um über komplizierte technische Details und Brancheninformationen auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Mit allen technischen Dokumenten und internen Enablement-Materialien in Notion können sie an einem Ort lernen und Fragen im Handumdrehen beantworten. Sie verwenden Notion-KI sogar dazu, in wenigen Sekunden gezielte und effektive Akquiseschreiben zu erstellen.

Die Ergebnisse sind beeindruckend: Zeiteinsparungen, Zugriff auf geteilte Ressourcen und ein leistungsstarker KI-Editor steigerten die Produktivität des Vertriebsteams von 50 auf 400 Touchpoints pro Woche, wodurch sich die Zahl der wöchentlichen Kundengespräche verdoppelt hat.

Was als Unternehmens-Wiki begann, um Mitarbeitenden zu helfen, Unternehmensinformationen besser zu finden, hat sich zu einer neuen Arbeitsweise entwickelt, die auf dem Austausch von Wissen beruht. Alle bei Pinecone arbeiten mit Notion — neue Mitarbeitende arbeiten ab dem ersten Tag damit und nutzen die KI-gestützte Suche, um sich schnell auf den aktuellen Stand zu bringen und sofort loslegen zu können.

„Pinecone ist ein schnelllebiges, internationales KI-Infrastrukturunternehmen, das rund um die Uhr arbeitet. Die flexiblen Funktionen und überlegenen, KI-gestützten Q&A-Funktionen von Notion helfen uns, auf Kurs zu bleiben“, sagt Edo Liberty, Gründer und CEO von Pinecone. „Dadurch können wir einfach und effizient zusammenarbeiten — deshalb dient Notion als unsere interne Source of Truth.“

Durch die Bereitstellung eines flexiblen, KI-gestützten Workspaces hat Notion Pinecone dabei geholfen, seine Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu fördern und seinen Wettbewerbsvorteil in der sich schnell entwickelnden KI-Branche zu erhalten.