Dicas para manter as páginas do Notion da sua equipe atualizadas

À medida que sua equipe cresce, o Notion cresce com você. Seus processos, sua equipe, sua empresa: quando tudo aumenta, geralmente isso significa criar mais conteúdo para apoiar esse crescimento, seja na forma de material de integração ou na criação de novos processos.

Essa documentação é a base sobre a qual você vai crescer. Mas mantê-la atualizada e organizada é igualmente importante.

Usando os recursos do Notion, você pode otimizar sua capacidade de monitorar quais páginas precisam de revisão, garantir que as informações permaneçam atualizadas e comunicar as atualizações ao restante da sua equipe.

Ver a progressão de uma página desde sua criação até a versão mais recente dá transparência à sua equipe e ajuda você a entender o que precisa de uma atualização.

Aqui estão algumas maneiras de se manter informado quando você tiver sprints de engenharia, projetos de marketing em andamento e outras páginas que mudam constantemente.

No canto superior direito da sua página do Notion, selecione ••• e clique em Atualizações e métricas. Aqui, você pode ver todas as alterações feitas na página.

Você também pode selecionar Notificar-me para receber atualizações sobre comentários, respostas e @-menções feitas em qualquer lugar da página.

Digamos que você esteja verificando as atualizações de uma página e perceba que algo foi alterado incorretamente, por exemplo, o processo de QA da sua equipe de engenharia. Em vez de desfazer cada alteração uma a uma em Atualizações e métricas, você pode restaurar uma versão anterior da página.

Toque em ••• no canto superior direito da página e selecione histórico da versão. Você verá as versões anteriores da página organizadas por data. Encontre a versão de antes das alterações incorretas de QA, selecione-a e clique em Iniciar restauração.

Se sua equipe mantém documentos, tarefas ou Anotações de reunião em uma base de dados, certas propriedades podem ajudar você a ver quando uma página foi criada, quem a criou e quando foi editada pela última vez. Assim, você tem uma visão rápida da atividade recente.

Para adicionar uma, clique em + Adicionar propriedade em uma nova coluna da base de dados e escolha a propriedade que deseja usar.

Aqui estão algumas opções úteis:

• Criado em: registra automaticamente a data e hora de criação da página. Se a página for estrutural, talvez não precise de ação. Mas se for algo como uma especificação de projeto ou Anotações de reunião de meses atrás, pode ser uma candidata para uma limpeza.

• Criado por: registra automaticamente o autor original de qualquer página de base de dados. Se você estiver revisando e organizando documentos ou Anotações de reunião, pode mencionar os criadores das páginas para confirmar se elas ainda são necessárias.

• Última edição por: veja automaticamente quem fez as últimas alterações em qualquer página. Isso pode mostrar quem está ajustando as páginas com frequência. Assim como a propriedade Criado por, Última edição por ajuda na hora de limpar as páginas em uma base de dados, pois você pode ver quem está atualizando as páginas com mais frequência.

• Última edição em — outra maneira de ver quais páginas na sua base de dados são as mais recentes, o Última edição em registra a data e hora da última edição da página.

Talvez você queira limpar algumas páginas desatualizadas no seu espaço de trabalho, mas não queira excluí-las para sempre. Nesse caso, sugerimos criar um arquivo para cada página de nível superior no seu espaço de trabalho.

Isso permite que você mantenha uma página organizada, mas também tenha algumas dessas páginas antigas para referência, como por exemplo, um estatuto de produto que sua equipe pode querer consultar ao criar algo semelhante.

Basta criar o arquivo como uma subpágina e arrastar as subpáginas desatualizadas para dentro dele. Saiba mais.

Seja uma wiki de equipe ou os benefícios da sua empresa, você provavelmente tem páginas no seu espaço de trabalho que são usadas com frequência, mas só precisam ser atualizadas a cada poucos meses. Veja como manter essas páginas atualizadas para que sua equipe receba as informações corretas.

Economize o tempo de restaurar versões antigas de páginas após alterações acidentais. Digamos que você altere a política de opções de ações da sua equipe. Você não gostaria que um novo funcionário editasse essa página acidentalmente enquanto a revisa.

Clique em ••• e ative Bloquear página. Quando você bloqueia uma página, nada pode ser editado ou alterado por ninguém (inclusive você!) até que o bloqueio seja desativado. Você também pode fazer o mesmo com bases de dados.

Em vez de fazer isso nos comentários da página, achamos melhor criar uma frase de destaque no topo da página — para que fique claro quem é o proprietário da página.

Digite /callout no topo da sua página e digite @ e o nome da pessoa para mencioná-la na frase de destaque. Dessa forma, ela sabe que é responsável por essa página. Mas, talvez ainda mais importante, qualquer pessoa que tenha dúvidas sobre o conteúdo da página sabe a quem perguntar.

Você também pode definir expectativas sobre a frequência com que os proprietários das páginas precisam revisá-las adicionando lembretes. Adicione um prazo para concluir as atualizações com @ seguido da data. Por exemplo, digitar @30/06 cria um registro de data e hora que exibe a data desejada.

Talvez você queira que alguém entre e verifique a wiki da equipe novamente daqui a três meses para atualizações nas políticas de benefícios ou na declaração de missão da empresa. Primeiro, @ mencione a pessoa em um comentário na página que você deseja que ela revise. Depois, adicione @lembrete e insira o prazo para a próxima rodada de atualizações. Clique nessa tag @ com a data e uma janela de calendário será aberta. Aqui você pode configurar para que a pessoa receba um lembrete dois dias antes da data de vencimento.