팀의 Notion 페이지를 최신 상태로 유지하는 팁

팀이 성장하면 Notion도 함께 확장됩니다. 프로세스, 팀, 회사가 성장함에 따라 온보딩 자료를 만들거나 새로운 프로세스를 정리하는 등 성장을 뒷받침하기 위한 콘텐츠도 더 많이 작성하게 됩니다.

이러한 문서는 조직이 확장하기 위한 기반이 됩니다. 하지만 문서를 최신 상태로 유지하고 체계적으로 정리하는 것 역시 그만큼 중요합니다.

Notion의 기능을 활용하면 수정이 필요한 페이지를 파악하고, 정보를 최신 상태로 유지하며, 업데이트된 내용을 팀의 다른 구성원에게 공유하는 작업을 간소화할 수 있습니다.

페이지 생성 시점부터 최신 버전까지의 진행 상황을 확인하면 팀 전체가 투명하게 파악할 수 있으며, 어떤 부분을 업데이트해야 하는지도 쉽게 이해할 수 있습니다.

엔지니어링 스프린트나 마케팅 프로젝트를 진행 중이거나 계속 바뀌는 페이지가 있을 때 업데이트 내용을 파악할 수 있는 몇 가지 방법을 소개합니다.

Notion 페이지의 오른쪽 상단에서 •••을 선택한 다음 업데이트 및 애널리틱스를 클릭하세요. 여기에서 해당 페이지에 적용된 모든 변경 사항을 확인할 수 있습니다.

알림 받기를 선택하여 페이지 어디에서든 작성된 댓글, 답글, @멘션에 대한 업데이트를 받을 수도 있습니다.

페이지의 업데이트를 확인하다가 엔지니어링 팀의 QA 프로세스처럼 잘못 변경된 내용을 발견했다고 가정해 보겠습니다. 업데이트 및 애널리틱스에서 변경 사항을 하나씩 되돌리는 대신, 이전 버전의 페이지를 복원할 수 있습니다.

페이지 오른쪽 상단에서 •••을 탭하고 버전 기록을 선택하세요. 날짜별로 정리된 이전 버전의 페이지를 볼 수 있습니다. 잘못된 QA 변경 사항이 적용되기 전의 버전을 찾아 선택한 다음 복원 시작을 클릭하세요.

팀에서 문서, 작업 또는 회의록을 데이터베이스에 보관하는 경우, 특정 속성을 사용하면 페이지를 만든 시간, 만든 사용자, 최종 편집 일시를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 최근 활동을 한눈에 파악할 수 있습니다.

속성을 추가하려면 새 데이터베이스 열에서 + 속성 추가를 클릭하고 사용할 속성을 선택하세요.

유용한 옵션은 다음과 같습니다:

• 만든 시간 — 페이지가 생성된 시점이 자동으로 기록됩니다. 페이지가 기본 문서라면 별도의 조치가 필요하지 않을 수 있습니다. 하지만 몇 달 전에 작성한 프로젝트 사양서나 회의록과 같은 문서라면 정리 대상이 될 수 있습니다.

• 만든 사용자 — 데이터베이스 페이지의 원본 작성자를 자동으로 기록합니다. 문서나 회의록을 정리할 때 페이지 만든 사용자를 @멘션하여 해당 페이지가 여전히 필요한지 확인할 수 있습니다.

• 최종 편집자 — 각 페이지를 가장 최근에 변경한 사람이 자동으로 표시됩니다. 이를 통해 누가 페이지를 자주 수정하는지 알 수 있습니다. 만든 사용자 속성과 마찬가지로 최종 편집자 속성도 누가 페이지를 가장 자주 업데이트하는지 확인할 수 있어 데이터베이스의 페이지를 정리할 때 유용합니다.

• 최종 편집 일시 — 데이터베이스에서 어떤 페이지가 가장 최근에 업데이트되었는지 알 수 있는 또 다른 방법입니다. 최종 편집 일시에는 페이지의 마지막 편집 시점이 기록됩니다.

워크스페이스에서 오래된 페이지를 정리하고 싶지만, 그렇다고 완전히 삭제하고 싶지는 않을 수 있습니다. 따라서 워크스페이스의 모든 최상위 페이지에 보관함을 만들어 두는 것이 좋습니다.

이렇게 하면 페이지를 깔끔하게 정리하면서도 팀에서 유사한 제품을 개발할 때 참고할 수 있는 제품 헌장과 같은 오래된 페이지를 참고용으로 보관할 수 있습니다.

보관함을 하위 페이지로 만든 다음, 오래된 하위 페이지를 보관함으로 드래그하기만 하면 됩니다. 자세히 알아보기.

팀 위키나 회사의 복리후생 정보처럼, 워크스페이스에는 자주 사용되지만 몇 달에 한 번 정도만 업데이트하면 되는 페이지가 있을 수 있습니다. 팀이 항상 올바른 정보를 확인할 수 있도록 이러한 페이지를 최신 상태로 유지하는 방법은 다음과 같습니다.

실수로 변경된 후 이전 버전의 페이지를 복원하는 데 시간을 들이지 않아도 됩니다. 예를 들어 팀의 스톡옵션 정책을 변경했다고 가정해 보겠습니다. 신입 사원이 해당 페이지를 확인하는 과정에서 실수로 내용을 편집하는 상황은 피하고 싶을 것입니다.

•••을 클릭하고 페이지 잠금을 토글하세요. 페이지를 잠그면 잠금을 해제하기 전까지는 누구도(본인 포함!) 내용을 편집하거나 변경할 수 없습니다. 데이터베이스도 동일하게 설정할 수 있습니다.

페이지 댓글에서 이 작업을 수행하는 대신, 페이지 상단에 콜아웃을 만들어 누가 해당 페이지의 담당자인지 명확히 하는 것이 더 좋습니다.

페이지 상단에서 /callout을 입력한 다음 @와 담당자 이름을 입력하여 콜아웃에 담당자를 멘션하세요. 이렇게 하면 담당자는 자신이 그 페이지를 담당하고 있음을 알 수 있습니다. 더 중요한 점은 페이지 내용에 대해 궁금한 어떤 사람이든 누구에게 문의해야 할지 알 수 있다는 것입니다.

리마인더를 추가하여 페이지 담당자가 얼마나 자주 페이지를 수정해야 하는지에 대한 기준을 설정할 수도 있습니다. @ 뒤에 날짜를 입력하여 업데이트 완료 기한을 추가하세요. 예를 들어 @6/30을 입력하면 원하는 날짜가 표시되는 타임스탬프가 생성됩니다.

예를 들어 3개월 후 누군가가 팀 위키를 다시 확인하여 복리후생 정책이나 회사 사명 선언문이 업데이트되었는지 살펴보도록 할 수 있습니다. 먼저 다시 확인해야 하는 페이지의 댓글에서 해당 담당자를 @로 멘션하세요. 그런 다음 @리마인더를 추가하고 다음 업데이트를 진행할 기한을 입력하세요. 날짜가 포함된 @ 태그를 클릭하면 캘린더 창이 열립니다. 여기에서 마감일 이틀 전에 담당자에게 리마인더가 전송되도록 설정할 수 있습니다.