AI Meeting Notes (גרסת בטא)

AI Meeting Notes כותב עבורכם סיכומי פגישה מפורטים כדי שתוכלו להישאר ממוקדים בשיחה. Notion AI מתמלל את הפגישה שלכם ומזהה נקודות מרכזיות ומשימות לביצוע שאותן תוכלו לשתף עם כל הצוות שלכם.

כדי להשתמש ב-AI Meeting Notes:

• עליכם להיות רשומים לתוכנית Business או Enterprise של Notion.

• אם אתם משתמשים באפליקציית Notion למחשב, עליכם להשתמש בגרסה 4.7.0 ומעלה.

  • אם אתם משתמשים במכשיר Mac, עליכם להשתמש ב-macOS 13 או בגרסה מאוחרת יותר.

  • אם אתם משתמשים במכשיר Windows, עליכם להשתמש בגרסה העדכנית ביותר.

כדי להפעיל את AI Meeting Notes, יש להקליד /פגישה בכל דף באפליקציה למחשב. אם אתם משתמשים בדפדפן אינטרנט, תתבקשו לפתוח את אפליקציית Notion לשולחן העבודה או להוריד אותה אם עדיין לא עשיתם זאת.

יש לכתוב את כל פריטי סדר היום או הקשר תחת הערות לפני הפגישה. בעת יצירת הסיכום, Notion AI ייקח בחשבון את ההערות האלה.

כדי לתמלל את הפגישה שלכם:

1. בוחרים באפשרות התחלת תמלול. פעולה זו מהווה אישור לכך שכל המשתתפים בפגישה נתנו את הסכמתם להקלטה ולתמלול של הפגישה.

2. בסיום הפגישה, אם ברצונכם להפסיק את התמלול, בוחרים באפשרות עצירה. סיכום ה-AI יתחיל להיווצר באופן אוטומטי. לתשומת לבכם, נדרשת לפחות דקה אחת של אודיו מוקלט כדי ליצור סיכום.

3. אם ברצונכם לחדש את ההקלטה, יש ללחוץ על סמל המחוון בחלק העליון של בלוק סיכומי הפגישה ← חידוש התמלול.

AI Meeting Notes יכול לייצר הערות על סמך סוג הפגישה שאתם מקיימים, כמו שיחת מכירות, פגישה יומית או פגישת צוות. כדי לשנות את הפורמט של סיכום AI Meeting Notes:

1. לוחצים על סמל המחוון בחלק העליון של הבלוק.

2. מעבירים את סמן העכבר מעל פורמט ובוחרים אחת מהאפשרויות.

   • שינויים בפורמט חלים רק על הקלטות חדשות או כאשר אתם חוזרים לתמלול. כדי לעדכן סיכום קיים בפורמט חדש, לוחצים על ניסיון חוזר לסיכום.

לאחר בחירת הבלוק, תתקבל תזכורת לחשוף את השימוש שלכם ב-AI Meeting Notes ולקבל הסכמה מכל המשתתפים בפגישה לפני שממשיכים.

כדי לעזור לכם לבקש הסכמה, יהיו לכם כמה אפשרויות קלות:

• טקסט: לוחצים על סמל המחוון בחלק העליון של בלוק AI Meeting Notes ומעבירים את סמן העכבר מעל הסכמה. עורכים את הודעת ההסכמה כרצונכם, ואז מעתיקים ומדביקים אותה בצ'אט של אפליקציית הוועידה שבה אתם משתמשים.

• קול: לוחצים על🔈 בחלק התחתון של בלוק AI Meeting Notes לפני שמתחילים בתהליך התמלול. פעולה זו תשמיע את הודעת ההסכמה שלכם לכל המשתתפים.

  • אפשר לשנות את הקול על ידי לחיצה על סמל המחוון בחלק העליון של בלוק סיכומי הפגישה ובחירה בקולות שונים עבור שפות שונות. Notion תשתמש באופן אוטומטי בשפה של הפגישה שלכם כדי להפעיל את הקול המתאים.

• לומר את זה בקול: גם בקשה פשוטה יכולה לעבוד. לדוגמה, אפשר לשאול, "האם זה בסדר להקליט ולתמלל את הפגישה הזו באמצעות Notion AI Meeting Notes?"

רוצים לאחסן את כל ה-AI Meeting Notes שלכם במאגר ידע אחד כדי לגשת אליהם בקלות? כדי להגדיר מאגר ידע כברירת מחדל עבור סיכומי הפגישה שלכם:

1. עוברים אל הגדרות ← Notion AI.

2. פותחים את התפריט הנפתח שליד מאגר הידע של הפגישות המוגדר כברירת מחדל.

3. מאתרים ובוחרים את מאגר הידע שבו רוצים לאחסן את ה-AI Meeting Notes.

בפעם הבאה שתיצרו דף AI Meeting Notes חדש (מתוך התראת AI Meeting Notes, למשל), הדף ייווצר באופן אוטומטי בתוך מאגר הידע המוגדר כברירת מחדל.

ייתכן שיופיע לכם חלון קופץ שמבקש מכם לתת ל-Notion גישה למסך ולמערכת האודיו שלכם, גם לאחר שכבר נתתם גישה. לפעמים, איפוס ההרשאות האלה יכול לפתור את הבעיה.

איך לתקן את זה

• בהגדרות המכשיר שלכם, מבטלים את הגישה של Notion למסך ולמערכת האודיו. לאחר מכן יוצאים מ-Notion, מפעילים מחדש את המכשיר, פותחים את Notion ופועלים לפי ההנחיות כדי לתת לו גישה.

• חשוב לוודא שאתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר של אפליקציית Notion לדפדפן המחשב. אם לא, יש לשדרג לגרסה העדכנית ביותר ולראות אם זה פותר את הבעיה.

ייתכן ש-AI Meeting Notes לא יעבוד כראוי בגלל גרסת מערכת ההפעלה או אפליקציית Notion שבה אתם משתמשים, וייתכן שתקבלו הודעת שגיאה על כך שלא ניתן להפעיל את התכונה.

איך לתקן את זה

• אם אתם משתמשים במכשיר Mac, יש לוודא שאתם משתמשים ב-macOS 13 או בגרסה מאוחרת יותר.

• אם אתם משתמשים במכשיר Windows, יש לוודא שאתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר.

• חשוב לוודא שאתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר של אפליקציית Notion.

• טוענים מחדש את הדף או מפעילים מחדש את האפליקציה.

אם אינכם יכולים לראות את AI Meeting Notes בתפריט הלוכסן שלכם, ייתכן ש-AI Meeting Notes כבוי עבור סביבת העבודה שלכם.

איך לתקן את זה

• אם אתם בעלי סביבת עבודה, עוברים אל הגדרות ← Notion AI ומפעילים את AI Meeting Notes.

• אם אינכם בעלי סביבת עבודה, יש לפנות לבעלי סביבת העבודה ולשאול אם הם יכולים להפעיל את AI Meeting Notes עבור סביבת העבודה שלכם.

AI Meeting Notes הופך לעוצמתי עוד יותר עם Notion Calendar. אפשר ליצור, לארגן ולשתף בקלות סיכומי פגישה כדי שתוכלו להישאר נוכחים בפגישות ולשמור על הסנכרון של הצוות שלכם.

כך מחברים את AI Meeting Notes ל-Notion Calendar בפעם הראשונה:

1. לוחצים על סמל המחוון בחלק העליון של בלוק AI Meeting Notes ← חיבור Notion Calendar.

   • אם אינכם רואים את האפשרות הזו, פירוש הדבר שסביבת העבודה שלכם כבר מחוברת ל-Notion Calendar.

2. בחלק העליון של Notion Calendar, לוחצים על סמל הפרופיל ← הגדרות ← AI Meeting Notes.

   • בוחרים היכן לאחסן את סיכומי הפגישה (אנחנו ממליצים על מאגר ידע של סיכומי פגישה). כברירת מחדל, זה יהיה הקטע הפרטי של סביבת העבודה שלכם ב-Notion, אבל אתם יכולים להגדיר אותו לכל יעד. שימו לב שהגדרה זו שונה ממאגר הידע המוגדר כברירת מחדל שניתן להקצות בהגדרות של Notion. אם אתם רוצים שכל ה-AI Meeting Notes שלכם יאוחסנו באותו מקום, יש להקפיד להגדיר את אותו מיקום ברירת מחדל עבור סיכומי הפגישה גם ב-Notion Calendar וגם ב-Notion!

   • אפשר לבחור לשתף באופן אוטומטי את סיכומי הפגישה עם המשתתפים באירוע.

     • תוכלו לעשות זאת רק עם משתתפים באירוע שהם גם בסביבת העבודה שלכם ב-Notion.

   • אפשר לבחור להוסיף באופן אוטומטי סיכומי פגישות לאירועים חדשים.

יש כמה דרכים לחבר את AI Meeting Notes לאירועים קיימים ב-Notion Calendar:

• לוחצים על סמל המחוון בחלק העליון של בלוק AI Meeting Notes, מעבירים את העכבר מעל הוספת אירוע בלוח השנהובוחרים באירוע עתידי.

• בקטע אירועים קרובים של Notion ‏‏Home, מעבירים את העכבר מעל אירוע ובוחרים בסמל של AI Meeting Notes. לא תראו אפשרות זו עבור אירועים שנמשכים כל היום.

• בוחרים אירוע ב-Notion Calendar, לוחצים על השדה AI Meeting Notes and Docs ומוסיפים סיכומי פגישה.

להלן מידע כללי על החוקים והתקנות הנוגעים לתמלולים, וכן כמה שיטות עבודה מומלצות שיש לקחת בחשבון בעת הפעלת AI Meeting Notes.

בארצות הברית, חוקים מסוימים דורשים הסכמה של אחד מהמשתתפים לפחות לפני הקלטה או תמלול של שיחה או פגישה. חוקים אחרים דורשים לקבל הסכמה מכל המשתתפים לפני הקלטה או תמלול של שיחה.

מחוץ לארצות הברית, למשל באיחוד האירופי, ישנם חוקים דומים הדורשים הסכמה של המשתתפים לפני הקלטה או תמלול של שיחה.

בנוסף לדרישות ההסכמה, ייתכנו גם חוקים המסדירים את האופן שבו אתם משתמשים בהקלטות או בתמלולים של השיחות, חושפים את תוכנן ומאבטחים אותם. חוקים אלה עשויים להשתנות בהתאם למיקום המשתתפים, למגזר העסקי ולתקנים הנהוגים בתעשייה.

קבלת הסכמה

הקביעה אילו חוקי הסכמה יחולו עלולה להיות מסובכת כאשר המשתתפים בפגישה נמצאים במספר מדינות או ארצות, או אם אינכם בטוחים לגבי מיקומם של משתתף אחד או יותר. אנחנו ממליצים לציית לחוקי ההסכמה המחמירים ביותר ולקבל תמיד הסכמה מכל המשתתפים לפני השימוש ב-AI Meeting Notes לתמלול פגישה.

שיטות עבודה מומלצות נוספות

• יש להסביר באופן ברור למשתתפים שתתמללו את השיחה באמצעות ספק צד שלישי (למשל, Notion AI Meeting Notes).

• יש לשמור תיעוד הולם של האופן שבו קיבלתם את ההסכמה.

• יש לכבד את בחירתו של משתתף שלא להיות מתומלל.

• אם משתתפים חדשים מצטרפים לשיחה לאחר שהתחיל התמלול, יש לעצור ולקבל הסכמה מהמשתתפים החדשים לפני שממשיכים.

• יש להבהיר למשתמשים שלכם כיצד אתם מתכננים להשתמש ו/או לשתף את ההקלטות והתמלולים (או כל מידע הנגזר מהם).

• יש לוודא שאתם משתמשים בהקלטות ובתמלולים ומשתפים אותם רק באופן התואם את מה שאמרתם למשתמשים שלכם ואת כל החוקים החלים.

• יש לשמור ההקלטות והתמלולים רק למשך הזמן הדרוש לכם.

התכונה AI Meeting Notes מספקת דרכים לחשוף את השימוש שלכם בה ולקבל הסכמה ממשתתפי הפגישה. מידע נוסף על כך תמצאו כאן, אבל שימו לב שאלו רק כמה דוגמאות לאופן שבו אתם עשויים לקבל הסכמה.

AI Meeting Notes משתמש במעבדי משנה (OpenAI,‏ Anthropic,‏ Fireworks ו-Baseten Labs, Inc.)‎ כדי להקליט את הפגישה, לעבד את קובץ האודיו לתמלול ולאחר מכן להפיק תובנות, כגון סיכום פגישה, פריטי פעולה, משתתפים בשיחה ועוד.

אם אתם בעלי סביבת עבודה ואינכם רוצים שהתכונה AI Meeting Notes תהיה זמינה לחברי סביבת העבודה שלכם, תוכלו לבטל את התכונה בסביבת העבודה שלכם בכל עת. כדי לעשות זאת, יש לעבור אל הגדרות ← Notion AI ולכבות את האפשרות זמינות סביבת עבודה.

עותקים מקומיים של האודיו של הפגישה המוקלטת זמינים למשתמש שיזם את AI Meeting Notes ("המקליט"). 10 קובצי האודיו המוקלטים האחרונים של הפגישות יאוחסנו במכשיר המקומי של המקליט ויהיו זמינים להורדה. רק למקליט יש את היכולת להוריד קובץ אודיו שנשמר באופן מקומי.

יכולת זו כבויה כברירת מחדל עבור כל התוכניות. אם ברצונכם להפעיל אחסון מקומי של אודיו עבור המשתמשים שלכם, תוכלו להפעיל את האפשרות בסביבת העבודה שלכם בכל עת. כדי לעשות זאת, יש לעבור אל הגדרות ← Notion AI ולהפעיל את האפשרות לאחסן אודיו באופן מקומי.

ניתן למחוק תמלול בשתי דרכים:

• ישירות בבלוק AI Meeting Notes, על ידי לחיצה על סמל המחוון ← מחיקת תמלול. פעולה זו תמחק גם את האודיו הנלווה המאוחסן באופן מקומי מהמכשיר של המקליט.

• על ידי מחיקת הדף הראשי שבו ממוקם הבלוק AI Meeting Notes. לאחר המחיקה, הדף יפעל לפי הגדרות שמירת הנתוניםשל סביבת העבודה שלכם.

בעלי סביבות עבודה בתוכנית Enterprise יכולים להגדיר לוח זמנים למחיקה אוטומטית של תמלילים. כדי לעשות זאת, יש לעבור אל הגדרות ← Notion AI ולהגדיר לוח זמנים למחיקה אוטומטית של תמלילים. סיכומים והערות יישארו בבלוקים של AI Meeting Notes בסביבת העבודה שלכם, אבל כל התמלולים יימחקו באופן אוטומטי בהתאם ללוח הזמנים שנבחר למחיקה.

אפשר לבחור לאחסן הקלטות אודיו במכשיר המקומי של המקליט. המקליט יכול למחוק שמע המאוחסן באופן מקומי מהמכשיר המקומי שלו בכל עת. כדי לעשות זאת, יש ללחוץ על סמל המחוון בבלוק AI Meeting Notes, להעביר את העכבר מעל הקלטות אודיוולבחור באפשרות מחיקת הקלטות. פעולה זו מוחקת את כל ההקלטות עבור הבלוק הספציפי של AI Meeting Notes.

אם בעלים של סביבת עבודה בתוכנית Enterprise הפעיל הן את האפשרות מחיקת תמליל אוטומטית והן את האפשרות אחסון אודיו באופן מקומי בהגדרות שלו, הקלטות אודיו מקומיות יפעלו לפי לוח הזמנים שנבחר למחיקה אוטומטית של תמלילים. כאשר תמלול נמחק בהתאם ללוח הזמנים של המחיקה האוטומטית, נמחקות גם הקלטות האודיו המשויכות אליו, המאוחסנות במכשיר המקומי של המקליט. אם בעלים של סביבת עבודה מגדיר מחיקה של התמלולים מיד לאחר יצירת סיכום AI Meeting Notes, לא יאוחסן אודיו באופן מקומי במכשיר של המקליט.