Lyka、Notionを使用してチームの認識を一致させ、ツールスタックの費用を年間75,000ドル以上を節約

LykaではNotionを使用してナレッジを整理し、より柔軟で拡大可能なワークフローを実行しています。Monday.comやConfluenceなど異なるツールで行われるサイロ化された業務をNotionに統合して、かつてないほど協力的かつ効率的に働くことを可能にしました。

体験談

Lauren Goldman

シニアビジネスオペレーションマネージャー

Cass Do Carmo

シニアブランドマーケティングマネージャー

用途

全社利用、Wiki、プロジェクト管理

ツールを統合して連携を改善

ツールの数が多すぎると感じる企業はますます増加しています。長年にわたって、企業が使用するツールの数は増えてきました。平均して、従業員が500名未満の企業は、172個のツールを使用しています。

結果として、従業員はツールスタックに圧倒され、必要な情報がどこで見つかるのかわからなくなっています。ドキュメントはある場所に、プロジェクトは別の場所に保存されており、ツールを行き来することで全員の作業スピードが落ちます。

Lauren Goldman氏が2023年の始めにLykaに入社し、初めて大きなプロジェクトに関わったときのことです。チームごとに異なるツールを使っていたため、どのようにして会社全体で認識を一致させるか、ツールスタックを統合するかを考え出さなくてはなりませんでした。

Lykaは、より健康的なドッグフードをオーストラリアで広めるために先頭に立って尽力しています。犬の栄養摂取に対してシンプルでありながらパワフルなアプローチをとっており、高品質のドッグフードを提供しています。3,000万食を提供し、何千もの5つ星評価を獲得したLykaチームは、成長を支えるために迅速に規模を拡大していきました。しかし、社内チームの拡大に合わせて会社のプロセスも拡大するということはありませんでした。成長中のチームがより効果的で協力的な方法で共同作業ができるように、Lykaは対策を見つける必要があったのです。

同じミッションを共有しているにもかかわらず、各チームは孤立していました。別々のツールを使用し、異なるワークフローに従っており、チーム間のコラボレーションは非効率的でした。仕事に使うツールが、オペレーションチームはNotion、マーケティングチームはMonday.com、プロダクトチームはConfluenceといったようにばらばらでした。デジタルシステムを一切使用していなかったチームもあります。異なるツール間で共有されたナレッジもありましたが、信頼できる単一の情報源が欠如していました。

チームごとに働き方が異なっていたため、Slackが私たちをまとめる唯一のツールとなりました。コミュニケーションは取れましたが、作業はあちこちで行われていました。信頼できる1つのツールはなかったのです。

Lauren Goldman — チームごとに働き方が異なっていたため、Slackが私たちをまとめる唯一のツールとなりました。コミュニケーションは取れましたが、作業はあちこちで行われていました。信頼できる1つのツールはなかったのです。

Notionにワークフローを統合することの必要性

Lykaでは、製品に細心の注意を払うのと同様に、とても慎重にプロセスを練っており、共同作業の方法について非常に強固な考え方を持っています。目まぐるしいスピードでビジネスを展開する成長企業として、物事を適切に行わなければならないことを理解しています。効率的なワークフローを築くことは頭痛のタネを減らすだけでなく、会社を成功させる鍵です。

Notionは、Lykaのニーズをすべて満たしただけでなく、大幅な経費削減を実現しました。既存のツールを法人プランにアップグレードすれば、探していた多くの機能を入手することは可能でしたが、多額の費用がかかり、ワークフローにおける問題の核心を解決することにもつながらなかったでしょう。

Lykaでのツールのニーズ — Lauren氏がLykaの全チーム向けの新しいソリューションを探し始めたとき、重要なニーズがいくつかありました。

移行、および変化に対処する上での課題

Lauren氏とチームがNotionの利用を開始したときに直面した大きな課題は、どのようにして全チームとそれぞれのワークフローをNotionに組み込むかということでした。このプロセスを開始するために、Lauren氏は多くの作業を担当しました。既存のデータをすべてNotionに移動させ、異なるツールに存在したLykaのこれまでの情報やナレッジをすべて取り込みました。

Notionへの移行をよりスムーズに行うため、Lauren氏は社内用のガイドラインやリソースを準備して全員がNotionの利用を開始できるようにしました。Slackチャンネルも作成して、質問に答え、ヒントを共有し、新しい働き方を作り出しました。

また、ドキュメント管理の文化を生み出すことも重視しました。それは従業員が常にすべての情報をNotionに保存するという文化です。Lykaでの具体的な方法は、全社員ミーティング、チーム間の情報共有、プロジェクトの始動などあらゆる場面でNotionリンクを共有するというものでした。

全従業員のツールをNotionへと切り替えるにあたって、Lauren氏は働き方ガイドラインをLykaで初めて作成し、チームがどのようにNotionを使用すべきか、そして全体としてどのように協力すべきかを説明しました。こうすることで、全員の理解を一致させ、情報にシームレスにアクセスできるようになりました。また、日常業務における効率の向上や、部署間の関係強化にもつながりました。 — 全従業員のツールをNotionへと切り替えるにあたって、Lauren氏は働き方ガイドラインをLykaで初めて作成し、チームがどのようにNotionを使用すべきか、そして全体としてどのように協力すべきかを説明しました。

新しいツールに適応する代わりに、各チームが独自のニーズに合わせて同じツールを採用

Notionは柔軟性が高いため、Lykaの各チームはニーズに合わせてツールをカスタマイズしています。チームがツールに適応する必要はもうありません。Notionがチームの希望に合わせて機能します。

たとえば、マーケティングチームは専用のマーケティングホームページに、チームのワークフロー、カレンダー、計画書、リソースをすべて保存しています。そこは中心的なワンストップ情報源で、チームメンバー全員が現在のプロジェクトについて最新情報を把握できます。また、毎週のチェックインやリーダーシップミーティングもここで開催しています。このような使い方をすることで、達成や失敗、成長に関する最新情報を常に簡単に把握できます。部門横断的なパートナーと共同作業をしたり、彼らをマーケティングワークフローに参加させたりすることもより簡単に行えます。以前は、リクエストはSlackまたはメールで送っていました。今では、新しいSNS投稿や新しくなった商品などに関するリクエストを誰もがNotionで送信できるようになりました。マーケティングチームは、プロジェクトの管理や完了、パートナーへの最新情報の提供を1つのデータベースで行えるようになったのです。

Notionを使用しているのはマーケティングチームだけではありません。社内の全チームがNotionを最高のツールとして採用し、以前は実現不可能だった新しいワークフロー作成しています。研究開発チームはSlackインテグレーションを使用して、受け取ったリクエストを記録しています。人事チームは堅牢なデータベースを使用して会社のオンボーディングプログラムを作成し、全新入社員が適切なコース資料と動画からすばやく最新情報を把握できるようにしました。ペンと紙のみを使用してきたLykaの製造チームも、ほかの全員と同じようにNotionで作業しています。

誰もが1つのワークスペースから情報を消費し、そこへ情報を提供するようになると、透明性を徹底的に強化できます。こうすることで、何に取り組んでいるのか、どのように意思決定が行われているのかを明確に把握できます。

Lykaは、部門横断的なチームメンバーが簡単にリクエストをしたり、プロジェクトを順調に進めたりできるようにすることで、クリエイティブアセットが必要なプロジェクトの効率的な管理を可能にし、今後の全プロジェクトを俯瞰して優先事項やワークフローを把握できるようにしました。

Cass Do Carmo — 全員が同じツールを使用するようになった今、できることが大幅に増えました。

より良い働き方で、目に見える成果を実現

Notionへと切り替えることで、LykaでのLauren氏と同僚の働き方が変わりました。協力が強化されて効率も上がり、以前よりも迅速に製品やサービスを市場に投入できるようになりました。

また、重要なビジネスの成果を上げています。Notionのエンタープライズプラン1つに統合することで、Lykaは毎年75,000ドル（チームメンバー1人あたり500ドル）を節約してきました。しかし、経費削減は収益向上の一部分に過ぎません。Lykaは現在、かつてないほど効率的かつ協力的に機能しており、最高品質の製品をより迅速に市場に投入しています。

全員でNotionを使用することで、LykaでのLauren氏と同僚の働き方が変わりました。会社全体で、真のドキュメント管理の文化が築かれ始めました。Notionでは、情報が適切に保存されるだけではなく、見事に整理され、配布されます。