Asiakkaan tarina
Pleon eriaikainen yhteistyömalli antaa tilaa harkitummalle työskentelylle
Pleo auttaa yrityksiä eri puolilla Eurooppaa yksinkertaistamaan maksamista älykkäillä yrityskorteilla. Pleo käyttää Notionia päästäkseen eroon työskentelyä helposti haittaavista toimistotyön perinteistä, kuten reaaliaikaisista palavereista ja hätäisestä päätöksenteosta. Työntekijät voivat pitää taukoja, ajatella ja tehdä töitä harkitummin.
Omat näkymät eri rooleissa työskenteleville
Pleolla on laaja työntekijöiden, freelancereiden ja alihankkijoiden verkosto, joka kehittää tuotteita ja mahdollistaa yrityksen kasvun. 10 tuntia kuukaudessa työskentelevän freelancerin ei kuitenkaan tarvitse nähdä samoja tietoja kuin päällikkötason työntekijän.
Pleossa kehitettiin samaa projektitaulua varten roolikohtaiset näkymät. Näin jokainen voi keskittyä tarvitsemiinsa tietoihin. Työntekijät näkevät oletusarvoisesti vain ne tehtävät, projektit ja tiedot, joita tarvitsevat työtehtävissään.
Notionin avulla olemme voineet jaotella tietoja tarkemmin kuin mikä muuten olisi mahdollista. Näkyvissä olevat tiedot riippuvat kunkin henkilön työtehtävistä.
Vakiomuotoiset mallit auttavat priorisoimaan yhteydenottoja
Pleon oma bränditiimi saa yhteydenottoja koko organisaatiolta – niin markkinointi-, asiakas- kuin myyntitiimeiltäkin.
Kaikki yhteydenotot lähetetään Notion-mallin kautta, ja ne suodatetaan yhteen projektitauluun. Bränditiimi käy yhteydenotot läpi viikoittain priorisoidakseen työt, siirtääkseen töitä suunnittelijoille ja asettaakseen määräaikoja. Kaikki tapahtuu jaetun taulun kautta. Näin sidosryhmät ja kollegat näkevät aina tehtäviensä tilan.
Jokainen yhteydenotto sisältää samat tiedot, ja suunnittelijoilla on käytössään kaikki tarvitsemansa tiedot. ”Kaikki tiedot – kaikenlaiset tiedot – on tallennettu Notioniin”, Ruta kertoo. ”Suunnittelijoiden kannalta tämä on täydellistä.”
Jokaisella tiimillä on oma kotisivu
Jokaisella osastolla on Notionissa oma wikinsä töiden keskittämiseksi yhteen paikkaan. Joillakin tiimeillä wikissä on suodatettu työntekijähakemisto, toisilla taas kokousmuistiinpanoja ja prosessiasiakirjoja. Wikeihin todella panostetaan, ja niissä käytetään emojeita ja väriteemoja tuomaan persoonallista ilmettä. Koska Notion-sivut ovat täysin mukautettavia, tiimit voivat järjestää tiedot haluamallaan tavalla tavoitteiden saavuttamiseksi.
Tutkimusosastomme mukautti väriteeman tehdäkseen wikistään persoonallisemman ja selkeän. Jokainen kotisivu on omannäköisensä.
Kokousten korvaaminen asiakirja kerrallaan
Aiemmin Pleon päälliköiden työajasta 80 prosenttia meni kokouksissa istumiseen, kun eri osapuolet piti pitää ajan tasalla töiden etenemisestä. Projekteista käytävät keskustelut johtivat usein hätäiseen päätöksentekoon ilman harkintaa ja valmisteluja.
Notion on auttanut tiimejä siirtymään eriaikaiseen työskentelyyn, ja nykyisin työntekijät käyttävät työssään päivittyviä projektiasiakirjoja. Pleon GTM-tiimillä on käytössään sivu, johon kootaan tavoitteet ja OKR-mallit, jotka yhdistetään yksittäisiin hankkeisiin.
Nyt kun kaikki projektitiedot ovat hyödynnettävissä, työntekijät tietävät, mikä vaikutus heidän työllään on koko yrityksen tavoitteisiin.
”Näemme koko ajan, miten yritys rakentuu ympärillämme”, Luke sanoo. ”Työtehtävistäsi riippumatta tiedät, että palasista muodostuu isompi kokonaisuus. Se on innostavaa.”
