Asiakkaan tarina
Braintrustissa säästyy tuntikausia aikaa joka päivä Notionin mukautettujen palvelijoiden avulla
Tiivistelmä: Kun Braintrust kasvoi, samalla kasvoi myös rutiinitöiden määrä. Notionin työtilaan luodut mukautetut palvelijat hoitavat automaattisesti kilpailijatutkimuksen, myyntivalmistelut ja asiakasreferenssien koostamisen. Tämän ansiosta aikaa säästyy tuntikausia joka päivä ja uusimmat tiedot ovat saatavilla automaattisesti.
Rutiinityöt käynnistyvät jo ennen työpäivän alkua
Braintrustin VP of Marketing Morgane Palomares on jo viideltä aamulla työn touhussa tutkimassa kilpailijoiden viimeaikaisia tuotejulkistuksia. Yhdeksään mennessä hän on jo hakenut Gongin puhelutallenteista avainsanoja, etsinyt Slack-kanavalta tietoa tehdyistä kaupoista ja kirjoittanut myyntitiivistelmän uudelleen. Kaikki tämä on tehty jo ennen kuin kukaan muu hänen tiimistään on vielä edes ehtinyt aloittaa töitä. Rutiinitöiden määrä on loputon.
Yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja Ankur Goyalilla on kultainen sääntö: ”Tekoälyn aikakaudella toistuvien töiden tekemiselle ei pitäisi enää olla tarvetta.” Braintrustissa, joka on Notionin, Stripen ja Replitin käyttämä tekoälyn tarkkailualusta, tämä ajatusmalli on juurtunut syvälle.
Kun Braintrust kasvoi, tyypillisiä startupien toimintamalleja alkoi kuitenkin ilmaantua. Markkinoinnissa seurattiin manuaalisesti kilpailijoiden tekemisiä ja asiakkaiden logoja. Myyntipuolella tarvittiin tuntikausia valmistautumisaikaa ennen puheluita taustatietojen selvittämiseksi. Asiakastuessa vastattiin toistuvasti samoihin kysymyksiin.
Perinteinen ratkaisu palkata lisää ihmisiä hoitamaan koordinointia olisi hidastanut töitä entisestään ja heikentänyt tekijäkeskeistä kulttuuria, josta yrityksessä haluttiin pitää kiinni. Kokousten ja työkalujen määrän lisääminen taas olisi aiheuttanut juuri sen kasaantumisen ongelman, jonka tekoälyn tulisi ratkaista.
Tekoälyn aikakaudella toistuvien töiden tekemiselle ei pitäisi enää olla tarvetta.
Mukautetut palvelijat tekevät työt, joita ihmisten ei pitäisi tehdä
Braintrustin vastaus ongelmaan oli mukautettujen palvelijoiden käyttöönotto. Yritykseen kehitettiin joukko erikoistuneita tekoälytiiminjäseniä, jotka seuraavat eri lähteitä, yhdistelevät tietoja, ohjaavat tehtäviä ja viestivät tuloksista. Ne hoitavat kokonaan monivaiheisia työnkulkuja ilman kenenkään puuttumista tehtäviin.
Morgane esimerkiksi kehitti kolme mukautettua palvelijaa – tai ”buddya”, kuten hän niitä kutsuu – jotka ovat mullistaneet tiimin työskentelytavat:
Competitive Intelligence Buddy seuraa kilpailijoiden muutoslokeja ja etsii Gongin puhelutallenteista suosittuja avainsanoja, minkä jälkeen se päivittää myyntitiivistelmät Notionissa joka aamu klo 9. Kun myyntiedustajat lataavat PDF-tiedostot itselleen, he voivat olla varmoja siitä, että niissä on uusimmat tiedot. Kenenkään ei tarvitse markkinoinnissa enää tehdä päivityksiä manuaalisesti.
Customer Evidence Buddy seuraa Slack-kanavaa, jossa myynti jakaa tietoa tehdyistä kaupoista ja logojen käyttöoikeuksista. Tämän jälkeen se päivittää automaattisesti asiakasreferenssitietokannan, lähettää viikoittaisen tiivistelmän markkinoinnille ja toimittaa toimitusjohtajalle luettelon tärkeimmistä logoista puheiden valmistelua varten. Tähän työnkulkuun tarvittiin aiemmin myynnin, markkinoinnin ja johtajien jatkuvaa koordinoitua työtä. Nyt sen hoitaa yksi ainoa mukautettu palvelija.
Usage-Based Buddy seuraa itsepalvelua käyttäviä asiakkaita ja havaitsee, milloin ne saavuttavat tietyt käyttörajat. Se tuo esiin ne asiakkuudet, jotka ovat todennäköisimmin kasvamassa, ja ilmoittaa myynnille yhteydenoton priorisoinnista.
Morgane kertoo, että ilman mukautettuja palvelijoita hänen olisi käytettävä alihankkijoita tai rekrytoitava lisää väkeä näiden manuaalisten tehtävien hoitamiseen. ”Kun ajattelee sitä, miten nämä ’buddyt’ hoitavat työt, joiden tekemiseen tarvittiin aiemmin monta ihmistä, käy pian selväksi, että aikaa säästyy tuntikausia joka päivä”, hän sanoo.
Säästetyn ajan sijaan todellinen arvo piilee siinä, mitä ihmisillä on nyt aikaa tehdä. Ankurin mukaan rutiinitöihin liittyy kaksi ongelmaa: ne vähentävät strategiseen ajatteluun käytettävissä olevaa aikaa ja uuvuttavat ihmisiä niin, etteivät he enää pysty parhaisiin suorituksiinsa. Myyntitiimit voivat nyt mennä kokouksiin ilman, että niiden tarvitsee käyttää etukäteen aikaa taustatietojen etsimiseen manuaalisesti.
Kun ajattelee sitä, miten nämä ”buddyt” hoitavat työt, joiden tekemiseen tarvittiin aiemmin monta ihmistä, käy pian selväksi, että aikaa säästyy tuntikausia joka päivä.
Mukautettujen palvelijoiden toiminnan perusta
Mukautetut palvelijat tarvitsevat kaksi asiaa toimiakseen tehokkaasti: kattavan organisaatiokontekstin ja paikan, jossa kaikki työt tehdään. Braintrustissa Notion on vastaus kumpaankin näistä. Palvelijat eivät toimi tyhjiössä, vaan ne käyttävät samoja tietoja samassa järjestelmässä kuin tiimitkin – päivittävät myynnin tiivistelmiä, täydentävät asiakkaiden logojen käyttöoikeuksien tietokantaa ja toimittavat viikkoraportit henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työssään.
Kaikki Braintrustin asiakirjat, kokousmuistiinpanot ja päätökset kulkevat Notionin kautta. Käytössä on myös yhdistimet Slackin ja Google Driven kaltaisiin työkaluihin, joten Notion AI:lla on pääsy kriittisiin tietoihin missä tahansa ne sijaitsevatkaan. Braintrustissa tätä järjestelmää kutsutaan ”tiedon infrastruktuuriksi”. Tämä tarkoittaa sitä, että mukautetut palvelijat eivät hoida tehtäviään erillään muista, vaan niillä on aina kokonaiskuva siitä, mitä koko yrityksessä tapahtuu.
Tämä tekee Notion AI:sta korvaamattoman. Ankur käyttää sitä ”pääasiallisena tietolähteenään siitä, mitä organisaatiossa tapahtuu”. Hän seuraa projektien edistymistä, asiakkaiden tilanteita ja Slack-keskusteluja keskeyttämättä kenenkään töitä. Yrityksessä on käytössä selkeä toimintaperiaate: kysymykset esitetään ensin tekoälylle Slack-viestien sijaan. Asiakastuessa esimerkiksi asiat pyritään selvittämään Notion AI:n avulla ennen avun pyytämistä insinööreiltä.
Laadukas tekoäly luodaan yhdessä
Nykyisin Braintrustin myynnin käyttämät tiivistelmät päivittyvät itsestään aamuisin klo 9. Mukautetut palvelijat tarkkailevat kilpailijoiden muutoslokeja, täydentävät asiakastietokantoja ja nostavat esiin mahdollisuuksia – kaikki tämä tapahtuu jo ennen kuin kukaan tiimistä edes avaa tietokonettaan.
Braintrust toimii tekoälyn tarkkailualustana, joten sillä on käytössään ainutlaatuista tietoa siitä, mitkä yritykset kehittävät laadukkaimpia tekoälyratkaisuja. Tämä on yrityksen koko toiminnan ydin, sillä siellä seurataan päivittäin suorituskykylukuja ja arvioidaan tekoälyjärjestelmiä. Braintrust päätyi käyttämään Notionia erityisesti siksi, että Notion AI valikoitui yrityksen oman datan perusteella laatunsa osalta kärkijoukkoon. ”Teemme yhteistyötä Notion AI:n tiimin kanssa, joten tiedämme, että he tekevät paljon arviointi- ja päivitystyötä. Juuri siksi Notionin Enterprise search on yksi parhaista”, Morgane toteaa.
Braintrustille tämä kaikki on juuri sellaisen tekoälyavusteisen työskentelyn tulevaisuutta, jonka kehittämisessä he auttavat yrityksiä päivittäin. Mukautetut palvelijat ovat mullistaneet Braintrustin työskentelytavat. Notion AI hoitaa koordinoinnin ja yhdistelyn, ja tiimit voivat keskittyä ajatteluun, kehitystyöhön ja erinomaisten kokemusten tarjoamiseen asiakkaille.
Teemme yhteistyötä Notion AI:n tiimin kanssa, joten tiedämme, että he tekevät paljon arviointi- ja päivitystyötä. Juuri siksi Notionin Enterprise search on yksi parhaista.
