Cómo RoomPriceGenie uso más de 70 000 llamadas comerciales para orientar al equipo de ventas
Armin Naimi, responsable de operaciones de IA en RoomPriceGenie, automatiza las tareas manuales que ralentizan el trabajo de los equipos. Al ver que los responsables de ventas no tenían tiempo para revisar suficientes llamadas, orientar a los comerciales y detectar patrones de rendimiento, creó un flujo de trabajo en Notion para automatizar el proceso. Ahora, las llamadas se evalúan automáticamente, el equipo ahorra más de 30 horas al mes y todos los comerciales reciben comentarios con los mismos criterios.
Cómo usar las llamadas para orientar a un equipo de ventas cada vez mayor
El software de gestión de ingresos de RoomPriceGenie ayuda a los hoteles independientes a fijar precios con la misma capacidad que las grandes cadenas. Hoy lo utilizan miles de establecimientos en 65 países. Detrás de ese crecimiento hay un equipo comercial que habla cada semana con unos 700 clientes potenciales.
Antes era difícil ofrecer a todos los comerciales el mismo nivel de orientación, porque para detectar en qué necesitaba apoyo cada uno, había que revisar las llamadas manualmente. Armin creó en Notion un flujo de trabajo que evalúa automáticamente las llamadas que cumplen ciertos criterios. Ahora, los comerciales reciben comentarios a tiempo y con criterios uniformes, y los responsables pueden ver claramente el rendimiento de cada persona, mercado y región para saber dónde deben centrar sus esfuerzos.
Los criterios de evaluación ya existían, pero faltaba automatizar el proceso
RoomPriceGenie ya había creado en Notion una habilidad con criterios para evaluar llamadas. Sin embargo, los representantes de desarrollo de ventas (SDR) tenían que descargar las transcripciones manualmente, subirlas a la IA de Notion para ejecutar la habilidad y compartir los resultados con sus responsables. Como mucho se evaluaba un 10 % de las llamadas.
La clave fue automatizar más el flujo de trabajo para ahorrar tiempo e incluir todas las llamadas en el proceso de revisión. «Para orientar al equipo, es fundamental tener una visión de todo lo que está pasando», explica Armin.
Un único flujo de trabajo, desde la transcripción de la llamada hasta la orientación
Armin creó un flujo de trabajo compartido en Notion para automatizar el proceso:
Las llamadas se incorporan a Notion automáticamente: un Worker de Notion registra cada llamada en una base de datos de Notion. Cuando se puso en marcha, incorporó unas 70 000 llamadas anteriores en menos de nueve horas. Ahora sincroniza las nuevas llamadas en cuanto se producen.
Cada llamada que cumple los criterios se convierte en información estructurada para la orientación: cuando se añade una nueva transcripción a la base de datos, el Agente Personalizado SDR Call Coach la evalúa según los criterios de RoomPriceGenie y añade información contextual, como el responsable del comercial, su puesto, idioma y región. Después, los responsables pueden filtrar los resultados por comercial, mercado o puntuación para detectar tendencias y preparar las reuniones individuales sin tener que escuchar todas las llamadas.
Los responsables obtienen una visión más completa del rendimiento del equipo: el agente incorpora cada resultado a una base de datos con una ficha de evaluación, el principal aspecto que se debe trabajar, el contexto del mercado y un enlace a la llamada original.
El resultado es un proceso automatizado y con los permisos bien definidos que transforma los datos brutos de las llamadas en información útil para que los responsables puedan orientar al equipo, sin que los comerciales tengan que descargar, copiar, pegar, introducir instrucciones a la IA ni archivar nada manualmente. Incluso antes de terminar la implementación, ya estaba despertando interés. «Hice un vídeo para mostrar lo que se podía conseguir y enseguida empecé a recibir solicitudes de acceso», cuenta Armin.
Los Workers de Notion fueron decisivos. El Worker mueve los datos y el Agente Personalizado se encarga de evaluar las llamadas. Ya no hace falta introducir indicaciones manualmente.
Cada llamada se convierte en información útil para orientar al equipo
Este flujo de trabajo ya está cambiando la forma en que los representantes de desarrollo de ventas y sus responsables emplean el tiempo. Los representantes de desarrollo de ventas reciben comentarios coherentes y una orientación más específica, por lo que saben qué aspectos deben mejorar y se sienten más respaldados. Los responsables dedican menos tiempo a revisar llamadas y más a apoyar a sus equipos. Así se concreta la filosofía de RoomPriceGenie sobre la IA: mejorar los resultados y dejar a la gente más tiempo para el trabajo más importante.
Todo el conocimiento de nuestra empresa está en Notion. Contar con este contexto compartido nos permite recurrir a la IA para cosas que no podríamos hacer por nuestra cuenta.
