守りの情報管理、攻めの情報活用。行政機関のNotion活用術

行政機関ではひとつひとつの工程をミスなく進めることが求められます。独立行政法人であるジェトロ京都もそう。ビザ取得のサポート業務はタスクが細かく、取りこぼしをする可能性が潜んでいました。そこでタスク管理をNotionで実践することに。外国人起業家がビザ申請をすると、取得者ごとにページを作成。各ページに、職員がやるべきフローをデータベースで表示し、進捗があるごとにステータスを移動。このデータベースは、あらかじめテンプレートを作成しており、取得者が申請する度にコピー。テンプレートのおかげで、新規作成をする手間が省けました。

データベースは、チームのミーティング記録、職員の個人タスク管理でも活躍。そして関係性のあるデータ同士をリンクで繋げ、情報を把握しやすくしました。「もしツールがバラバラですと、複数のツールを開かないといけません。しかしNotionで一元管理しているので、1つのツールで完了。おかげで時間を節約できています。さらに話を進めると、時間が節約できたおかげで、1人の職員が対応できるキャパシティが増えました」と京田さんは語ります。

京都のスタートアップビザプロジェクトの具体的な役割分担としては、ジェトロ京都が窓口となり、申請相談の対応、取得者への支援を行っています。そして京都府庁が、在留資格認定証明書の申請に必要な証明書を発行しています。府庁職員も、申請相談からビザ取得、取得後までのロングタームの動きを随時把握しておく必要があるため、”情報の見える化”は必須でした。それをNotionのデータベースが解決。府庁職員はジェトロ京都のNotionを閲覧できるため、最新情報をいつでも確認できます。

ジェトロ京都のNotionページに入っているメンバーは10人ですが、編集権限を持っているのは3人だけ。残りのメンバーは読み取り権限のみです。細かく権限設定をしている理由について、デジタルマーケティング部主幹の牧野さんは「個人情報はクラウド上に保管しないルールのため、日頃から情報の取り扱いに注意しています。その上でチームでの厳密な情報管理のために細かく権限設定をしています」と語り情報を安全に管理しています。

こういった取り組みのように、ジェトロ京都は情報を”守る”ことに工夫しながらNotionを使用した上でさらに、攻めのアクションにも利用しています。外国人起業家のデータがNotionに集まり、分析ができるようになった今、広報戦略を練っているのです。「事業分野や出身国、ジェトロ京都を知ったきっかけなどの情報をデータベース化しています。そのデータを分析し、次はどの媒体でどんな告知をすべきか？ どんなイベントをすべきか？ を決めているんです」と京田さんが語るようにNotionに収められた情報をどう使うかが、組織の次の動きを決定します。情報を守りつつ攻めのアクションも忘れない。攻守に渡る情報管理をNotionが築き上げます。