Notion AIの横断検索なら深いコンテキストにも辿り着く。コミューンが実現したROI 200%の情報活用法

コミューンではセールス部門やカスタマーサクセス部門が顧客対応を担い、プロダクト部門がその声を開発に活かしています。Notion AI導入前は、組織の成長に情報整理が追いつかず、社内で情報が分散し、「業務を進めるにあたって必要な背景情報」が見つからないことが頻発していました。Notion AI導入後は、他のツールにある情報もNotionから横断的に検索できるため、どの部署もミーティングの記録などの一次情報にすぐアクセスできるようになりました。情報を見つけられるようになっただけでなく、一人ひとりが会社の方針や戦略などの深いコンテキストを含めて理解することができるようになり、会社の成長を最大化するのを後押ししています。

また、Notion AIは情報を「探す」ためだけでなく、「作る」ためにも活用されています。たとえば、これまでは最新の社内ルールが整備されると、Slackで関係者に周知を行ってNotion上の社内ポータルにまとめる作業は後回しになりがちでした。そこで、人事やコーポレート部門はSlackに投稿された情報をNotion AIで集約し、「マニュアルを作成してください」と依頼することで、マニュアルのたたき台をNotion上に自動生成しています。それを基に確認や編集を行い、短時間で整ったマニュアルを作成できるようになりました。

Notion AIはこのようにフローの情報をストック情報に簡単に転換できることも大きな強みです。社内ポータルがわかりやすく整理されていることは、AIの検索精度向上にも寄与します。さらに、情報が体系的に整理されることで、社員の自律的な意思決定を促し、問い合わせ対応の削減にもつながっています。こうした考えのもと、社員がよく確認するような労務関係のページや、新オフィス移転に伴う利用方法を整理したページなどを作成し、全社で活用できる情報基盤の充実を図っています。

プロダクト部門では、ソフトウェア開発にNotionとNotion AIを活用しています。仕様書や議事録などの開発に関わるあらゆる情報をNotionに蓄積するほか、オンライン会議ではNotionの画面を皆で共有し、内容をリアルタイムに入力・更新しながら議論を進行しています。さらに、Notion AIを利用して仕様書やGitHubリポジトリの情報を横断検索して回答を得たり、案件管理データベースにAIブロックのプロパティを追加してクライアントごとの進捗を自動要約することで、情報キャッチアップの高速化とチームのパフォーマンス向上を実現しています。Notionのデータベースはビューを柔軟に設定できるため、部署ごとに異なる管理ニーズにも対応できるのもメリットです。

なかでも、特に大きな効果を発揮したのが、顧客向けスマートフォンアプリのステータス管理です。この業務では、クライアントごとにリリース日、リリース済みバージョン、アプリストアの審査状況、配信対象国など、多岐にわたる情報を管理する必要があります。クライアント数が多く、場合によっては一部顧客のみリリースをスキップする必要があるなど、管理は非常に複雑でした。更新漏れなどの人的ミスも発生しており、オペレーションの改善が急務でした。

そこで、オペレーション全体を可能な限り自動化するとともに、複数のGoogleスプレッドシートでの管理からNotionのデータベースでの管理に切り替えました。現在は、全クライアントのリリース作業を一斉実行できる環境を整備しています。さらにアプリストアの審査状況などの一部項目をNotion APIで各アプリストアと連携し、自動更新される仕組みを構築しています。これにより、手作業による誤操作を防ぎながら作業効率を大幅に改善できました。以前は3、4人体制でリリースを管理していましたが、現在はほぼ1人で対応できるようになり、大幅な業務効率化につながっています。また、プロダクトマネージャーや開発者だけでなく、社員全員がクライアント毎のリリース状況の把握や更新履歴などを確認できる環境が整っています。

コミューンはコスト最適化と効果最大化を両立するため、業務をオンライン中心に行っています。AI前提の時代においては「どれだけAIを活用できるか」こそが企業成長の鍵になると考えているためです。そうした働き方において、会社の情報を一元化できるNotionと、その情報をAI活用できるNotion AIは「必要不可欠な業務ツール」になっています。

執行役員CFOの堀田氏は、「IPOを目指すうえでは、会社として遵守すべきルールや業務運営の仕組みを整備することが求められます。Notion AIを使えば効率的に文書化が可能です。人材採用に頼らずコストを抑えられることは、限られたリソースのままトップラインの拡大を図れることを意味し、社員1人あたりの売上増に寄与します。こうした点も踏まえると、エンタープライズプランやNotion AIのROIは約200%が見込めると考えています」と語ります。

さらに多言語対応が容易になったこともNotion AIがもたらす大きな利点です。コミューンは2022年に米国拠点を開設するなど、グローバル展開を加速させています。日本語を母語としない社員も在籍し、言語の壁を越えた情報共有は重要な経営課題でした。これまでは日本語と英語を併記する対応をしていましたが、現在はNotion AIの自動翻訳により、言語を意識することなくコンテンツを作成でき、閲覧者も自分の言語で柔軟に表示できます。このようにストック情報に対してAI翻訳を活用できれば、グローバル共通のルールやマネジメントを単一のドキュメントで管理でき、国や言語の壁を越えて情報を即時に共有できます。

今後もNotionを中核とした情報基盤を強化し、AI前提の働き方を全社に浸透させることで、社員一人ひとりが最大限のパフォーマンスを発揮できる環境を作り続けたいというコミューン。Notionを活用してツールや言語の分断を乗り越え、「あらゆる組織とひとが融け合う未来をつくる」というビジョンの実現を目指しています。