Task databases & sprints

Task databases and sprints help your team easily manage time-boxed work and stick to a schedule.

A task database in Notion is a type of database that requires a status, assignee, and due date property to help you track the work that you need to get done.

To create a task database or turn an existing database into a task database:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for Tasks.

4. Select Add next to Tasks.

5. Pick which properties in your database will correspond with the task status, assignee, and due date. If your database doesn’t already have these properties, you can create them by selecting Create new.

6. Select Turn into task database.

If you no longer want a database to be a task database:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for and select Tasks.

4. Select Remove.

ID is a database property that helps you manage projects and organize tasks. Once the property is added, a unique ID will automatically be assigned to every existing database item and every future database item you create.

To add the ID property to your database:

1. Click the + at the far right side of the database to add a new property.

2. Select ID.

3. To add an optional prefix to your IDs, select Add ID prefix. The prefix will be generated automatically, but you can change it anytime by entering your desired prefix in the text box and selecting Update ID Prefix.

All pages with the ID property can be accessed via a special URL with the ID number. For example, if a page has the ID: TASK-123 you can get to that page at notion.so/TASK-123.

Unique ID URLs will only work if your unique ID has a prefix. To make sure your unique IDs contain a prefix, click on the ID property in your database, select Edit property, and check that the Prefix field is not empty.

To use Sprints, you must have a Task database in Notion. You can turn any database in Notion into a Task database following these instructions.

Zodra je een takendatabase hebt gemaakt, kun je sprints toevoegen aan je workflow. Ga als volgt te werk:

1. Open your database and select ••• at the top.

2. Select Customize {your database's name}.

3. Search for Sprints.

4. Select Add next to Sprints.

5. Selecteer Sprints inschakelen.

Zodra je sprints in je database hebt ingeschakeld, worden er items getoond waarmee je de sprints kunt volgen. Deze zijn toegankelijk via de zijbalk van Notion, samen met de database waarop de sprints zijn gebaseerd.

In het Sprintbord kun je alle taken bijhouden die bij huidige of toekomstige sprints horen. Hiervoor kun je diverse weergaven gebruiken:

• Huidige sprint: toont taken in de huidige sprint.

• Sprint-planning: toont taken in de huidige, volgende en laatste sprint, samen met alle taken die nog niet aan een sprint zijn toegewezen.

• Backlog: toont taken die niet aan een sprint zijn toegewezen.

De database Sprints biedt een globale weergave van je huidige en toekomstige sprints. Je kunt de pagina van een sprint openen om de taken te zien. Ook vind je hier een Tijdlijnweergave voor een lineair overzicht van je sprints.

1. Ga naar de weergave Sprint-planning in het Sprintbord.

2. Verplaats alle onvoltooide taken uit je huidige sprint of uit je backlog naar je volgende sprint.

Zo voltooi je een sprint:

1. Ga naar je Huidige sprint in het Sprintbord.

2. Selecteer Sprint voltooien.

3. Je wordt gevraagd de datums van de volgende sprint te bevestigen en wat je wilt doen met de onvoltooide taken uit je huidige sprint. Je kunt ze verplaatsen naar de volgende sprint, ze naar de backlog verplaatsen of ze in de huidige sprint laten staan.

4. Selecteer Sprint voltooien.

Nadat je de sprint hebt voltooid:

• De status van je Huidige sprint verandert in Laatst. Als er al een sprint was met de status Laatst, dan wordt deze status veranderd in Verleden.

• De status van de Volgende sprint wordt veranderd in Huidige.

• De taken op het sprintbord horen bij de nieuwe Huidige sprint.

• De Volgende sprint zal worden gemaakt als er niet al een bestaat.

Customize your sprints to fit your needs. To do this, go to your sprint board and select ••• → Customize {your database's name} → Sprints. From here, you can adjust the following:

• Duur: kies hoeveel weken (van 1 tot 8) elke sprint moet duren.

• Beginnen op: geef aan op welke weekdag je de sprints wilt laten beginnen. Als je dit verandert terwijl er een sprint actief is, worden de datums van de huidige sprint gewijzigd. Als je sprints bijvoorbeeld twee weken duren en beginnen op maandag maar je wilt dat ze beginnen op donderdag, dan loopt de huidige sprint door tot twee weken na de aankomende donderdag zodat je volgende sprint op een donderdag kan beginnen.

• Onvoltooide taken: je kunt hier aangeven wat er moet gebeuren met onvoltooide taken in je sprints. Je kunt ze verplaatsen naar de volgende sprint, ze naar de backlog verplaatsen of ze in de originele sprint laten staan.

• Geautomatiseerde sprints: schakel deze optie in als je wilt dat sprints automatisch worden voltooid voordat de volgende wordt gemaakt en gestart.

• Sprints uitschakelen: gebruik deze optie om een sprint uit te schakelen. Als je sprints uitschakelt, worden je sprintdatabase, sprintbord en de relaties tussen taken en sprints permanent verwijderd. Als je de sprints weer inschakelt, begin je opnieuw met een nieuwe database, relaties en een nieuw bord.