Inleiding tot databases

There are three things that make Notion databases unique:

1. Elk item is een eigen pagina: elk item dat je in de database opneemt, is een Notion-pagina. Open een database-item om meer informatie toe te voegen in de vorm van tekst, afbeeldingen en meer, net zoals bij elke andere Notion-pagina!

2. You can customize properties: Add properties to contextualize, label, and augment any database item with things like dates, status, and links. Learn more about database properties here →

3. You can toggle between multiple views: Your data isn't limited to a table. Visualize the information in a database as a list, calendar, chart, and more — whatever makes the information most useful. Learn more about views, filters, and sorts here →

Every full page database has the same menus and sets of options. Here's a quick walkthrough.

1. Views: Edit and switch between all the different views of your database. Depending on your screen size, you may have to open the dropdown next to your current view to see your other views.

2. Een nieuwe weergave toevoegen: voeg een nieuwe weergave toe aan je database, met een eigen lay-out, filters en sorteringen. Afhankelijk van de schermgrootte moet je mogelijk de vervolgkeuzelijst naast je huidige weergave openen om Weergave toevoegen te selecteren.

3. Menu Filteren: pas filters toe op basis van eigenschapswaarden. Wanneer je een filter toepast op een database, ben jij in eerste instantie de enige die het resultaat ervan kan zien. Je kunt het filter ook opslaan bij de weergave, zodat je hele team het resultaat kan zien!

4. Menu Sorteren: sorteer de gegevens op een eigenschap. Net als filters zijn sorteringen standaard alleen zichtbaar voor jou, maar je kunt ze zichtbaar maken voor je hele team.

5. Database doorzoeken: typ een willekeurig woord – in de naam van een database item of in een eigenschap – en de database toont alleen items die aan de zoekopdracht voldoen.

6. Menu •••: via dit menu rechtsboven in de databases kun je de weergavelay-out, groepering, eigenschappen en meer bewerken.

7. Een nieuwe databasepagina maken: klik hierop om een nieuwe pagina toe te voegen aan je database. Afhankelijk van de schermgrootte kan de knop worden getoond als + of Nieuw. Gebruik de vervolgkeuzelijst naast deze knop om geconfigureerde databasesjablonen te openen en te bewerken.

To create a database in Notion, open a new or existing Notion page and type / followed by the type of database view you’d like to start with, like table or board.

Wanneer je een database maakt, kun je deze helemaal opnieuw opbouwen of gegevens uit een ander deel van je workspace halen.

• If you want to use the same properties or an existing view of a database, we suggest selecting an existing data source. Search for an existing database and then choose the one you'd like to use.

• If the information you're adding to the database doesn’t exist anywhere else in your workspace, we suggest creating a new data source.

Full page databases

• Full page databases appear just like any other page in your sidebar.

• You can lock a full page database so that other people can't change properties and value options by selecting ••• at the top of your database → Lock database.

• To turn a full page database into an inline database, drag the database into another page in the sidebar, which will turn it into a subpage. Then navigate into the page, and select ⋮⋮ → Turn into inline.

Inline databases

• Bedieningselementen en menu's voor je inline database zijn verborgen totdat je er met de muis overheen beweegt.

• You can expand an inline database to a full page database by selecting ⤡ at the top.

• You can turn an inline database into a full page database by clicking ⋮⋮ and dragging it into the sidebar as a top-level page.

• Je kunt de link naar je inline database verwijderen, dupliceren, verplaatsen of kopiëren door ⋮⋮ te selecteren die wordt getoond als je de muisaanwijzer aan de zijkant plaatst.

• In de zijbalk wordt jouw inline database getoond als een subpagina van de pagina waarop deze zich bevindt.

You can make a copy of a database.

For inline databases:

1. Plaats de muisaanwijzer op de database en selecteer ⋮⋮.

2. Selecteer Dupliceren. Je kunt kiezen uit Dupliceren met content of, als je dezelfde databaseconfiguratie wilt gebruiken om andere pagina's te ordenen, Dupliceren zonder content.

For full pages:

1. Click the ••• button in the top right.

2. Selecteer Dupliceren. Je kunt kiezen uit Dupliceren met content of, als je dezelfde databaseconfiguratie wilt gebruiken om andere pagina's te ordenen, Dupliceren zonder content.

Every item in your database, whether it's a row in a table or a card on a board or calendar, is its own Notion page that you can build, format, and nest content in like any other page.

To add database items:

• For all databases: Click the blue New button at the top right.

• For a table, list or board: Click + New at the bottom to add a new item.

• For a calendar: Click the + icon that appears when you hover over any day. This creates a new event on that day.

• For a gallery: Click the + New button in the empty card at the bottom of your gallery to add a new image frame right there.

To open database items as pages:

• In tables, hover over your first column and click the OPEN button that appears.

• In lists, just click on the title of the item.

• In boards, calendars, and galleries, click anywhere on the card.

• Pages will always open in a peek preview. Click ⤡ at the top left to view in full page mode.

• Op deze pagina staan alle database-eigenschappen bovenaan. Elke rij is één eigenschap, met een naam, type en waarde. Klik op de waarde om deze te bewerken.

  • Klik op de ⋮⋮ die links van elke eigenschap wordt getoond bij het aanwijzen met de muis om: deze omhoog of omlaag te slepen, het eigenschapstype te wijzigen, de eigenschap te hernoemen, te dupliceren of te verwijderen.

• Underneath your properties is free page space, where you can add any type of content block, including sub-pages or an inline database.

• Omdat database-items pagina's zijn, zal elk ander type content dat je in een database sleept (zoals opsommingstekens of to-do-taken) automatisch veranderen in een pagina.

Right click on an item to reveal a list of actions. Those actions include:

• Delete: Deletes the item from your database.

• Duplicate: Creates an exact copy of the item.

• Copy link: Copies an anchor link to that specific item to your clipboard.

• Rename: Lets you rename the page in your row without opening it.

• Move to: Lets you move the row to another workspace or page (where it will show up as a subpage).

• Edit property: Brings up a menu with all your table's properties. Click the one you want and then click the new value for it.

Het bovenste gedeelte van een pagina in een Notion-database kan verschillende zaken bevatten:

1. Eigenschappen bieden informatie over de pagina die je bekijkt, zoals projecteigenaar, vervaldatum, tags en meer.

2. Opmerkingen bevatten gesprekken tussen jou en je teamleden. Je kunt deze gebruiken om elkaar te taggen, vragen te stellen, feedback te geven en meer. 

3. Backlinks geven alle pagina's aan die een link hebben naar de huidige pagina, zodat je gemakkelijk kunt navigeren.

Net zoals alle andere functies in Notion kun je de look van deze aspecten aanpassen. Ga als volgt te werk:

1. Klik rechtsboven op een Notion-pagina in een database op ••• en selecteer Pagina aanpassen.

Voor eigenschappen kun je in dit menu kiezen welke eigenschapsvelden je boven aan de pagina wilt tonen en hoe. Kies voor elke eigenschap uit de volgende opties:

• Altijd tonen: er verandert niets, je blijft het eigenschapsveld zien.

• Verbergen indien leeg: het eigenschapsveld wordt niet boven aan je pagina getoond als het geen waarde bevat.

• Altijd verbergen: het eigenschapsveld wordt niet boven aan je pagina getoond.

Je kunt ook het menu Pagina aanpassen openen door te klikken op het pictogram ⋮⋮ naast een eigenschap in de lijst boven aan de databasepagina. Je kunt ook op dit ⋮⋮ pictogram klikken en omhoog of omlaag slepen om de weergavevolgorde van de eigenschappen op de pagina te wijzigen.

Voor backlinks kun je kiezen uit de volgende opties:

• Uitgevouwen: toont een volledige lijst van alle pagina's met een link naar de huidige pagina.

• Weergeven in popover: als je niet alle pagina's wilt zien, kun je ervoor kiezen om alleen het aantal backlinks weer te geven. Door te klikken kun je een popover openen die alle pagina's toont.

• Uit: hiermee verberg je alle backlinks volledig.

Voor opmerkingen kun je kiezen uit de volgende opties:

• Uitgevouwen: toont het volledige gesprek boven aan de pagina.

• Uit: verbergt alle opmerkingen op de pagina.

Bij het gebruik van een database in een gedeelde workspace heeft Notion een functie om onbedoelde bewerkingen te voorkomen die van invloed kunnen zijn op andere teamgenoten.

Klik boven in een database op Delen om de machtigingsniveaus van alle gebruikers te zien en te beheren. Meer informatie over delen en machtigingen vind je hier →

Het machtigingsniveau Kan content bewerken is alleen beschikbaar op databasepagina's en hiermee kunnen gebruikers:

• Pagina's in de database maken, bewerken en verwijderen.

• Eigenschapswaarden voor die pagina's bewerken.

Gebruikers met machtigingsniveau Kan content bewerken in een database kunnen de volgende dingen niet doen:

• Eigenschappen en weergaven in de database toevoegen, bewerken of verwijderen.

• Filters en sorteringen wijzigen.

• De database vergrendelen of ontgrendelen.

Je vindt deze optie in het menu ••• rechtsboven in het Notion-venster. Schakel deze in om te voorkomen dat iemand eigenschappen en weergaven in je database wijzigt. Ze kunnen wel de gegevens die erin zijn opgenomen bewerken.

Iedereen met bewerkingstoegang kan deze vergrendeling op elk moment in- of uitschakelen. Dit is handig als snelle beveiliging tegen onbedoelde bewerkingen in een database die anderen structureel moeten kunnen wijzigen.