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スムーズな情報の集約と共有化が業務と顧客への対応に変革をもたらす

『映像から未来をつくる』というビジョンを掲げ、クラウド録画サービス「Safie」を提供するセーフィー。会社の成長とともに課題として浮上したのが、社内ドキュメントの集約と一元管理です。セーフィーは、解決に向けてNotionを導入することによって、スムーズな社内情報共有の基盤を構築。日々の業務効率化をはじめ、顧客対応の向上など、さまざまな革新を実現しました。

情報の散在化と属人化が課題となり、全社的な情報集約ツール必要性が高まる

カメラをはじめ、あらゆる映像デバイスとインターネットをつなぎ、データ解析を行うことで新しい付加価値を生み出すことにチャレンジし続けるセーフィー。成長著しい同社が踏み出した業務改革が、社内ドキュメントの整備による情報共有の強化です。これまで同社では、複数のツールを利用し、部門別にドキュメント管理を行っていました。その結果、「ドキュメントの形式が統一されていない」「同じドキュメントを複数の部署が作成している」「どれが最新版か分からない」「必要なドキュメントがすぐに見つからない」といった課題が浮上していたといいます。また、ドキュメントの外部公開にあたって、権限管理などのセキュリティ強化も急務となっていました。

これらの課題解決を目指し、導入されたのがNotionです。決め手は、ホームページを作るようなイメージで感覚的にドキュメントを作成、管理が可能となる使いやすさにありました。また、階層構造による視認性の高さ、情報活用を支援するデータベース、そして、セキュリティ機能も評価のポイントとなりました。

必要な情報を入手するための入口となる社内ポータルをNotionで作成。階層構造により、必要なドキュメントがどこにあるかもすぐに分かるようになっています。

Notionはドキュメント管理というよりも、ホームページ作成ツールにイメージが近く、使いやすさと自由度の高さが大きな魅力でした。

和田啓介経営管理本部人事総務部総務労務グループ

1年半で利用者は約1.5倍に増加、日々の業務に欠かせないツールに

2023年１月からNotionの全社で運用が開始されました。当時は約350名だったユーザーも、会社の成長とともに増加。現在では約540名のユーザーが日々の業務でNotionを活用しています。総ページ数も約11万4000 ページにまで増え、過去90日間では約77万件の編集が行われるなど、Notionは日々の業務に欠かせないツールになっています。Notionの利用がこれだけ活性化した理由には、ドキュメント作成の自由度に加え、“見せたい情報を、効果的に見せられる”仕組みが備わっていることにあります。例えば、ドキュメントを更新すると、アップデート情報がホーム画面に表示されるため、ユーザーは、最新情報にアクセスできるようになっています。また、タイトルやドキュメントの強調したい部分に画像を貼り付けることにより、ビジュアルを使い視認性を高めることもできます。

このほか、データベース機能によって情報を効率的に管理することが可能になり、必要な情報をすぐに取り出したり、さまざまな切り口で活用したりできるようになったことも、社内利用の拡大に繋がりました。

画像を貼り付けることで、アクセスしてほしいドキュメントへの効果的な誘導も果たしています。

Notionに集約された情報をもとに、顧客対応をスピーディーで正確に

Notionは、顧客満足度の向上にも大きく役立っています。カスタマーサポート本部では、カメラの入出荷状況をはじめ、技術的な問い合わせ、さらにはサービスに対する質問などを日々受け付けています。以前は、問い合わせへの回答に必要な情報分散していたことから、情報の検索に多くの時間と手間を要していました。また、どのドキュメントが最新版なのかを正確に把握できず、本当に必要な情報は他の部門でクローズされ、社内共有が適切になされていなかったというケースもあったといいます。

Notionの導入後により、必要な情報がすぐに見つけられるようになったことに加え、その情報が最新なのか、公式に認められたものなのか、誰が作成したかを、一目で分かるようになっています。これにより、顧客対応のスピードと正確さが大幅に向上したといいます。今後、問い合わせに関する情報がNotionに蓄積・集約されるようになると、顧客対応のスピードアップと品質がさらに向上すると期待されています。

社内で公式に認定されたドキュメントが一元的に管理されるようになり、顧客対応のスピードアップと正確性が大幅に向上しています。

Notionの導入によりドキュメントが効率的に管理され、お客様が必要とする正確な情報を、スピーディに回答できるようになりました。

平賀小百合カスタマーサービス本部カスタマーサポートグループ

セキュリティの強化も実現、将来的にはAIの活用も視野に

運用管理の面でもNotionは評価されています。その１つがセキュリティ機能です。Notionは、監査ログやアナリティクス機能など、セキュリティ強化に必要となる機能が用意されています。また、取引先やパートナーなど、外部へのドキュメント公開でも、スペースごとに公開／非公開、一時的に参照可能なゲスト設定といったきめ細かなアクセス管理を行うことができます。

セーフィーが次なる業務革新に向けて見据えているのが、Notionで作成・蓄積された情報のさらなる有効活用です。AIに自然言語で質問することで回答を得られるNotion AIの活用も視野に入れ、よりスムーズに情報共有ができるプラットフォームの実現に取り組んでいます。Notionの活用によって社内の情報流通が進み、これまで以上に情報を活用する文化が醸成されたセーフィー。同社の今後の取り組みに目が離せません。