1600人以上の業務を効率化。Notion AIは仕事のパートナー

2つ目のやりたいことが、情報の一元化です。複数のシステムやツールを利用しているJAPEXでは、「どこからアクセスすればいいか分からない」という悩みを抱えていました。そこで、Notionを、”情報の入口” とすることに。Notionにシステムやツールのリンクを貼り、説明文を加えれば、「どこに、何があるか」が瞬時に把握できます。3つ目が、内部構成を縦割りから横割りに変えることです。隣の部門が、「いま、どこで、どんな」事業を進めているかを知らない状態が続いていたJAPEX。知らないがゆえに、時には対立が起こり、”働くエネルギー” を社内に消費していました。”働くエネルギー” は社外に向けるべきという考えから、Notion上に全部門の情報をフルオープン。他部門を知ることで、横の繋がりを生み出せ、組織は結束。すると、組織力の強化が期待できます。

Notionは社員のマインドも変えました。以前は、会社から与えられたツールを使う ”受身の姿勢” でした。しかし、自分で仕組みを作れるNotionに触れたことで、社員は積極的に動くようになりました。その一例が、Notionの告知活動です。Notionのアクティビティが高い社員が低い社員に、Notionを利用するよう自発的に勧めてくれています。使う人を受動から能動へ変える力が、Notionにあるのです。

組織や社員のマインドを変えるNotionは、JAPEXの業務スピードにも変化を与えました。その一例が、社外メンバーとの共同プロジェクトです。プロジェクトが開始されると、共有機能を使って、社外メンバーをNotionに招き、共同編集できるように設定します。すると、Notion上でタスク管理やファイルの送受信、連絡のやりとりができるようになりました。以前は一連のやり取りはメールで行っていましたが、複数のファイルやフォルダを開きながら作業をするため、スピードが遅くなっていました。しかし、Notionなら1つのページで作業が完了できるので、作業の猥雑さは皆無に。メールの送受信はゼロとなり、これまで2日ほどかかっていた作業工数は半日へと短縮できたのです。

業務改善は、Notion AIを使って進めることも可能です。国際的なプロジェクトを抱えるJAPEXの社員は、外国語のドキュメントを読み書きをする必要があります。ここで、Notion AIを使えば、翻訳作業は瞬時に完了。テキストを要約する場面でも、Notion AIは活躍できます。現場作業をしている社員は、1日の作業を上司に報告する必要があります。Notionに作業をまとめ、Notion AIを使って要約すると、毎日20分から30分の報告メールを作成する時間を節約できます。このようにNotion AIが人間の代わりに、一部作業を請け負ってくれるのです。

Notion AIが、代行できる作業は他にもあります。それが、情報システム部門による問い合わせ業務です。情報システム部門には、日々ツールやシステムに関する質問が寄せられます。その回答をNotion AIが担当しているのです。質問がある社員が不明点をNotionに記述すれば、Notion AIが回答。単純作業をAIにお願いすれば、社員は別の業務に専念できます。JAPEXの社員に代わって業務を行うNotion AIは、仕事のパートナーと言える存在です。今日からNotionと一緒に仕事を進めてみませんか。