Pinecone invierte las horas ahorradas al utilizar la IA de Notion en la creación de productos de IA revolucionarios
Pinecone solía lidiar con información dispar e inaccesible dispersa en varias herramientas. Ahora, Notion ayuda a sus equipos a ahorrar horas buscando respuestas y a aprovechar eficazmente el conocimiento colectivo de la empresa.
Aportaciones de
Alicia del Carmen Raymond
Directora de personal
Jake Kokos
Director de ventas
David Haikney
Vicepresidente de ingeniería de campo
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Una mejor infraestructura para conectar los equipos, el conocimiento y el trabajo de Pinecone
La IA generativa no podría estar donde está ahora sin las bases de datos vectoriales. Desde 2019, el software de base de datos vectorial sin servidor totalmente gestionado de Pinecone proporciona la infraestructura crítica de almacenamiento y recuperación que permite a las empresas crear y ejecutar aplicaciones de IA de forma precisa, segura y a escala. Y al ritmo vertiginoso que avanza el desarrollo de la IA, la empresa ha crecido a una velocidad frenética.
En su primer año en Pinecone como directora de personal, Alicia del Carmen Raymond presenció cómo la plantilla de la empresa casi se triplicaba. Sin embargo, ese crecimiento trajo consigo retos. En concreto, encontrar información relevante y precisa se hizo casi imposible, ya que el conocimiento se encontraba en diferentes carpetas de Google Drive, en presentaciones de diapositivas aleatorias o en las propias mentes de los empleados. Los nuevos empleados no sabían si sus búsquedas no daban resultado porque buscaban en el lugar equivocado, porque no tenían acceso o porque la información simplemente no existía.
Encontrar la información adecuada no era solo un problema del equipo de personal. El equipo de ventas necesitaba estar al día de los aspectos más complejos de los productos y de la competencia. Los equipos de ingeniería se enfrentaban a problemas similares con su documentación, lo que provocaba duplicaciones, incoherencias e información obsoleta. Estaba claro que todo el mundo en Pinecone necesitaba una forma más ágil de compartir conocimientos y colaborar.
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Ofrece a los empleados una solución que realmente quieran y observa cómo se dispara la adopción
En ese momento, Pinecone no disponía de una base de conocimientos estructurada de la empresa. Google Drive era un amasijo de contenido que carecía de la arquitectura necesaria para mantenerlo todo organizado y localizable. Alicia sabía que Pinecone necesitaba una solución mejor a largo plazo. No obstante, a los empleados no les gustan las wikis tradicionales y estáticas que, a menudo, están desorganizadas y no se utilizan.
No tardamos mucho en encontrar esa solución, porque muchos empleados ya estaban preguntando por Notion. Les encantaba utilizar Notion por su cuenta o en su anterior empresa. Además, nos explicaron todas las formas con las que Pinecone podía utilizarlo, no solo como wiki de la empresa, sino para la planificación y el trabajo diario de su propio equipo. También señalaron que el propio producto de Pinecone ayuda a potenciar la IA de Notion, lo que les ayudaría a encontrar exactamente lo que necesitaban en su espacio de trabajo.
A menudo, cuando se lanza una nueva herramienta de trabajo, las empresas tienen que imponer su adopción. Sin embargo, no fue el caso de Pinecone con Notion. Los empleados ya lo habían utilizado en su vida personal o en otras empresas y tenían muchas ganas de adoptarlo, lo que facilitó mucho el proceso de gestión del cambio. Estas ganas también dieron lugar a ideas innovadoras sobre cómo maximizar el potencial de Notion en la empresa.
Todo lo que los empleados no puedan encontrar en unos segundos de búsqueda, acabará robándoles unas horas preciosas al equipo de personal. Estarán bloqueados hasta que obtengan una respuesta.
Alicia del Carmen Raymond
Directora de personal
Directora de personal
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Crear documentación rápidamente con la IA de Notion
Para el equipo de personal, formado por dos personas, fue difícil crear un lugar en el que albergar toda la información más importante de Pinecone. Por suerte, les bastó con importar la información existente en Google Drive y utilizar la IA de Notion para crear los primeros borradores y darles la forma final. En pocos días Notion se convirtió en la ventanilla única de la empresa para todo lo que los empleados necesitaban saber o preguntaban con frecuencia al equipo de personal.
La IA de Notion no solo facilitó al equipo de personal la creación de una documentación sólida, sino que también hizo que esa documentación fuera procesable. Ahora, los empleados solo tienen que preguntar a la IA de Notion y obtienen la información que necesitan al instante. Así, el equipo de personal puede centrarse en iniciativas más estratégicas que requieren su experiencia y un toque humano.
Cuando los empleados de Pinecone tienen una pregunta sobre una política o un proceso de la empresa, solo tienen que preguntar a la IA de Notion y obtendrán una respuesta instantánea citando el lugar donde está esa información en la wiki de la empresa.
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Un centro de conocimientos especializados multiplicó por 8 la actividad comercial
La flexibilidad de Notion permite que cada equipo de Pinecone adapte la herramienta a sus necesidades específicas. Cuando Jake Kokos se incorporó al equipo para dirigir el Departamento de Ventas Comerciales, se dio cuenta de que la información del equipo estaba dispersa en varias herramientas, oculta en Google Docs y Sheets, o completamente indocumentada. Inspirándose en el éxito del equipo de personal, Jake reunió al equipo de ventas para unificarlo todo en su espacio de equipo de Notion.
La página Notion dedicada a cada operación permite a los miembros del equipo elaborar su enfoque, mantener notas detalladas e integrar información de herramientas especializadas como Gong y Salesforce. Con toda esta información consolidada en un centro de ventas, todo el mundo puede ver todo lo que implica cada acuerdo y utilizar la IA de Notion para crear informes de ganancias al instante. Esto se convierte en conocimiento compartido que permite a otros representantes de ventas aprender las mejores prácticas en sus propios ciclos de ventas y da a equipos, como el de marketing de productos, ideas para materiales de capacitación. El intercambio de conocimientos en tiempo real es fundamental. Garantiza el acceso universal a una base de conocimientos actualizada, en lugar de información fugaz que a menudo se pierde en correos electrónicos o canales de Slack que quizá nadie vea. «Notion nos permite avanzar al mismo ritmo y mantener un ritmo más coherente», dice Jake sobre el cambio.
El equipo de ventas también utiliza Notion para mantenerse al día sobre los detalles técnicos más complejos y la información del sector. Al tener todos sus documentos técnicos y materiales de capacitación interna en Notion, pueden aprender en un solo lugar y responder a las preguntas sobre la marcha. Incluso utilizan la IA de Notion para escribir campañas de prospección específicas y eficaces en unos segundos.
Los resultados son impresionantes: el ahorro de tiempo, el acceso a recursos compartidos y el potente editor de IA aumentaron la productividad del equipo de ventas de 50 a 400 puntos de contacto por semana. Esto les permitió duplicar las reuniones semanales programadas.
Los vendedores necesitan acceso inmediato a sus «battle cards», análisis de la competencia, hoja de ruta y otros recursos al llamar a clientes. Con la IA de Notion, todo lo que tienen que hacer es formular una pregunta y recibirán una respuesta inmediata.
Notion consiguió que nuestro equipo colaborara de forma más eficaz. Hemos mejorado nuestro proceso de ventas, pasando de un intercambio esporádico de información a través de distintas herramientas y canales a un sofisticado sistema de organización. Todo el conocimiento se encuentra en un único lugar y es más fácil para todos aprovecharlo.
Jake Kokos
Director de ventas
Director de ventas
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A los ingenieros les encanta utilizar la misma herramienta para determinar el alcance, planificar y enviar
Los equipos técnicos suelen decantarse por Notion por su flexibilidad, sus funciones de documentación técnica y sus potentes capacidades organizativas. Los ingenieros, que por naturaleza son muy resolutivos, aprecian la capacidad de Notion para estructurar información y flujos de trabajo complejos de una forma que se ajuste a su pensamiento sistemático. Las integraciones de API, las funciones de control de versiones, la posibilidad de insertar información de otras herramientas como GitHub y las herramientas de colaboración les parecen muy útiles, ya que les permiten agilizar sus procesos y centrarse en lo que mejor saben hacer: los envíos.
En Pinecone, el equipo de ingeniería de campo adoptó Notion enseguida, ya que les pareció un lugar ideal para documentar las especificaciones técnicas y gestionar los plazos de los proyectos. «Los mejores ingenieros se obsesionan con su eficacia, del mismo modo que los mejores chefs no soportan los cuchillos desafilados». «Quieren utilizar herramientas como Notion que les ayuden en su trabajo, en lugar de ralentizarlo», explica David Haikney, vicepresidente de ingeniería de campo.
Como todo el mundo en Pinecone utiliza Notion, es más fácil encontrar información y comprender en qué está trabajando cada uno, aunque ese trabajo se realice en otra herramienta que hayan insertado en Notion. Esto facilita que equipos como el de ingeniería se sientan más informados e implicados en el trabajo que se realiza en toda la empresa.
Ahora los ingenieros pueden consolidar la información del proyecto desde varias herramientas, lo que facilita la documentación y conecta todos los procesos importantes con su trabajo diario y el de los equipos multifuncionales de toda la empresa.
Notion es una herramienta que además de ayudarnos a ser más eficientes en nuestro trabajo, nos mantiene más conectados con todas las iniciativas que se llevan a cabo en la empresa. Esto se traduce en empleados más felices.
David Haikney
Vicepresidente de ingeniería de campo
Vicepresidente de ingeniería de campo
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La fuente de información interna de Pinecone
Lo que empezó como una wiki de la empresa para ayudar a los empleados a encontrar mejor la información ha evolucionado hasta convertirse en una nueva forma de trabajar basada en el intercambio de conocimientos. Todo el mundo en Pinecone utiliza Notion: los nuevos empleados empiezan a utilizarlo el primer día, aprovechando su búsqueda basada en IA para ponerse al día rápidamente y conseguir un impacto inmediato.
«Pinecone es una empresa global de infraestructuras de IA que funciona las 24 horas del día. Las funciones flexibles de Notion y su capacidad avanzada para realizar preguntas y respuestas sobre IA nos ayudan a mantener el rumbo», afirma Edo Liberty, fundador y director general de Pinecone. «Como resultado, podemos colaborar fácil y eficazmente, por eso Notion es nuestra fuente de información interna».
Al proporcionar un espacio de trabajo flexible y mejorado con IA, Notion ha ayudado a Pinecone a agilizar sus procesos, fomentar la colaboración y mantener su ventaja competitiva en el sector de la IA, que evoluciona rápidamente.
