Lyka utiliza Notion para que sus equipos estuvieran en la misma página y ahorrar más de 75.000 dólares al año en sus herramientas

Sobrecarga de herramientas. Es un sentimiento compartido por cada vez más empresas. El número de herramientas que se utilizan ha aumentado mucho a lo largo de los años: de media, las empresas con menos de 500 empleados utilizan 172 herramientas.

¿Cuál es el resultado? Los empleados están saturados entre tantas herramientas, y no saben adónde ir para encontrar la información que necesitan. Los documentos están en un sitio, los proyectos en otro, y el trabajo de todos se ralentiza saltando de una herramienta a otra.

Ese fue el primer gran proyecto de Lauren Goldman cuando se incorporó a Lyka a principios de 2023. Como cada equipo utilizaba herramientas diferentes, tuvo que encontrar la forma de poner a la empresa de acuerdo y consolidar su paquete de herramientas.

Lyka está a la cabeza del cambio hacia una época en la que la comida para perros sea más sana en Australia. Ofrece un enfoque sencillo pero potente de la nutrición canina: la comida de verdad. Con 30 millones de comidas devoradas y miles de reseñas de 5 estrellas, el equipo de Lyka se ha expandido rápidamente para respaldar su crecimiento. No obstante, a pesar de que el equipo interno crecía, los procesos de la empresa no escalaban con él. Lyka necesitaba encontrar una forma de asegurarse de que sus equipos, cada vez más numerosos, pudieran trabajar juntos de forma más eficaz y colaborativa.

Aunque todos trabajan en la misma misión, cada equipo estaba en su silo. Herramientas separadas, flujos de trabajo dispares y colaboración ineficaz entre equipos. El equipo de operaciones utilizaba Notion, mientras que el de marketing trabajaba en Monday.com, y el equipo de producto trabajaba en Confluence. Algunos equipos ni siquiera utilizaban sistemas digitales. Y aunque había cierto conocimiento compartido entre las distintas herramientas, no había una única fuente de verdad.

Cuando Lauren y su equipo se decidieron por Notion, el gran reto fue cómo integrar a todos los equipos (y sus respectivos flujos de trabajo) en Notion. Para poner en marcha el proceso, Lauren asumió gran parte del trabajo. Trasladó todos los datos existentes a Notion, recopilando toda la información y los conocimientos históricos de Lyka que existían en herramientas dispares.

Para que la transición a Notion fuera aún más sencilla, Lauren estableció directrices y recursos internos para que todo el mundo se incorporara sin problemas. Incluso creó un canal de Slack para responder preguntas, compartir inspiración y crear una nueva forma de trabajar.

También se centraron en crear una cultura de documentación, en la que se introdujera sistemáticamente toda la información en Notion. Para Lyka, eso significaba compartir los enlaces de Notion en cualquier ocasión: en las reuniones de empresa, en las sincronizaciones de equipo y en los lanzamientos de proyectos.

Como Notion es flexible, cada equipo de Lyka ha podido transformar la herramienta en lo que necesitaba. Ya no tienen que adaptarse a su herramienta, Notion funciona como ellos quieren.

El equipo de marketing, por ejemplo, tiene una página de inicio específica de marketing donde se alojan todos los flujos de trabajo, calendarios, documentos de planificación y recursos del equipo. Es la ventanilla única central donde todos los miembros del equipo pueden encontrar lo que necesitan para estar al día de los proyectos en curso. El equipo también celebra aquí sus reuniones semanales de control y liderazgo. De ese modo, pueden llevar fácilmente un registro de los triunfos, fracasos y actualizaciones de crecimiento. También es más fácil trabajar con socios multifuncionales e integrarlos en los flujos de trabajo de marketing. Antes, las solicitudes se enviaban por Slack o por correo electrónico. Ahora, cualquiera puede enviar una solicitud para asuntos como una nueva publicación en redes sociales o una actualización de merchandaising en Notion. Ahora el equipo de marketing puede seguir y completar proyectos, y actualizar a los socios, todo desde una única base de datos.

No se trata sólo del equipo de marketing: todos los equipos de la empresa han adoptado Notion como su herramienta preferida, y han podido crear nuevos flujos de trabajo que antes no eran posibles. El equipo de investigación y desarrollo utiliza la integración con Slack para registrar las solicitudes entrantes. El equipo de personal creó el programa de incorporación de la empresa utilizando una sólida base de datos para asegurarse de que todos los nuevos empleados disponen de los materiales y vídeos adecuados para ponerse al día más rápidamente. Incluso el equipo de fabricación de Lyka, que hasta ahora solo utilizaba papel y lápiz, puede operar con la misma herramienta digital que utilizan todos los demás.

Cuando todo el mundo puede consumir Y aportar información a un único espacio de trabajo, se fomenta la transparencia de arriba abajo. De ese modo, hay líneas de visión claras sobre en qué se está trabajando y cómo se toman esas decisiones.