Was sind Level-10-Meetings und wie kann dein Team von ihnen profitieren?

Unternehmer/-innen, Vermittler/-innen und Führungsteams von Start-ups haben alle mindestens eines gemeinsam: Sie müssen über sich hinauswachsen, um ihren Erfolg zu fördern. Und in einem schnelllebigen Markt kommt es beim Erreichen von Zielen vor allem auf Effizienz an. Die Zeit aller ist wertvoller denn je und langwierige Prozesse sind einfach nicht mehr zeitgemäß. 

Meetings sollten ein Ort für wertvollen Austausch sein, wichtige Erkenntnisse zutage fördern und zu wirkungsvollen Ergebnisse führen, ohne dabei Zeit zu verschwenden. Mit dem richtigen Einsatz kannst du dazu beitragen, dass die Meetings deines Start-ups alle Erwartungen erfüllen und zu einer 10 von 10 werden – auch als „Level-10-Meeting“ bekannt.

Entrepreneurial Operating System (EOS), ist eine Organisation, die Unternehmen dabei hilft, ihre Ziele zu erreichen. Sie hat das Konzept und den Rahmen für Level-10-Meetings entwickelt. Das Unternehmen stellte fest, dass die Führungskräfte ihre Meetings im Durchschnitt mit 4 von 10 Punkten bewerteten, was nicht einmal der Note „ausreichend“ entspricht. Um das Problem zu lösen, entwickelte das Unternehmen eine neue Art zur Durchführung von Meetings – eine, die immer zu einer 10 führt. 

Bei Level-10-Meetings geht es darum, eine einheitliche und strikte Tagesordnung einzuhalten. Sie sollten wöchentlich stattfinden und 90 Minuten dauern. Sie beginnen mit ein paar Minuten Check-in, fahren mit einem umfassenden Überblick über die Fortschritte des Teams fort und beschäftigen sich dann intensiv mit den drei dringendsten Problemen. Jeder Abschnitt ist zeitlich begrenzt, damit das Gespräch fokussiert bleibt.

Anhand dieser vorab festgelegten Parameter wissen alle, was sie erwartet und können sich entsprechend vorbereiten. EOS-Meetings beginnen und enden in jedem Fall pünktlich – sie ermutigen dein Team, zielgerichtete Ideen und aussagekräftige Materialien einzubringen. 

Die Punktevergabe ist ein wesentliches Merkmal eines guten Level-10-Meetings. Am Ende bewerten alle die Wirksamkeit der Sitzung und machen sich Notizen dazu, was noch verbessert werden könnte. Wenn das Meeting nach einer Woche nicht den gewünschten Erfolg bringt, kann dein Team analysieren, wo die Diskussion zu kurz kam, und beim nächsten Mal ein perfektes Ergebnis anstreben.

Ein 90-minütiges Meeting mag lang klingen, aber bei einer ehrgeizigen Tagesordnung ist der Zeitplan enger, als man denkt. Strenge Begrenzungen sorgen dafür, dass das Gespräch nicht ausufert. Aber sie können auch dazu führen, dass ein Thema abgebrochen wird, bevor alle wichtigen Aspekte angesprochen werden konnten.

Im Folgenden findest du die Vorteile, die du vom Level-10-System erwarten kannst – und auch einige Nachteile:

• Respekt vor der Zeit – Level-10-Meetings haben ein striktes Zeitlimit, das höchste Produktivität fördert und sicherstellt, dass sich alle Beteiligten schnell wieder anderen Prioritäten zuwenden können.

• Zielfokussierung – Da in Level-10-Meetings nur die drei wichtigsten Themen der Woche behandelt werden, sind sie klar fokussiert und helfen euch, Ziele schneller zu erreichen, anstatt hin und her zu springen. 

• Problemlösung – Während sich andere Meetings, z. B. Post-Mortem-Meetings, mit Höhen und Tiefen befassen, konzentrieren sich Level-10-Meetings auf die Problemlösung, wobei gute Nachrichten nur kurz erwähnt werden. So kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren.

• Eingeschränkte Diskussion – In einem Level-10-Meeting können Teammitglieder nicht jedes Anliegen ansprechen oder abschweifenden Gedanken nachgehen, wenn sie ihnen in den Sinn kommen. Die Tagesordnung der Besprechung verlangt, dass man bei der Sache bleibt. Man könnte produktive Nebendiskussionen verpassen.

• Vorbereitung – Damit diese Meetings reibungslos ablaufen können, müssen sich alle vorbereiten. Diese Vorbereitungen sind zeitaufwändig, sodass das Meeting, auch wenn es nur 90 Minuten dauert, mehr deiner Zeit in Anspruch nimmt. 

Eine narrensichere Agenda ist der Grundstein eines Level-10-Meetings. Sie setzt jedes Zeitlimit durch und stellt sicher, dass kein Gesprächspunkt ausgelassen wird, was Produktivität und Beständigkeit steigert.

Im Folgenden siehst du, wie eine Vorlage für ein Level-10-Meeting aussieht und welche Rolle jeder der sieben Abschnitte spielt.

Während sich Level-10-Meetings stark auf die Lösung von Problemen konzentrieren, sind auf der Tagesordnung auch fünf Minuten zum „Feiern“ vorgesehen. Zu Beginn teilen alle Teilnehmer/innen eine gute Nachricht mit, sei es privater oder beruflicher Natur. Man kann dies als die „Eisbrecher“-Runde des Meetings betrachten.

Im Abschnitt mit den wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPI) des Meetings erhält man fünf Minuten Zeit für einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Kennzahlen, die man verfolgt. Zu diesen Kennzahlen können Umsatz, Kundenabwanderung oder Wachstum gehören – also alles, was als die wichtigsten Datenpunkte des Unternehmens erachtet wird. Die entsprechenden Daten werden von den zuständigen Teammitgliedern mit einer kurzen Erklärung präsentiert.

Nutzt dieses fünfminütige Zeitfenster, um einige wichtige Quartalsziele zu überprüfen. EOS nennt diese Ziele „Rocks“ – Prioritäten, die den Kern eurer Geschäftstätigkeit ausmachen. Eine Umsatzsteigerung von 10 % bis zum Ende des Quartals ist ein Rock, ein Aktionselement wie die Planung einer Schulung für eine neue Software hingegen nicht.

Im Abschnitt „Headlines“ teilen alle ein Update zu Kund/innen oder Mitarbeitenden mit. Diese Updates sollten so prägnant und oberflächlich sein wie eine Schlagzeile, also eine Headline: „Wir haben einen neuen Deal mit Kundin X abgeschlossen.“ Dabei sollte nicht zu sehr ins Detail gegangen werden. Wenn das Update ein Problem enthält, kann es für einen späteren Zeitpunkt im Meeting aufgehoben werden.

Diese Liste ist für kleinere Aktionspunkte gedacht, die keine echten Rocks sind, wie z. B. die Vereinbarung eines Anrufs mit einem Investor oder die Freigabe eines Projekts. Anhand einer Checkliste kannst du feststellen, was dein Team erledigt hat und was noch zu tun ist. Wenn die Aktion länger als ein oder zwei Wochen dauert oder mit euren Quartalszielen zusammenhängt, verschiebt sie in den Abschnitt „Rocks“. 

Der IDS-Abschnitt einer Level-10-Agenda ist nicht ohne Grund der längste: Er bietet die Möglichkeit, über größere Probleme zu sprechen und darüber, was jedes Teammitglied unternimmt, um sie zu lösen.

Beginnt damit, die Probleme offenzulegen und nach ihrer Priorität zu ordnen. Konzentriert euch nur auf die drei wichtigsten Probleme, die in dieser Woche behandelt werden müssen. Im Idealfall werden diese vorher aufgeschrieben, damit alle wissen, was du besprechen möchtest. So kann dein Team bei Bedarf Updates liefern. 

Eröffne die Diskussion. Rege den Austausch und ein Brainstorming an, brich das Problem auf und gib dem Team so viele Informationen wie möglich, damit alle das Problem verstehen. Nutzt das Gespräch, um Lösungswege zu erkunden und beginne damit, problemlösende Aktionspunkte in die To-do-Liste aufzunehmen. 

Nehmen wir an, eine wichtige Kundin deiner Marketingagentur teilt dir mit, dass sie den Vertrag möglicherweise nicht verlängern wird. Mit Hilfe des IDS-Abschnitts kannst du herausfinden, warum diese Kundin Bedenken hat. Vielleicht sieht sie nicht die Ergebnisse, die sie erwartet hat. Warum ist das so? Spricht die Kampagne deines Teams nicht die richtige Zielgruppe an? Verfehlt die Botschaft ihr Ziel? Stelle gemeinsam mit deinem Team Hypothesen über die Ursache des Problems auf und beginnt mit dem Brainstorming zu Lösungen. Vielleicht entscheidet ihr euch dafür, das Erscheinungsbild zukünftiger Kampagnen zu ändern. 

Wenn das Meeting die 85-Minuten-Marke erreicht hat, ist es an der Zeit, es zu beenden – ja, auch wenn nicht alle Themen angesprochen wurden, die angesprochen werden sollten. Bei einem Level-10-Meeting geht es vor allem um Beständigkeit. Es sollte außerdem jede Woche zur gleichen Zeit enden. 

Nutzt diese letzten fünf Minuten, um die To-do-Liste noch einmal zusammenzufassen, zu ermitteln, welche Informationen mit Personen außerhalb des Meetings geteilt werden sollten, und bitte dein Team, das Meeting zu bewerten. Mit der Zeit sollte das Ranking steigen, bis überall eine 10 erreicht wird.

Es ist praktisch unmöglich, ein Level-10-Meeting ohne eine klare Agenda durchzuführen. Die Gliederung der einzelnen Abschnitte und die Festlegung von Zeitlimits sorgen dafür, dass das Gespräch fokussiert bleibt. 

Die Level-10-Meeting Agenda-Vorlage von Notion ist die beste Ausgangsbasis für ein Level-10-System. Mit einer gut organisierten Dokumentation deckt man alle Grundlagen ab, fördert eine produktive Diskussion und kann sich an jeden Aktionspunkt erinnern. 

Diese Vorlage führt dich durch alle wichtigen Abschnitte des Meetings und umfasst: 

• Felder für die Meldung guter Nachrichten 

• Tags und Statuslabels für Aufgaben in der To-do-Liste

• Zuständigkeits- und Team-Labels für Quartalsziele 

• Felder für individuelle Kunden-Headlines

• Eine Checkliste für vergangene und zukünftige Aktionspunkte

• Eine Punktekarte mit Feldern für individuelle Bewertungen 

Wenn du ein Team leitest, bist du sehr beschäftigt. Du hast weder die Zeit noch den Kopf, dir Meetingabläufe einzuprägen – das hat niemand. Durch die Verwendung einer klonbaren Vorlage für jedes Meeting wird die Einheitlichkeit der einzelnen Meetings gewährleistet und sichergestellt, dass dein Team nichts verpasst.

Stöbere in Notions Vorlagendatenbank und beginne mit der Durchführung besserer Meetings, unabhängig davon, ob diese der Level-10-Gliederung oder einer benutzerdefinierten Agenda entsprechen, die wie angegossen zu deinem Start-up passt. Nutze die OS-Meeting-Vorlage, um deine Notizen zu aktualisieren. Lerne, wie du einen funktionalen Projektzeitplan erstellst und verfolge deine Jahresziele effizienter.