教職員の事務作業の負担を低減した 芝浦工業大学の“教職協働”の取り組み

職員がメール等で送る依頼文の構成や求める対応方法がバラバラだったため、教員の理解や対応に時間を要していたことも課題でした。そこで本プロジェクトでは、Notionのデータベースを活用したテンプレートを作成して、全部署からの依頼方法を標準化。教員がNotionの「マイページ」を開いて「未完了」列の依頼を開くと、依頼部署や締め切り時期、回答方法などがまとめられたテンプレートが開き、依頼内容を容易に把握できます。 また、教員が依頼への対応を済ませたら完了ボタンを押すだけで職員に通知され、To Doリストの「未完了」列から「完了」（職員が確認中であることを示す）列へと移動。そしてすべてが終了すると、「マイページ」のトップ画面から消えてなくなります。 シンプルな仕組みをNotionを使って構築したことで、教員の負担を大きく低減することに成功しました。また、職員も「対応の滞り」「回答方法のばらつき」などから解放されて進捗管理が効率化したほか、Notionのアナリティクスで教員の閲覧状況を把握できるため、「依頼のリマインドや説明」が不要になりました。Notion導入後の教員へのアンケートでは、「依頼を探しに行ったり、見落としたりすることがなくなった」「締切日を失念しなくて済む」「提出ファイルをアップロードするだけなので簡単」といった良好な回答が寄せられています。

教員が何かの申請を行う際の「担当部署がわからない」「見当をつけて問い合わせたが、たらい回しにされる」という課題を解決するために、申請の制度を集約した「申請様式集」をNotionのWiki機能を使って作成しました。これにより目的の申請に関する情報がNotion上ですべてわかるため、コミュニケーションコストの削減に成功。さらに、Microsoft Formsを申請画面に埋め込むことで、従来のようにメールの添付ファイルを開かずとも、Notionの画面上で申請作業を完結できるように作業工数の削減にも取り組んでいます。 また、Notionと学内システムを連携させ、教職員の入退職が自動で反映される「教職員一覧」も新たに作成。教職間のやりとりの際、「誰に相談すればいいかわからない」という教員側の問題や、「教員の顔や肩書きが把握しづらい」という職員側の問題がありましたが、新たな教職員一覧を見ればすぐに教員のプロフィールを確認でき、メールや内線番号、Microsoft Teamsなどですぐに連絡できます。

本プロジェクトではいち早くNotionのチャート機能の活用を開始し、データベースに格納した情報の見える化を行いました。たとえば、業務依頼の場合は、依頼時期や教員への宛先ごとの件数などをグラフ化したダッシュボードを作成。これにより特定の時期や人に依頼が集中している場合は是正策を考えていくことが可能となります。 また、申請の場合は捺印を求める申請や、紙やメールでの申請が継続されている状況が明らかに。このように、今後はデータ分析に基づいた意思決定やアクションを行いPDCAを回し、さらなる業務改善に取り組みます。さらに、「Notionサイト」の機能を利用して、新入生に向けた学修の手引を外部公開したり、教職員がタスク管理など、独自にNotionを活用できる環境を整備したりする予定です。