Sansanが挑む「AIファースト」な組織への変革。Notionが組織にAIを根付かせる

Sansanは、個人の知見に依存せず職種や役職を越えて学びや気づきを共有することで、組織全体のスピードや柔軟性を高めてきました。一方で、業務課題に応じて各部門ごとに最適なSaaSを導入した結果、情報の分散や機能の重複、運用コストの増大という課題が顕在化していました。さらに、従来の情報管理ツールは閲覧者を限定する形で運用していたため、チームスペースが意図せず情報を分断してしまい、検索しても必要な情報に辿り着けないという問題が全社的に発生していました。

この課題に対し、エンジニア組織でプロダクト開発やチーム Wiki、プロジェクト管理など多岐にわたって活用され、その利便性の高さが認められていた Notion を、全社の情報基盤へと段階的に拡大しました。Notion のブロック構造は、柔軟に組み替えて最適な形を模索できる点で Sansan のカルチャーにフィットしていると感じました。また、Notion に蓄積した社内情報に対して AI を利用でき、簡単な要望から高度な要望まで幅広くカバーし、全従業員の情報検索やコンテンツ生成を支援してくれる点も高く評価されました。

以前の情報管理ツールと比べて、Notionは単なるドキュメントの保存や共有にとどまらず、データベース、プロジェクト管理、タスク管理、AIなどさまざまな機能を備えています。そのため、ドキュメント管理ツールやナレッジ管理ツールという枠を超え、多様な情報を集約し適切な切り口で管理できるプラットフォームとして位置づけられています。

従来の「情報を制限してから開放する」アプローチから、「基本オープン」な情報共有を前提として必要に応じて制限をかける方針に変更します。これにより、チームスペースによる情報分断が防止され、Notion上でAIが横断的に検索できるようになった結果、必要な情報に素早くアクセスできるようになりました。全従業員があらゆる情報をNotionに蓄積・共有することで、ナレッジが部門を越えて循環しています。

Sansanでは、部門を問わずNotionやNotion AIを活用しています。営業部門では、商談の準備から処理までをNotionで一元管理し、営業活動の効率化を図っています。担当者は事前準備の内容、アポイントメモ、議事録の文字起こしを統一されたテンプレートに集約し、Notion AIを活用して議事録サマリーや提案資料、お礼メールのテンプレート、Salesforce入力用の記載項目を自動生成しています。これにより、商談後の事務処理に費やす時間が大幅に短縮されています。また、統一されたテンプレートに各々が活動内容を蓄積することによって、情報が検索・活用できる仕組みが整備され、ナレッジ共有やスキル向上につながっています。

また、Notion AIはNotionにある情報だけでなくSlackをはじめとした他ツール内の情報検索や要約を行えるため、効率的な情報収集も可能になりました。商談中に不明点が生じた際には、情報をリアルタイムで検索しその場で即座に回答することで、顧客からの信頼を得ることにも大きく貢献しています。

Bill One事業部のエンジニアは、仕様ドキュメントの一括管理にNotionを活用しています。大量のドキュメントに、タイトルや担当チーム、カテゴリ、作成者のプロパティとAIによる要約をつけてデータベース化することで、一目で「誰が見ても何をしようとしているかが分かる」状態を作り出しています。また、仕様ドキュメントを日本語と英語で同時に作成する場面でもNotion AIで作成やメンテナンスにかかる工数を削減しています。プロダクトマネージャーやデザイナーとの情報共有においても、Notion上でプロダクトロードマップや中長期計画をフォーマット化して管理することで、事業部全体で可視化・共有され、開発の方向性を全員が理解できる体制を整えることができています。

同社の特徴的な取り組みの1つが、入社初日からのAIファースト体験です。Notionで作成したオンボーディングページには、5日間のオンボーディングプログラムのスケジュールやタスクのほか、会社のカルチャーやルール、業務の基本事項、過去のドキュメントといった社内ポータルへのリンクが体系的にまとめられており、新入社員はNotion上で効率的にキャッチアップができるようになっています。また、プログラムの初日に実施されるのは45分間のNotion研修で、基本機能や使い方のレクチャー、個人のプライベートページの作成といった内容をワークショップ形式で学びます。疑問点があれば「まずはNotion AIに聞いて自ら情報を探す」という体験により、Sansanのカルチャーである主体的な情報探索を習慣にしてもらう狙いがあります。

Notionは組織全体のOKR管理の自動化と効率化にも役立っています。以前はスプレッドシートで管理していましたが、現在は部門ごとのOKRページをNotionで作成。Objectives（目標）やKey Results（成果指標）、それらに関連する複数のプロジェクトをデータベースに紐づけて一元的に管理することで、担当者がプロジェクトデータベースを更新すると、関連するKey Resultの進捗率が反映されるようになりました。さらに、Notion AIが各週のプロジェクト進捗状況のサマリーを生成してくれるので、マネージャーはそれをたたき台として修正すれば報告が完了します。これにより、マネージャーに集中していた情報収集や整理といった業務が大幅に削減されました。

Notionの導入は、メンバー間の情報格差の解消と、非定型業務の削減という二つの大きな価値をSansanにもたらしました。NotionとNotion AIによる柔軟な情報基盤が、Sansanの「新たな価値創造」を支えています。