Câu chuyện nổi bật
Cách Ramp cắt giảm hơn 70% chi phí công cụ và triển khai AI trên toàn công ty
Chấm dứt tình trạng dàn trải công cụ
Ramp là một trong những công ty phát triển nhanh nhất mọi thời đại. Ban đầu, công ty vận hành theo triết lý "làm việc theo cách bạn muốn". Tuy nhiên, khi họ tăng vọt vượt mốc 1.000 nhân viên, sự linh hoạt này đã tạo ra nhiều rào cản ngoài mong muốn: Các nhóm chật vật để cộng tác một cách hiệu quả, thông tin bị phân tán và gần như không thể triển khai công nghệ AI giữa các hệ thống rời rạc. Sự phức tạp ngày càng tăng này không chỉ làm giảm hiệu quả, mà còn hạn chế khả năng khai thác tài sản lớn nhất của Ramp – chính là kiến thức chung của đội ngũ nhân viên.
Notion nhanh chóng xuất hiện như một giải pháp đơn giản cho tình trạng dàn trải phần mềm tại công ty. Thông qua việc thống nhất các công cụ rời rạc, từ quản lý dự án và lập lộ trình đến tài liệu và cơ sở kiến thức, Ramp đã có thể hỗ trợ các đội ngũ của mình làm việc hiệu quả hơn, đồng thời vẫn đảm bảo tính đồng bộ liền mạch trong toàn bộ công ty. Với AI được tích hợp sẵn, mọi nhân viên sẽ tốn ít thời gian tìm kiếm thông tin hơn và tập trung hơn vào thúc đẩy công việc cộng tác, có ý nghĩa.
Một không gian làm việc được tích hợp sẵn AI
Sau khi xem xét một vài nền tảng, Ramp đã phát hiện ra rằng điểm khác biệt của Notion chính là khả năng tái cấu trúc toàn bộ cơ sở hạ tầng làm việc của họ. Sự kết hợp giữa quy trình làm việc tùy chỉnh, khả năng cộng tác theo thời gian thực, tích hợp liền mạch với các công cụ có sẵn, cùng AI mạnh mẽ hỗ trợ xuyên suốt chính là điều Ramp cần để phá vỡ các rào cản thông tin đang đe dọa kìm hãm sự phát triển của họ.
Chỉ trong vài tháng, Notion đã trở thành hệ điều hành của Ramp. Các nhóm từ Sản phẩm đến Tiếp thị đều ngừng sử dụng những giải pháp đơn lẻ, thiếu kết nối và xu hướng hợp nhất đang ngày càng được đẩy mạnh. Giờ đây, tất cả kiến thức của tổ chức đều đi qua một trung tâm kết nối duy nhất, với AI được tích hợp sâu vào công việc hằng ngày:
Tính năng tìm kiếm dành cho doanh nghiệp giúp mang lại câu trả lời, chứ không chỉ kết quả: Notion AI tìm kiếm trên toàn bộ kiến thức của công ty, tài liệu dự án và thậm chí cả các công cụ được kết nối như Slack và GitHub, qua đó đưa ra thông tin có liên quan chỉ trong vài giây.
Công việc được AI hỗ trợ theo ngữ cảnh: Các nhóm soạn thảo tài liệu, tóm tắt cuộc họp và cập nhật dự án ngay tại nơi họ làm việc, với toàn bộ ngữ cảnh của kiến thức tổ chức để giảm bớt công việc thủ công không cần thiết.
Tự động xử lý phản hồi của khách hàng: Bộ phận Vận hành sản phẩm phối hợp chặt chẽ với các nhóm tương tác với khách hàng bằng cách sử dụng Notion để thu thập, gắn thẻ và liên kết phản hồi của khách hàng trực tiếp với lộ trình sản phẩm, hỗ trợ cải thiện sản phẩm nhanh hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng.
Everybody has a responsibility right now to bring their teams up the curve of AI usage and to get them more comfortable being AI native.
Làm được nhiều hơn, tốn ít sức hơn
Ramp đã đạt được những cải thiện đáng kể trong vận hành và tác động tích cực đến lợi nhuận của họ. Bằng cách loại bỏ các giấy phép phần mềm dư thừa và tập trung công việc vào cùng một công cụ, công ty trực tiếp tiết kiệm được hàng trăm nghìn đô la mỗi năm. Chi phí cho công cụ năng suất trên mỗi nhân viên đã giảm hơn 70% so với hệ thống công cụ cũ.
Lợi ích không chỉ dừng lại ở khía cạnh tài chính. Nhờ không gian làm việc được AI hỗ trợ của Notion, giờ đây các nhân viên đã có thể tìm kiếm thông tin nhanh hơn đến 60%, với một số nhóm báo cáo rằng họ hoàn thành dự án nhanh hơn gấp 3 lần. Mỗi bộ phận đều khám phá ra cách thức làm việc hiệu quả hơn:
Bộ phận Sản phẩm & kỹ thuật đã tinh giản quy trình quản lý lộ trình và phản hồi bằng các cập nhật trạng thái được AI hỗ trợ và theo dõi yêu cầu tính năng. Ban lãnh đạo có thể theo dõi toàn bộ các đợt ra mắt sản phẩm sắp tới, với tính năng tự động cảnh báo bất cứ khi nào dòng thời gian thay đổi.
Bộ phận Tiếp thị & kinh doanh đã thống nhất hoạt động lập kế hoạch ra mắt sản phẩm và hỗ trợ bán hàng, tận dụng AI để lập tức giải đáp các thắc mắc, từ phân tích chiến dịch đến tóm tắt cuộc gọi của khách hàng.
Bộ phận CNTT & thu mua đã nâng cao khả năng bảo mật và mở rộng quy mô thông qua tập trung hoá quản lý không gian làm việc, ghi chép tài liệu và đào tạo nhập môn.
Sự chuyển đổi của Ramp không phải là thành công một sớm một chiều, mà là kết quả của mối quan hệ đối tác chặt chẽ và tầm nhìn rõ ràng về cách thức làm việc khác biệt. Đội ngũ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng của Notion đã cung cấp hướng dẫn triển khai chi tiết, tiến hành các buổi đào tạo toàn diện và tiếp tục cộng tác chặt chẽ với đội ngũ của Ramp. Như câu chuyện thành công của Ramp cho thấy, con đường dẫn đến một không gian làm việc thực sự kết nối và được AI hỗ trợ không chỉ dừng lại ở việc triển khai các công cụ mới, mà còn là tái định nghĩa cách thức các nhóm có thể phối hợp làm việc một cách liền mạch.
Với Notion, mọi nhân viên tại Ramp đều có AI hỗ trợ.
Build agents. Delete repetitive workflows.
In mid-2025, Ramp started experimenting with autonomous Notion Agents, and Ben’s systems mind took off. “The goal now,” he says, “is to build your way out of your workflows. When a single agent can complete your tasks thousands of times—that’s the productivity magic.”
Today, the work does not start from scratch each week. People set up agents once, and those agents keep running across shared, durable workflows the whole company can count on.
There are more than 300 Notion Agents getting things done every day. Here are some of the most impactful:
The Product Q&A Oracle—a Slack-connected agent that answers up-to-the-moment questions about Ramp’s products.
Sales Feedback Categorizer—maps inbound sales feedback to the roadmap and closes the loop when features ship.
Referral Bonus Roy—identifies customers who should receive a referral bonus and routes the work to completion.
Enablement Eddie—helps the GTM org find the right customer-facing assets and answer nuanced questions fast.
Customer Advocacy Miner—surfaces high-satisfaction customers and compelling use cases across many sources.
AI Compass—guides Ramplings to the right AI tool for a given job.
RCARoundup—turns incident threads into structured summaries in a Notion database.
The Underwriter—a policy-grounded Q&A agent for underwriting.
AI Inspector—summarizes AI news into a daily digest.
Creative Chris—routes creative requests and nudges work forward.
Custom Agent Carrie—helps teammates build better agents based on what Ramp has learned.
Ben describes the change in simple terms: “Agents get created in three minutes between meetings,” then “hours of manual operational work disappear.”
Advice you can steal
As Ben sees it, the world needs more builders.
His north star is simple: turn everyone into a builder who makes fewer low-stakes decisions, more high-stakes judgments. “It’s important to think about productivity as a combination of speed and efficiency, but also quality and output,” he says.
On the other side of the AI adoption curve, Ramp has found that people not only move faster. They also feel better about the work.
As Ben puts it: “There are two dopamine hits along the way. One is when you crack the problem and automate work you don’t like doing. The other is when, on the other side, things go a little more quiet, you have more time in your day.”
So what can you take from Ramp’s path?
Do not wait for a perfect button. Use AI enough to learn where it breaks.
Consolidate the work so AI can navigate the same context and workflows as your team.
Start small. Nail the quality of each unit of AI work, then automate.
Keep humans focused on judgment calls.
If you give people the right tools and the right foundation, more of the company becomes builders, and the work gets better—not just faster.
Vấn đề không chỉ nằm ở việc có quá nhiều công cụ. Mà là không công cụ nào trong số đó thực sự kết nối với nhau. Các nhóm của chúng tôi gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách hiệu quả giữa các bộ phận.
