Lyka는 Notion을 사용하여 팀이 같은 정보를 파악하도록 하고 매년 툴 스택에 지출하는 비용을 US $75,000 절감합니다.

툴이 너무 많아졌어요. 점점 더 많은 회사들이 느끼고 있는 부분이죠. 지난 몇 년간 회사들이 사용하는 툴의 수가 엄청나게 불어났습니다. 직원 수가 500명 미만인 회사에서 사용하는 툴의 수는 평균적으로 172개입니다.

그래서 어떻게 되었을까요? 직원들은 잔뜩 쌓인 툴들로 인해 부담을 느끼면서도 정작 필요한 정보를 찾기 위해 어느 툴을 사용해야 할지 모르게 됩니다. 문서는 여기에, 프로젝트는 저기에 있어서 이 툴에서 저 툴로 옮겨 다니느라 모든 사람의 업무가 더뎌지죠.

Lauren Goldman이 2023년 Lyka에 합류했을 때 처음 맡은 중대한 프로젝트가 바로 툴 통합이었습니다. 팀마다 각기 다른 툴을 사용하고 있었기 때문에 Lauren은 회사의 모든 사람이 동일한 정보를 파악하도록 하고 툴 스택을 통합할 방법을 찾아야 했습니다.

Lyka는 호주에서 더 건강한 반려견 사료의 시대를 이끌고 있습니다. 반려견의 음식에 영양을 더해 강력한 솔루션을 제시하고 있죠. 판매량이 3,000만 개를 돌파하고 별 5개짜리 리뷰 수가 수천 개에 달하자 Lyka 팀은 성장을 뒷받침하기 위해 팀을 빠르게 확장했습니다. 하지만 내부 팀의 성장과 발맞춰 회사의 프로세스는 함께 확장되지 못했습니다. Lyka는 성장하는 팀이 더 효과적이고 협력적으로 함께 일할 수 있는 방법을 찾아야 했습니다.

모두가 같은 미션 아래 일하고 있지만 팀마다 마치 섬에 있는 것 같았습니다. 팀마다 다른 툴을 사용하고, 워크플로는 분산되었으며, 협업이 효과적으로 이루어지지 않았습니다. 운영팀은 Notion을 사용하고, 마케팅팀은 Monday.com을 사용했으며, 프로덕트팀은 Confluence를 사용했죠. 어떤 팀은 디지털 시스템을 아예 사용하지 않았습니다. 일부는 서로 다른 툴에 있는 정보를 공유했지만 단 하나의 정보 출처로 사용되는 툴은 없었습니다.

Lauren과 팀이 Notion을 사용하기 시작하자 이제 모든 팀과 각각의 워크플로를 Notion에 어떻게 가져올지가 큰 과제였습니다. 이 프로세스를 시작하기 위해 Lauren은 많은 일을 맡았습니다. Lauren은 기존의 모든 데이터를 Notion으로 옮기면서 서로 다른 툴에 있던 Lyka의 모든 과거 정보를 끌어 모았습니다.

Notion으로의 전환을 한층 더 원활하게 하기 위해 Lauren은 내부 가이드라인과 리소스를 만들어 모두가 더 용이하게 전환하도록 했습니다. 심지어는 질문에 답하고, 아이디어를 나누고, 새로운 업무 방식을 만들기 위한 Slack 채널도 만들었죠.

또한 Lyka는 모든 정보를 일관적으로 Notion에 저장하여 문서화하는 문화를 가꾸어 나가는 것에 집중했습니다. Lyka에게 문서화의 문화란 전사 회의, 팀 정보 공유 회의, 프로젝트 킥오프 등 기회가 닿는 대로 Notion 링크를 공유하는 것을 의미합니다.

Notion은 유연하기 때문에 Lyka의 각 팀은 각자에 필요한 방식으로 툴을 변형할 수 있었습니다. 더 이상 툴에 적응할 필요가 없습니다. Notion을 원하는 방식대로 사용할 수 있으니까요.

예를 들어 마케팅팀은 마케팅 전용 홈페이지를 만들어서 팀의 모든 워크플로, 캘린더, 계획 문서, 리소스를 모아둡니다. 팀의 모든 사람이 필요한 정보를 얻을 수 있고 진행 중인 프로젝트의 최신 정보를 파악할 수 있는 중앙 허브죠. 또한 주간 점검 회의와 간부진 회의도 Notion에서 진행합니다. 이를 통해 잘한 일, 누락한 일, 성장 업데이트를 손쉽게 확인할 수 있습니다. 여러 부서의 파트너와 협력하면서 이들을 마케팅 워크플로에 합류시키는 것도 더 쉬워졌습니다. 전에는 Slack이나 이메일을 통해 요청을 보냈지만, 이제는 누구나 새로운 소셜 게시물 또는 업데이트된 상품 등의 요청을 Notion에서 제출할 수 있습니다. 이제 마케팅팀은 하나의 데이터베이스에서 프로젝트를 트래킹하고, 완료하고, 파트너에게 소식을 전할 수 있습니다.

하지만 마케팅팀뿐만 아니라 회사의 모든 팀이 Notion을 기본 툴로 받아들였고 전에는 가능하지 않았던 새로운 워크플로를 구축할 수 있었습니다. 연구개발팀은 Slack API 통합을 사용하여 수신 요청을 기록합니다. 인사팀은 강력한 데이터베이스를 사용하여 회사의 온보딩 프로그램을 구축함으로써 모든 신규 직원이 빠르게 온보딩할 수 있도록 올바른 과정 자료와 동영상을 제공합니다. 심지어는 펜과 종이만 사용하던 Lyka의 제조팀도 다른 팀에서 사용하는 것과 같은 디지털 툴에서 업무를 진행할 수 있습니다.

모든 사람이 하나의 워크스페이스에서 정보를 이용하는 것을 넘어 정보에 기여할 수 있게 되면 위에서 아래로 투명성이 확대됩니다. 그러면 효과가 좋았던 요소가 무엇인지가 명확해지고 그 결정이 어떻게 내려졌는지가 뚜렷하게 보입니다.