고객 스토리
過去・現在・未来を結ぶプラットフォーム
空港・スポーツ施設の国内トップシェアを誇る組織設計事務所である梓設計は、プロジェクトのブラックボックス化という課題を抱えていました。そこで情報の透明性を確保するツールとしてNotionの全社導入を実施。導入決定から1年の期間を経て、ワークフローの一助になるまでに至りました。
情報の透明性を確保する管理ツールがNotion
大規模な建築プロジェクトを次々と手がける梓設計はある課題を抱えていました。それがプロジェクトのブラックボックス化です。業務の進め方をアナログからデジタルへ移行するにともない、プロジェクトの情報や進捗は共有フォルダの中へ格納。しかし、膨大なフォルダの中から必要な情報を探すのに手間取り、その上、プロジェクトの現状把握が困難になっていました。そこで管理ツールの見直しを図ることに。プロジェクト状況を正確に、しかもタイムリーに把握できるツールを探していたところ、行き着いたのがNotionです。そして、本社や支社で働く全社員が使う管理ツールとしてNotion導入を決定しました。「弊社の導入ストーリーの特徴は、全社一斉にしたことです。しかし、700人規模で進めることは困難が予想されました」と膳棚さん。
基幹システムの情報を統合させ、早いコミュニケーションを実現させるツールを探していたところ、Notionに出会いました。
6ヶ月もの期間をかけて約700人の社員に導入
全社導入にあたり、まず行なったことが、Notionの設計です。その骨組みとして、「イントラサイト」と「基幹システム」を構想しました。つまり、「イントラサイト」として社内の情報共有ページや部署共有ページを作成。「基幹システム」として、プロジェクトページや進捗管理ページを作成しました。続いて行ったことが、導入をリードするメンバー集めです。メンバー選定の基準は、「（建築）設計の知識があること」「組織の全容を把握していること」「デジタルスキルが高いこと」のいづれかを満たしているかどうかです。集められたメンバーは運営チームとして、具体的なワークスペースの構成を練りました。そして、導入前の最後の準備が全社員向けの研修会の実施です。受講必須の研修会は、運営チームでしっかりフォローアップ。トレーニングは録画し、セルフオンボーディングのページを展開し、いつでも学べる環境を用意しました。これにより全社員の知識レベルを漏れなく引き上げられました。ここでようやくNotionの全社利用がスタート。ここまでの期間は半年です。
部署を横断するマスターデータがブラックボックス化を解消
梓設計で働く社員の業務の中心にあるものが、全プロジェクトの情報を集約させたデータベースです。業務が開始されると、まずはここにプロジェクト情報をまとめます。このデータベースをマスターデータとし、リンクドビューやリレーション機能を使って、各部署や各支社のページに情報を連携させます。情報が一つのデータベースに集約されていることで、プロジェクトの最新情報と進捗を把握できるようになりました。これにより、情報のブラックボックス化が解消。「以前はどこにどの情報があるのかが分からず、自分から情報を探してに行っても見つけられずじまいでした。しかし検索機能が優れているNotionなら、キーワードを打ち込むだけで欲しい情報を見つけ出せます」と仙川さんは語りました。
複数のメンバーがオンラインで同時編集できるので、ドキュメントの共同作成をサクッとできます。これが業務のスピードアップになっています。
過去のナレッジを掘り起こす作業が未来を築く
Notionを使い続ける中で、ナレッジの ”見える化” が進みました。これまでナレッジをまとめたドキュメントはあったのですが、収納力が悪く、情報を掘り出すことが大変でした。しかしNotionを使ってギャラリー形式に見せることで、見やすくかつ検索性に優れたナレッジページが出来上がりました。「ナレッジページには、空港設計や過去の業務で得たノウハウをまとめ、知識を蓄積しています。これまで会社に眠っていた知識を、Notionによって掘り起こすことができました」と安野さん。情報の ”見える化” が進んだ梓設計の社内には、Notionが確実に浸透しています。ここに至るまでにかかった期間は1年です。浸透した今も、Notionを根付かせる努力をしています。運営チームはNotion本社のスタッフを招き、定期的なミーティングを開催。最新情報や知識をキャッチアップし、Notionの運営に活かしています。Notionで過去のナレッジを収納し、プロジェクトのリアルタイムな情報を共有する。そして未来に繋がるイノベーションを期待できるNotion。過去、現在、未来を繋ぐNotionが、次世代のモノ作りを支えます。
