Cómo Leapsome aprovecha las ventajas de Notion para armonizar el trabajo a gran escala

Leapsome, con sede en Berlín, es una plataforma integral de capacitación de personal que ayuda a las empresas con visión de futuro a impulsar el desarrollo, la productividad y el compromiso de sus empleados. Cuando Amelia Kroner, gerente de proyectos estratégicos, se incorporó a la empresa, recuerda que contaban con tan solo 25 empleados y «necesitaban ser ágiles y estar concentrados».

Desde que obtuvo 60 millones de dólares en financiación de serie A, la empresa ha crecido y ahora cuenta con casi 200 empleados (y siguen aumentando personal). No obstante, siguen teniendo la mentalidad de «seguir adelante» que los llevó a adoptar Notion «en su máxima expresión». Actualmente, la empresa gestiona la mayoría de los flujos de trabajo principales en Notion, lo que incluye un servicio de asistencia integrado, la gestión de comunidades y los procesos de cumplimiento. «Si tuviésemos que comprar cada una de estas herramientas por separado, nos costaría como mínimo 40 000 euros adicionales al año, o incluso más», afirma Kroner.

Así es como la plataforma Leapsome logra mantener su agilidad, eficiencia y enfoque a medida que la empresa crece.

Conforme Leapsome fue creciendo, los equipos adoptaron una filosofía integral basada en Notion para que todos siguieran trabajando en la misma línea. Esta filosofía se basa en dos principios fundamentales: la conectividad y la coherencia.

La conectividad implica que tanto el trabajo de cada empleado como todos los conocimientos de la propia empresa estén en Notion o vinculados a ella. «Cuando las ideas, los proyectos y los procesos de todos están documentados en un mismo espacio de trabajo compartido, es más fácil mantener la coherencia mientras colaboramos», dice Kroner. La mayor parte de las bases de datos del espacio de trabajo Notion de Leapsome están vinculadas a través de relaciones y rollups, lo que permite conectar de forma sencilla múltiples elementos entre bases de datos. Las integraciones de Notion también conservan la información de herramientas como Slack y Personio conectadas al espacio de trabajo de Leapsome a través de Zapier.

Asimismo, Leapsome pretende que el uso de Notion sea coherente en todos los equipos y casos de uso para garantizar que las estrategias se amplíen a medida que crece la empresa. «Tanto si pido ayuda a marketing como a informática», subraya Kroner, «queremos que todo el mundo tenga un flujo de trabajo similar y un único lugar al que acudir.» El espacio de trabajo Notion de Leapsome dispone de bases de datos enlazadas y filtros integrados y polivalentes capaces de proporcionar fácilmente información específica y relevante a los empleados a través de múltiples espacios de equipo. La propia Kroner es la «propietaria Notion» de Leapsome, y dirige procesos, plantillas y wikis, mientras colabora con un responsable de comunicación en cada equipo para mantener una experiencia uniforme.

En el Café Notion, un evento local donde los clientes de Notion se reúnen para pasar un día de formación e intercambio de ideas, Kroner compartió un ejemplo de su filosofía Notion explicando el proceso de incorporación de personal de Leapsome. Este proceso incluye:

• Personio, el sistema de información de recursos humanos de la empresa

• Zapier, que facilita la conexión entre Personio y Notion

• Dos bases de datos de Notion: «Personas» y «Tareas»

• Leapsome Learning, el sistema de gestión de aprendizaje de la empresa

La incorporación de personal comienza cuando se programa en Personio la fecha en la que un nuevo empleado empieza a trabajar. A continuación, esta información se sincroniza con la base de datos de Personas en Notion a través de Zapier. De este modo, Leapsome vincula una guía de incorporación de personal desde la base de datos de Tareas al perfil del nuevo empleado. Después, se genera un mensaje de Slack y se envía al responsable de contratación (de nuevo, con Zapier) para informarle de que ya puede revisarse la lista de verificación de la nueva contratación.

La guía de incorporación de personal permite a los nuevos empleados planificar sus primeras semanas en la empresa con una lista de tareas. Cada tarea tiene un tiempo estimado de realización e incluye conexiones a contenidos de Leapsome, como módulos de formación, charlas de comentarios autoprogramadas y encuestas de compromiso.

El proceso de incorporación de personal representa la filosofía Notion de Leapsome porque es:

• Escalable: Es fácil de configurar e iniciar gracias a la conexión de Notion con Personio a través de Zapier, las bases de datos conectadas de Personas y Tareas y la plantilla de la guía de incorporación de personal.

• Personalizable: Los responsables pueden adaptar la guía de incorporación de personal a las necesidades de su nuevo empleado.

• Coherente: Todos los empleados nuevos tienen una experiencia de incorporación similar.

• Conectado: Todo el proceso se gestiona de manera centralizada.