Cómo KoRo ha optimizado su flujo de trabajo de gestión de proyectos

KoRo quiere poner al alcance de todos alimentos sanos y de alta calidad. La empresa, fundada en 2014 y con sede en Berlín, ya ofrece cientos de productos en toda Europa, y recientemente Financial Times la catalogó como una de las empresas de comercio electrónico con mayor crecimiento en Europa.

¿Cuál es su arma secreta? Según Debora Donadello, jefa de desarrollo de negocio técnico, lo que les distingue es su «excelente equipo de gestión de productos». Trabajan a un ritmo frenético, con una media de dos lanzamientos de productos nuevos semanales.

Ahora bien, ese ritmo solo ha sido posible tras años de iteraciones y mejoras. Hace poco, Debora compartió algunos detalles del flujo de trabajo de gestión de productos de KoRo en un evento de Café Notion en Berlín. Allí se reunieron clientes locales en una jornada de formación e intercambio de ideas sobre cómo pasar al siguiente nivel utilizando Notion.

Lanzar dos nuevos productos al mercado cada semana es un proceso complejo.

«Trabajamos con una red muy extensa formada por cientos de proveedores de todo el mundo», explica Debora. «La gestión de la calidad y las homologaciones de seguridad alimentaria requieren documentación muy detallada».

Además, trabajan con hasta diez equipos internos por lanzamiento. Esto aumenta la complejidad de la gestión de proyectos, la colaboración entre funciones y la necesidad de agilizar los flujos de trabajo.

Al asumir su función de desarrollo de negocio técnico en KoRo, Debora se dio cuenta de que los procesos de la empresa no tenían conexión alguna. En gran medida se debía a que utilizaban demasiadas herramientas. Cada departamento tenía su propio sistema de gestión de proyectos, independiente de la base de conocimientos de KoRo en Notion. Todo ello generaba confusión y falta de cohesión entre los equipos y, en definitiva, hacía que la empresa avanzase más despacio de la cuenta.

El objetivo de Debora fue acabar con estos silos de trabajo fragmentados. Además, vio la oportunidad de tender un puente entre la gestión de proyectos y el conocimiento. «Antes utilizábamos Notion únicamente como base de conocimientos, pero queríamos aprovechar todo el potencial que ofrece como herramienta de gestión de proyectos», explica.

Debora empezó unificando la información que estaba repartida entre varias herramientas de gestión de proyectos (como Asana y Trello) y trasladó el flujo de trabajo de gestión de productos de KoRo a Notion. Creó dos bases de datos principales en las que se integrarían todos los departamentos:

• Proyectos: Un eje central para todos los proyectos, que ofrece una visión global de los lanzamientos de productos e iniciativas

• Tareas: Tareas individuales relacionadas con cada proyecto para garantizar que la responsabilidad y el estado del mismo quedaran claros

No obstante, el valor real del flujo de trabajo de gestión de productos de KoRo proviene de las plantillas y los botones que Debora ha creado para acelerar las tareas repetitivas. Con un simple clic, cualquiera puede crear un nuevo proyecto autocompletado con todas las tareas necesarias, como homologaciones, normas de gestión de calidad y material de marketing. Así se elimina la configuración manual y se garantiza un proceso coherente de principio a fin.

Según Debora, es muy útil que cada tarea tenga una página propia en la que se puedan añadir contenidos y conocimientos relevantes de forma estructurada e interactiva. «Es algo que le faltaba a Asana», admite.

KoRo reconoció que cada equipo tiene unas preferencias a la hora de trabajar. Ya se trate de marketing, diseño o producto, a cada equipo le gusta visualizar los proyectos y hacer un seguimiento de las tareas de forma diferente.

Para satisfacer las necesidades específicas de cada departamento, Debora creó un tablero específico para cada uno de ellos, con vistas personalizadas de los flujos de trabajo para la gestión de proyectos. Además, todo está conectado. Se han añadido los botones creados por Debora a varias páginas, lo que facilita al equipo el inicio de nuevos proyectos. «En KoRo, cualquiera puede empezar un proyecto desde donde se sienta cómodo», dice Debora.

Gracias a Notion, KoRo ha transformado su flujo de trabajo de gestión de productos, unificando los proyectos repartidos en varios sistemas en una única herramienta de gestión de proyectos interdepartamental. Todo el mundo, desde la dirección hasta los ingenieros, puede consultar las bases de datos de Proyectos y Tareas para ver en qué se está trabajando y cómo avanza. Asimismo, los equipos de KoRo pueden colaborar mejor que nunca gracias a las wikis totalmente conectadas a sus flujos de trabajo.