Como a Ramp reduziu os custos de ferramentas em mais de 70% e escalou a IA em toda a empresa

A Ramp é uma das empresas que mais crescem de todos os tempos. A empresa inicialmente adotou a filosofia "trabalhe como quiser". Mas, à medida que ultrapassavam 1.000 funcionários, essa flexibilidade criou um atrito inesperado: as equipes tiveram dificuldade para colaborar de forma eficiente, o conhecimento ficou preso em silos e a IA se mostrou quase impossível de implementar em sistemas desconectados. A crescente complexidade não era apenas ineficiente, mas também limitava a capacidade de a Ramp explorar o seu maior ativo: o conhecimento compartilhado dos seus funcionários.

O Notion logo surgiu como uma solução simples para a proliferação de software na empresa. Ao unificar o seu conjunto disperso de ferramentas — desde gerenciamento de projetos e planejamento de roadmaps até documentação e bases de conhecimento — a Ramp conseguiu capacitar as suas equipes a serem mais produtivas, ao mesmo tempo em que tornava o alinhamento perfeito em toda a empresa. Com a IA incorporada, todos poderiam se concentrar menos em buscar informações e mais em conduzir um trabalho significativo e colaborativo.

Depois de avaliar diversas plataformas, a Ramp descobriu que o que diferenciava o Notion era a capacidade de remodelar toda a sua infraestrutura de trabalho. A combinação de fluxos de trabalho personalizáveis, colaboração em tempo real, integração perfeita com ferramentas existentes e IA poderosa em todos os aspectos era exatamente o que a Ramp precisava para quebrar os silos que ameaçavam limitar o seu crescimento.

Em apenas alguns meses, o Notion se tornou o sistema operacional da Ramp. As equipes de Produto e Marketing migraram de soluções pontuais desconectadas, com mais consolidação a caminho. Agora, todo o conhecimento organizacional flui por meio de um único centro conectado, com a IA profundamente inserida no trabalho diário:

• Busca Enterprise que fornece respostas, não apenas resultados: A IA do Notion busca em todo o conhecimento da empresa, documentos de projetos e até mesmo ferramentas conectadas como o Slack e o GitHub, revelando informações relevantes em segundos.

• Trabalho assistido por IA com contexto: As equipes elaboram documentação, resumos de reuniões e atualizações de projetos, exatamente onde trabalham com o contexto completo de todo o seu conhecimento organizacional para reduzir a sobrecarga manual.

• Processamento automatizado de feedback do cliente: As Operações de Produto trabalham em conjunto com as equipes de atendimento ao cliente usando o Notion para coletar, marcar e associar o feedback do cliente diretamente ao roadmap do produto, proporcionando iteração mais rápida e melhor alinhamento com as necessidades do cliente.

A Ramp já viu melhorias operacionais significativas e um impacto positivo nos seus resultados financeiros. Ao eliminar licenças de software redundantes e centralizar o trabalho em uma ferramenta, a empresa obtém economias diretas de custos de centenas de milhares anualmente. O custo das ferramentas de produtividade por funcionário caiu mais de 70% em comparação com o seu conjunto de ferramentas legado.

Os benefícios vão muito além dos ganhos financeiros. Com o espaço de trabalho com tecnologia da IA do Notion, os funcionários agora encontram informações até 60% mais rápido, e algumas equipes relatam que concluem projetos três vezes mais rápido. Cada departamento descobriu formas mais eficientes de trabalhar:

• O departamento de Produto e Engenharia otimizou o gerenciamento de roadmap e fluxos de trabalho de feedback com atualizações de status orientadas por IA e acompanhamento de solicitações de recursos. A liderança tem visibilidade completa dos próximos lançamentos, e as automações alertam sempre que os cronogramas mudam.

• O departamento de Marketing e Vendas unificou o lançamento e a habilitação de vendas, aproveitando a IA para responder instantaneamente a perguntas que vão desde análises de campanhas até resumos de chamadas de clientes.

• O departamento de TI e Suprimentos desenvolveu a segurança e escalabilidade por meio do gerenciamento centralizado do espaço de trabalho, documentação e integração.

A transformação da Ramp não foi um sucesso isolado. Ela resultou de uma parceria forte e uma visão clara de trabalhar de forma diferente. As equipes de sucesso do cliente e suporte do Notion forneceram orientações detalhadas de implementação, realizaram sessões de treinamento abrangentes e continuam colaborando estreitamente com a equipe da Ramp. Como mostra a história de sucesso da Ramp, o caminho para um espaço de trabalho verdadeiramente conectado e habilitado para IA não envolve apenas a implantação de novas ferramentas, mas sim a reformulação de como as equipes podem trabalhar juntas de forma integrada.