Hoe RoomPriceGenie meer dan 70.000 verkoopgesprekken omzette in bruikbare coaching
Armin Naimi, AI Ops Lead bij RoomPriceGenie, automatiseert tijdrovend handmatig werk. Toen hij erachter kwam dat de verkoopmanagers onvoldoende tijd hadden om verkoopgesprekken te evalueren en op basis daarvan verkopers te ondersteunen en patronen te bepalen, bouwde hij een workflow in Notion om dat proces te automatiseren. Nu wordt elk gesprek automatisch beoordeeld. Dat scheelt meer dan 30 uur per maand en elke verkoper krijgt consistente feedback.
Coaching van een groeiend verkoopteam aan de hand van gespreksevaluaties
RoomPriceGenie’s software voor de optimalisatie van omzet biedt onafhankelijke hotels hetzelfde prijszettingsvermogen als grote hotelketens, en wordt gebruikt door duizenden bedrijven in 65 landen. Die groei wordt ondersteund door een team voor verkoopontwikkeling dat elke week met zo’n 700 potentiële klanten in gesprek gaat.
Deze gesprekken werden handmatig geëvalueerd om na te gaan waar ondersteuning nodig was. Dit is een tijdrovend proces en maakt het lastig om elke verkoper dezelfde mate van coaching te bieden. Daarom bouwde Armin een workflow in Notion waarmee elk in aanmerking komend verkoopgesprek automatisch wordt beoordeeld. Nu krijgen verkopers tijdige, consistente feedback en hebben managers een duidelijk beeld van de prestaties per medewerker, markt en regio. Hierdoor kan ondersteuning worden geboden waar die het meest nodig is.
Het model was aanwezig, maar de automatisering ontbrak
RoomPriceGenie had in Notion al een model voor gespreksevaluatie gebouwd als een skill. Maar Sales Development Representatives (SDR’s) moesten hun transcripties van verkoopgesprekken handmatig downloaden, deze uploaden naar Notion AI om de skill in te zetten en vervolgens de bijbehorende beoordeling met hun managers delen. Het gevolg was dat slechts ongeveer 10% van de gesprekken werd beoordeeld.
De oplossing lag in een meer geautomatiseerde workflow om tijd te besparen zodat elk gesprek kon worden beoordeeld. "Voor goede verkoopcoaching moeten we een volledig beeld hebben van alles wat er plaatsvindt", aldus Armin.
Eén end-to-end workflow, van transcriptie tot coachinggesprek
Armin bouwde een gedeelde workflow in Notion om het proces te automatiseren:
Gesprekken worden automatisch aan Notion toegevoegd: Een Notion Worker legt elk gesprek vast in een Notion-database. De eerste keer dat de workflow werd uitgevoerd, werden binnen 9 uur 70.000 gesprekken uit de backlog opgehaald. Nu worden nieuwe gesprekken direct gesynchroniseerd.
Elk in aanmerking komend gesprek wordt omgezet in gestructureerde coachinggegevens: Wanneer een nieuwe transcriptie aan de database wordt toegevoegd, wordt deze door de aangepaste agent SDR Call Coach geëvalueerd via RoomPriceGenie’s model voor verkoopcoaching en wordt er context aan toegevoegd, zoals de manager, rol, taal en regio van de verkoper. Managers kunnen vervolgens de resultaten filteren op verkoper, markt of beoordeling om trends te bepalen en 1-op-1 gesprekken voor te bereiden zonder naar elk verkoopgesprek te hoeven luisteren.
Managers krijgen meer inzicht in de prestaties van het team: De agent voegt alle resultaten toe aan een centrale database, samen met een beoordelingsformulier, aandachtspunten, marktcontext en een link naar het oorspronkelijke gesprek.
Dit alles leidt tot een consistent proces met de juiste machtigingen dat ruwe gespreksgegevens omzet in een coachingmiddel voor managers zonder dat verkopers ook maar iets hoeven te downloaden, te plakken, in te voeren of te archiveren. De vraag nam al toe nog voordat de uitrol was voltooid. "Ik had een video gemaakt van alle mogelijkheden en kreeg direct al toegangsverzoeken", aldus Armin.
Notion Workers waren de sleutel tot succes. De Notion Worker draagt de gegevens over en de aangepaste agent voert de beoordeling uit. Niemand hoeft ook nog maar iets in te voeren.
Elk gesprek wordt een coachingmiddel
De workflow heeft nu al invloed op de manier waarop SDR’s en verkoopmanagers hun tijd besteden. SDR’s profiteren van consistente feedback en gerichtere coachinggesprekken, zodat ze beter worden ondersteund. Verkoopmanagers besteden minder tijd aan het beluisteren en evalueren van gesprekken en meer aan het ondersteunen van hun teams. Dat is de AI-filosofie van RoomPriceGenie in de praktijk: resultaten verbeteren en zorgen dat mensen meer tijd hebben voor werk dat ertoe doet.
Onze bedrijfskennis is opgenomen in Notion. Dankzij deze gedeelde context kunnen we AI inzetten voor dingen die mensen niet kunnen.
