أتمتة العمل مع قوالب قاعدة البيانات المتكررة

تتكون حياتنا الشخصية والمهنية من عادات ومهام وأحداث تحدث يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً. باستخدام القوالب المتكررة لقاعدة بيانات Notion، يمكنك إنشاء قالب صفحة مرة واحدة وتعيينه لإنشاء إدخالات جديدة في قاعدة البيانات كلما احتجت إلى ذلك.

سيوضح لك هذا الدليل كيفية استخدام القوالب المتكررة لقاعدة البيانات لإنشاء المهام والاجتماعات والمستندات المتكررة في مساحة عملك.

تعمل قوالب قاعدة البيانات على تسريع عملك وتساعدك على توحيد عملياتك. يمكنك إعادة إنشاء نوع من المستندات أو جدول أعمال الاجتماع أو المهمة أو المشروع بسرعة بناءً على قالب قمت بإنشائه بالفعل.

تتيح لك قوالب قاعدة البيانات ملء الصفحات مسبقاً في قاعدة بيانات، مثل ملاحظات اجتماع المزامنة الأسبوعية. ويتم تحديد كل عنوان وموجه ونقطة جاهزة للاستخدام. يمكنك حتى وضع علامة على الأشخاص الذين يحضرون دائماً، وتسميتها بالفئة الصحيحة.

بدون تكرار القوالب، لا يزال يتعين على شخص ما أن يتذكر إنشاء هذا الإدخال في كل مرة، ومع وجود الكثير من العمل على عاتقك، فإن أي شيء يوفر الطاقة (ويقلل من النقرات) يعد بمثابة مكافأة.

تخيل الآن مهمة يجب على أحد أعضاء فريقك القيام بها كل صباح يوم إثنين. هل تنشئ إدخالاً جديداً في قاعدة بيانات "مهام" فريقك كل أسبوع؟ أو، بمجرد الانتهاء من المهمة، هل يعيدونها إلى عمود "المهام المطلوبة" ويغيرون تاريخ الاستحقاق؟

كلا هذين النهجين ناجحان، ولكن قد يكونان مرهقين بعض الشيء، وهناك خطر نسيان المهام.

باستخدام القوالب المتكررة لقاعدة البيانات، عليك الآن فقط إنشاء قالب لمهمة أو اجتماع أو مستند مرة واحدة. بعد ذلك، يمكنك إعداده للتكرار كلما احتجت إلى ذلك، وسيتم إنشاء العنصر تلقائياً في قاعدة البيانات. كل ما تبقى هو ملؤه أو التحقق منه.

لإنشاء قالب متكرر في قاعدة بيانات، أنشئ أولاً قالب قاعدة بيانات كما تفعل عادةً - انتقل إلى القائمة المنسدلة بجوار "جديد"، وحدِّد "+ قالب جديد"، وابدأ في تحرير صفحتك.

ثم، انقر على "..." بجوار القالب الجديد في القائمة المنسدلة. حدِّد "تكرار"، واختر عدد المرات التي تريد إنشاء إدخال فيها من القالب. يمكنك الاختيار كل يوم أو أسبوع أو شهر أو سنة، أو الانتقال إلى "مخصص". هنا، يمكنك تخصيص تردّد التكرار بشكل أكبر، واختيار ما إذا كنت تريد أن يظهر القالب المتكرر كل ثلاثة أيام، أو يومي الثلاثاء والخميس من كل أسبوع، أو كل شهرين، على سبيل المثال.

بمجرد تحديد التكرار، سيظهر عنصر جديد في قاعدة البيانات، بناءً على قالبك، عندما يحين الوقت. يمكنك تحويل أي من قوالبك الحالية إلى قوالب متكررة باتباع نفس العملية. وإذا رغبت في أي وقت في إيقاف تكرار القالب، فيمكنك إما حذف القالب بالكامل، أو الانتقال إلى خيارات القالب وإيقاف تشغيل "تكرار".

قد يؤدي تكرار قوالب قاعدة البيانات إلى تسريع عملك وتوحيده، حتى تتمكن من قضاء المزيد من الوقت في أهم مهامك، ووقت أقل في المهام الإدارية الشاقة.

يمكنك استخدامها بعدة طرق مختلفة لأتمتة الكثير من أعمال إدارة مشروعك.

فيما يلي بعض الطرق المختلفة التي قد تستخدم بها قوالب قاعدة البيانات المتكررة في مساحة عملك:

قم بتعيين قالب متكرر في قاعدة بيانات مهامك مرة واحدة، ويمكنك الوثوق بأنه سيظهر دائماً في قائمة "المهام" الخاصة بك عندما يحين الوقت.

يمكنك إنشاء مهام متكررة لملء تقريرك الشهري ونهاية كل شهر، أو تنظيف مكتبك بعد ظهر كل يوم جمعة، أو حتى قضاء 30 دقيقة يومياً في الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

لا داعٍ للقلق بشأن إعادة إنشاء تلك البطاقات المتكررة باستمرار. بدلاً من ذلك، يمكنك فقط التركيز على إنجازها.

قد تجد نفسك تنشئ مستندات تلخص حالة جميع مشاريعك الحالية، أو تقدم تحديثات عامة للفريق، كل أسبوع. وتفعل هذا دائماً في الوقت نفسه من كل أسبوع وتستخدم التنسيق نفسه لصياغة المستند.

هذه فرصة مثالية لاستخدام قالب متكرر. أنشئ قالباً متكرراً لمستندك مع رؤوس ونقاط وكتل نصية جاهزة بحيث يكون كل ما عليك فعله هو ملء المعلومات الأساسية. إذا كان لديك بالفعل قالب موجود، فما عليك سوى الانتقال إلى الخيارات، وتحديد "تكرار" واختيار التكرار.

يوجد استخدام مفيد آخر للقوالب المتكررة وهو ملاحظات الاجتماعات. تعلم أنه في صباح كل يوم إثنين لديك اجتماع الفريق الأسبوعي، ولديك مرة كل أسبوعين في يوم خميس اجتماع لجميع موظفي الشركة.

لتوفير عناء إنشاء صفحة جديدة في كل مرة، يمكنك إنشاء قوالب قاعدة بيانات متكررة في قاعدة بيانات ملاحظات الاجتماعات وجدولتها عند حدوث هذه الاجتماعات.

بالنسبة للاجتماعات الشهرية لجميع الموظفين واجتماعات المزامنة الأسبوعية والجلسات الموجزة اليومية، يمكنك إنشاء جدول أعمال اجتماع تلقائياً يكون جاهزاً ليضيف إليه أعضاء الفريق مدخلاتهم. وسوف تصلهم إشعارات عند الإشارة إليهم فيه، ويمكنك حتى إنشاء طريقة عرض للاجتماعات وربطها في دعوة التقويم المتكررة.

يمكنك استخدام قوالب قاعدة البيانات المتكررة في أي قاعدة بيانات، أينما تريد إنشاء عناصر تلقائياً بناءً على قالب.

على سبيل المثال، تحتوي الموسوعة أو قاعدة المعرفة الخاصة بشركتك على قاعدة بيانات للأهداف ربع السنوية، ويمكنك إنشاء قالب لتخطيط وتوثيق الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بك. يمكنك بعد ذلك إعداد هذا القالب لإعادة إنشائه كل ثلاثة أشهر، بحيث يكون جاهزاً للملء بعد اجتماع الإدارة ربع السنوي.

أو، إذا كانت لديك قاعدة بيانات للإعلانات الأسبوعية التي يمكن للجميع قراءتها والمساهمة فيها، فقد يكون القالب المتكرر مفيداً.

حتى الفريق المالي قد يستخدم قوالب متكررة عندما يحين وقت إنشاء فواتيره الشهرية.