Uitgelicht verhaal
Ontdek hoe Ramp een AI-besturingssysteem bouwde in Notion voor alle werkzaamheden
TL;DR: Ramp nam het werk van haar teams op in Notion zodat deze snel antwoorden konden vinden en drie keer zo snel konden werken. Bovendien werden de kosten van productiviteitstools met zo'n 70% verlaagd. Het creëren van een basis in Notion en het vervolgens creëren van agents nam minder dan een jaar in beslag. Nu is de workspace van Ramp de plek waar informatie aanwezig is én al het werk wordt gedaan.
Werk consolideren (voor effectieve AI)
Medio 2024 had Ramp een duidelijke interne missie: het meest productieve bedrijf ter wereld worden. AI zou daarbij onontbeerlijk zijn, maar alleen bij integratie ervan in de gehele bedrijfsvoering.
Dat was op dat moment niet het geval. Het werk was verspreid over te veel dubbele en verouderde tools met te veel tabbladen. Dat werkte niet alleen vertragend. Het was ook lastig vast te stellen welke informatie betrouwbaar was.
Om antwoord te krijgen op vragen als "Wat is het nieuwste beleid?" of "Wie is hiervan de eigenaar?" was een ware speurtocht vereist door documenten, tickets en chat-threads. Zonder een betrouwbaar systeem kan AI niet veel meer doen dan fragmenten samenvoegen.
De oplossing van Ramp was eenvoudig maar lastig uit te voeren: het werk op één plek consolideren en verbinden en het systeem zo opzetten dat zowel mensen als AI dezelfde bron van waarheid kunnen benutten.
In 2025 werd de basis ervan getoond op een onverwachte plek: een dia tijdens een interne algemene vergadering bij Ramp. Naast hoogtepunten en mijlpalen – fondsenwerving, een Super Bowl-commercial, grootschalige productlanceringen – werd de uitrol van een nieuwe tool getoond: Notion.
Aangezien meer werk werd gecentraliseerd en verbonden, waren teams minder tijd kwijt aan het zoeken naar context en kregen ze meer tijd voor besluitvorming. Ramp verlaagde de kosten van productiviteitstools met bijna 70%, en teams werken nu drie keer zo snel. In één jaar was de waarde van het bedrijf meer dan verdrievoudigd tot een bedrag van $ 32 miljard, met een omzet op jaarbasis van meer dan $ 1 miljard. En dat met een snelheid die tien keer hoger lag dan bij een gemiddeld beursgenoteerd SaaS-bedrijf. Het aantal personeelsleden nam wat minder toe, omdat de output per werknemer maar bleef stijgen.
Nu de basis was opgezet, kon Ramp een voor het bedrijf nuttige stack creëren:
Notion als bronsysteem.
AI-notities en zoekfunctie om alles vast te leggen en terug te vinden.
Notion-agents om antwoorden om te zetten in actie.
De filosofie: vergroot de impact maar voeg geen kluswerk toe
Zelfs nadat Ramp al het werk had geconsolideerd in Notion, maakte dat niet direct een einde aan vertragingen. Vergaderingen bleven maar duren, essentiële context stond in tools die nog niet waren gekoppeld, en het nieuwe systeem werkte alleen als mensen taken delegeerden.
Daarom nam de leiding een drastisch besluit: weg met de oude tijdlijnen en organogrammen, en vanaf nu is een 'redelijk' resultaat niet meer voldoende. Men wilde mensen niet vervangen, maar wel hun impact vergroten.
Het bedrijf stelde iemand aan om dat alles te verwezenlijken: Ben Levick, Head of Ops and Internal AI bij Ramp.
"Iedereen is er nu voor verantwoordelijk om hun teams goed voor te bereiden op AI-gebruik en ze daarmee vertrouwd te maken", aldus Ben.
Iedereen is er nu voor verantwoordelijk om hun teams goed voor te bereiden op AI-gebruik en ze daarmee vertrouwd te maken.
AI voor iedereen
Bij Ramp werd AI een teamgenoot: altijd beschikbaar om taken van mensen over te nemen en te zorgen dat elk team kan leveren. In eerste instantie werd AI ingezet voor eenvoudige gebruiksscenario's met grote impact: vergaderingen waar de belangrijkste context wordt gecreëerd en verkeerde afstemming dure gevolgen heeft.
Met AI-vergadernotities van Notion werd vergaderen anders dan voorheen. De context bleef daar waar deze impact had, besluiten werden op de juiste plek doorgevoerd en vervolgactiviteiten konden eenvoudiger worden bijgehouden – zonder een stenograaf of projectmanager.
Vervolgens ging Ramp over van 'vastleggen' naar 'zoeken en verifiëren'. De AI-zoekfunctie werd krachtiger doordat connectors verbeterden en het bereik groter werd. Informatie in Slack, GitHub en op de eigen systemen van Ramp werd geraadpleegd om tot beknopte en juiste antwoorden te komen.
"AI zoekt niet alleen maar op trefwoorden", aldus Cameron Leavenworth, Manager of Corporate IT. "De AI-tool kent de structuur en relaties van onze workspace."
Vervolgens kreeg iedereen een eigen Notion-agent die tijdrovende handmatige taken kon overnemen. Die agents zijn een soort assistenten die Notion tot in de puntjes kennen en werknemers helpen bij het opstellen van concepten, analyseren en bijwerken van databases, routeren van aanvragen en creëren van workflows.
Notion-agents zijn niet 'alleen voor de leuk'. Ze zorgen er daadwerkelijk voor dat dagelijkse taken sneller worden uitgevoerd.
AI zoekt niet alleen maar op trefwoorden. De AI-tool kent de structuur en relaties van onze workspace.
Creëer agents. Maak een einde aan herhalende workflows.
Medio 2025 begon Ramp te experimenteren met autonome Notion-agents, en Ben zag grote kansen. "Ons doel is nu om buiten de context van je eigen workflows te gaan werken. Wanneer één agent jouw taken duizenden keren kan voltooien, ontstaat productiviteitsmagie", aldus Ben.
Het werk begint nu niet elke week helemaal opnieuw. Werknemers stellen één keer agents in die vervolgens blijven werken in gedeelde, duurzame workflows die door het hele bedrijf worden vertrouwd.
Er zijn meer dan 300 Notion-agents die elke dag weer van alles gedaan krijgen. De volgende agents hebben bijvoorbeeld grote impact:
Product Q&A Oracle: deze agent is gekoppeld aan Slack-en beantwoordt actuele vragen over producten van Ramp.
Sales Feedback Categorizer: neemt inkomende salesfeedback op in de roadmap en sluit de lus wanneer functies worden vrijgegeven.
Referral Bonus Roy: identificeert klanten die een verwijsbonus moeten krijgen en routeert de taken daartoe.
Enablement Eddie: zorgt dat het GTM-team de juiste klantgerichte assets kan vinden en specifieke vragen snel kan beantwoorden.
Customer Advocacy Miner: zoekt in uiteenlopende bronnen naar zeer tevreden klanten en interessante gebruiksscenario's.
AI Compass: wijst werknemers de weg naar de juiste AI-tool voor een bepaalde taak.
RCARoundup: zet incident-threads om in gestructureerde samenvattingen in een Notion-database.
The Underwriter: een beleidsgebaseerde Q&A-agent.
AI Inspector: maakt dagelijks een samenvatting van AI-nieuws.
Creative Chris: routeert creatieve aanvragen en helpt het werk vooruit.
Custom Agent Carrie: helpt teamgenoten bij het creëren van betere agents op basis van door Ramp geleerde lessen.
Ben beschrijft de verandering in eenvoudige woorden: "Agents worden in drie minuten tussen vergaderingen door gemaakt, waarna uren aan handmatig werk verdwijnt."
Goed advies
Volgens Ben heeft de wereld meer bouwers nodig.
Hij heeft een eenvoudige visie: maak van iedereen een bouwer die minder besluiten van weinig belang en meer besluiten met vergaande gevolgen neemt. "Je moet productiviteit zien als een combinatie van snelheid en efficiëntie, maar ook van kwaliteit en output."
Na AI-adoptie bleek dat werknemers niet alleen sneller werken. Ze zijn ook meer tevreden met hun werk.
"Er is sprake van twee aspecten", aldus Ben. Je lost problemen op en je automatiseert kluswerk. En als het dan een keer wat rustiger is, heb je meer tijd om je aandacht aan wat anders te besteden."
Welke lessen kun je trekken uit het traject dat Ramp heeft afgelegd?
Wacht niet op een kant-en-klare oplossing. Gebruik AI om knelpunten te bepalen.
Consolideer al het werk zodat AI toegang heeft tot dezelfde context en workflows als je team.
Begin klein. Zorg voor optimale kwaliteit van AI-taken en automatiseer deze vervolgens.
Laat werknemers zich bezighouden met lastige beslissingen.
Als je werknemers de juiste tools en de juiste basis biedt, worden ze bouwers en wordt het werk niet alleen sneller maar ook beter gedaan.
Je moet productiviteit zien als een combinatie van snelheid en efficiëntie, maar ook van kwaliteit en output.
