Klantverhaal
Dojo consolideerde tientallen tools met Notion om sneller te kunnen werken
Naarmate het bedrijf groeide van start-up tot scale-up, vormden losstaande SaaS-instanties en redundante tools silo's die tot vertraging en frustraties leidden. Door binnen slechts enkele maanden meer dan 1000 werknemers over te zetten naar Notion, realiseerde Dojo enorme kostenbesparingen en productiviteitswinsten. Nu heeft iedereen elke week meer uren beschikbaar dankzij efficiëntere workflows en geschaalde samenwerking.
Te veel tools, te veel vergaderingen
Elk lokaal bedrijf in het Verenigd Koninkrijk of Ierland heeft wel een kaartlezer met het Dojo-logo. Van digitale betalingen en geïntegreerde services tot virtuele boekingen: met Dojo kunnen deze bedrijven betalingen sneller accepteren en meer klanten bedienen. Het team van enkele honderden mensen breidde zich snel uit tot een personeelsbestand van duizenden werknemers op meerdere locaties. Dojo is nu een van de snelst groeiende betaalbedrijven in Europa.
Hoewel het bedrijf groeide, bleven werknemers toch de voorkeur geven aan de apps die ze al gebruikten. De toolstack van Dojo bestond al snel uit honderden verschillende software-instanties en tools voor het dagelijks werk. Sommige teams gebruikten Trello-borden, andere benutten diverse Smartsheet-instanties of nichetools voor één specifieke taak, zoals het creëren van productroadmaps. Projectbestanden en notities waren ondergebracht op verschillende locaties: technische documenten waren te vinden in Confluence, terwijl andere organisatorische kennis was opgeslagen in een aparte wiki-tool die stof stond te verzamelen.
De app-bibliotheek was een ondoordringbaar doolhof van verspreide systemen geworden, met allemaal weer andere apps en logins. Dit leidde tot meer vergaderingen en discussies via Slack-kanalen om de kloof te overbruggen die door deze silovorming was ontstaan. "Hoewel zoveel autonomie en de mogelijkheid elke gewenste tool te gebruiken op zich fantastisch is, was het financieel of logistiek niet efficiënt", aldus Katie Warwick, Head of People Experience bij Dojo.
Voor Nick Fryer, Chief Product and Technology Officer bij Dojo, was op een gegeven moment het kantelpunt bereikt. Hij besloot de hoofdoorzaak van deze wildgroei aan tools te achterhalen. Al snel bleek dat de situatie het gevolg was van het ontbreken van een centrale bron van waarheid die zich kan aanpassen aan de behoeften van elk team.
Toen we nog een kleiner bedrijf waren, coördineerden we de verschillende workflows tijdens vergaderingen. Naarmate het aantal kantoren toenam, moesten we een praktische manier bedenken om asynchrone samenwerking mogelijk te maken. Notion bleek daarvoor perfect.
Organische adoptie van Notion
Tijdens de zoektocht naar een alles-in-een oplossing werd steeds vaker de naam Notion genoemd. Veel werknemers waren al enthousiaste Notion-gebruikers: sommigen gebruikten het in hun privéleven, anderen op het werk. Kleine teams binnen de product- en marketingafdelingen gebruikten Notion al voor het beheer van dagelijkse werkprojecten.
Toen Dojo WalkUp overnam, kregen ze niet alleen een extra team, maar ook een Notion-draaiboek. De engineeringteams van WalkUp hadden al technische documentatie gemaakt in Notion. De bestaande engineeringteams van Dojo besloten vervolgens al snel van Confluence over te stappen naar Notion.
Dojo zette deze bestaande gebruikers van Notion in om de adoptie van de tool binnen het bedrijf te stimuleren. Van elke afdeling werd een ambassadeur aangesteld om de transitie te promoten. De inzet van die in totaal 100 ambassadeurs was essentieel bij de ontwikkeling van de Notion-workspace bij Dojo. Ze namen deel aan ondersteuningssessies, zetten documentatieprocedures op en maakten sjablonen en content. "Het opzetten, ondersteunen en trainen van een netwerk van ambassadeurs was cruciaal voor succesvolle migratie", aldus Katie.
Een gefaseerde aanpak die begint met essentiële informatie
Dojo begon de overstap naar Notion met het vervangen van Simpplr, de statische intranettool van het bedrijf, door een dynamische Notion-wiki die makkelijker te beheren en te doorzoeken was. Hierdoor werd Notion dé bron van alle bedrijfskennis, van HR-beleid en bedrijfsnieuws tot technische documentatie. Vervolgens werden de databases van Notion in gebruik genomen. Hierdoor ontstond een uitgebreid systeem voor planning en OKR's en werden bedrijfsbrede doelen gekoppeld aan specifieke teamprojecten. Dankzij deze gestructureerde aanpak konden teams de voortgang effectiever volgen, hun werk afstemmen op bredere bedrijfsdoelstellingen en zichtbaarheid behouden van alle planningsactiviteiten.
Het productteam, dat voorheen Dragonboat gebruikte (een standalone tool voor roadmapping), ontdekte dat de databases van Notion veel flexibeler zijn, dankzij de aanpasbare eigenschappen en extra weergaven voor verschillende belanghebbenden. Door hun productroadmaps over te zetten naar Notion, dezelfde plek waar bedrijfsdoelstellingen en strategische planningsdocumenten te vinden waren, kreeg het team meer inzicht in werkzaamheden. Toen alle Dojo-werknemers bekend waren met Notion en toegang hadden tot het platform, werd ook interdisciplinaire samenwerking gestimuleerd.
Nadat Notion als vertrouwde bestemming voor essentiële bedrijfskennis en informatie was ingesteld, kon de tool zich ontwikkelen tot een centrale workspace waar alle teams kunnen samenwerken en hun workflows samen kunnen beheren.
Notion vormt nu de spil van onze planningsprocessen en samenwerking. Omdat alles bedrijfsbreed zichtbaar is, kan iedereen zien waar alle teams aan werken en zo de afhankelijkheden tussen werkstromen begrijpen en inzien hoe hun werk daarmee is verbonden.
Gecentraliseerde workflows voor een nieuwe en transparante manier van werken
Dojo verving ook alle verspreide tools voor projectbeheer, zoals Trello en Smartsheet, om al het werk op één plek te centraliseren. Dankzij de flexibele databases van Notion kunnen teams nu ook hun eigen planningen en productroadmaps maken en alle projecten bijhouden via aanpasbare weergaven zoals Kanban-borden en tijdlijnen. Deze projecten kunnen probleemloos worden gekoppeld aan relevante documentatie en andere werkstromen die bijdragen aan het behalen van bedrijfsbrede doelstellingen.
Dit nieuwe systeem vormt nu de ruggengraat van Dojo's werkzaamheden. In plaats van extra vergaderingen en discussies via Slack kunnen alle teams nu (samen)werken in Notion. Er is sprake van ongekende transparantie omdat iedereen inzicht heeft in het werk dat wordt gedaan en kan nagaan hoe dat de bedrijfsbrede doelstellingen vooruit helpt.
Toen we Notion bedrijfsbreed uitrolden, was het meer dan de introductie van een andere tool: het was het begin van een volkomen nieuwe manier van samenwerken.
Nieuwe rituelen voor een schone workspace
Om de effectiviteit van de Notion-workspace te waarborgen terwijl het bedrijf doorgroeit, heeft Dojo rituelen ingesteld om de informatie up-to-date en de betrokkenheid op peil te houden. Er worden wekelijkse nieuwsbrieven in Notion gepubliceerd, zodat iedereen op de hoogte blijft van de voortgang van het bedrijf zonder extra ruis te creëren in tools als Slack of e-mail. Teams hebben ook eigen spaces om successen, geleerde lessen en updates te delen. Dit resulteert in een dynamische workspace die een weerspiegeling vormt van de ontwikkeling van het bedrijf.
Door SaaS-wildgroei in toom te houden, bespaart Dojo tijd en geld – met aanzienlijk rendement
De consolidatie van tools in Notion heeft Dojo veel opgebracht. Het bedrijf heeft de kosten van hun toolstack beter onder controle en werknemers besteden minder tijd aan het doorzoeken van Slack-berichten en e-mails. Elke week hebben ze meer uren ter beschikking voor het uitvoeren van strategische taken.
Die tijd- en kostenbesparingen hebben geleid tot een aanzienlijk rendement op de investering (ROI) in het Enterprise-abonnement van Notion. En die ROI blijft toenemen naarmate teams meer workflows in hun workspace stroomlijnen. Momenteel maakt meer dan 80% van de werknemers wekelijks gebruik van Notion.
Maar afgezien van de financiële voordelen kan Dojo dankzij de Notion-workspace zijn manieren van werken verder blijven ontwikkelen. Met Notion voor transparante samenwerking blijven teams verbonden en flexibel naarmate het bedrijf groeit.
