Klantverhaal
Braintrust bespaart uren per dag met aangepaste agents in Notion
TL;DR: Naarmate Braintrust groeide, nam ook het kluswerk toe. Het bedrijf bouwde aangepaste agents in Notion's AI-workspace om concurrentieonderzoek, verkoopvoorbereiding en verzameling van klantreferenties te automatiseren. Dit bespaart teams uren per dag terwijl de nieuwste context automatisch stroomt.
Het kluswerk begint al voordat het team inlogt
Om 5 uur 's morgens is Morgane Palomares, VP of Marketing bij Braintrust, al recente lanceringen van de concurrentie aan het bestuderen. Tegen 9 uur heeft ze Gong-gesprekstranscripties doorzocht op specifieke trefwoorden, op een Slack-kanaal gezocht naar nieuwe deals en handmatig een verkoopinformatieblad bewerkt. En dat allemaal voordat haar team is ingelogd. Er is altijd handmatig werk te doen.
Oprichter en CEO Ankur Goya heeft een gouden regel: "In het AI-tijdperk zou je gewoon moeten weigeren routinetaken te doen." Voor Braintrust, het AI-waarneembaarheidsplatform dat door Notion, Stripe en Replit wordt gebruikt, is deze visie fundamenteel.
Maar naarmate het bedrijf groeide, was er toch sprake van typische start-uppatronen. Marketing volgde de activiteiten en klantreferenties van concurrenten handmatig. Sales was uren bezig om inzicht in context te krijgen voordat ze gingen bellen. Klantensupport moest herhaaldelijk dezelfde vragen beantwoorden.
De traditionele oplossing, meer mensen aannemen voor de coördinatie, zou vertragend werken en de cultuur gericht op bouwen en creëren in gevaar brengen. Meer vergaderingen en meer tools zouden tot de overhead leiden die AI juist zou moeten wegnemen.
In het AI-tijdperk zou je gewoon moeten weigeren routinetaken te doen.
Aangepaste agents doen het werk dat mensen niet zouden moeten doen
Braintrust besloot aangepaste agents in te zetten. Het bedrijf bouwde gespecialiseerde AI-teamgenoten voor het monitoren van meerdere bronnen, samenvoegen van informatie, routeren van taken en communiceren van resultaten. Deze voeren workflows met meerdere stappen uit zonder handmatige interventie.
Morgane bouwde bijvoorbeeld drie aangepaste agents, haar 'buddy's, die de manier waarop haar team werkt hebben getransformeerd.
De Competitive Intelligence Buddy monitort de changelogs van concurrenten, scant Gong-transcripties op competitieve trefwoorden en werkt elke ochtend om 9 uur verkoopinformatiebladen bij. Wanneer Sales-medewerkers PDF's downloaden, weten ze dat die de recentste informatie bevatten. Niemand bij Marketing hoeft meer iets handmatig samen te stellen.
De Customer Evidence Buddy luistert op het Slack-kanaal waar Sales gesloten deals en gebruiksrechten van logo's deelt. Vervolgens werkt deze automatisch een database met klantreferenties bij en stuurt deze een wekelijks overzicht naar Marketing en een bijgewerkte lijst met logo's naar de CEO. Een workflow die voorheen door Sales, Marketing en de leiding continu moest worden gecoördineerd, wordt nu door één aangepaste agent beheerd.
De Usage-Based Buddy volgt zelfbedieningsklanten om na te gaan wanneer ze gebruikslimieten bereiken, haalt accounts op die waarschijnlijk willen overstappen op Enterprise, en stuurt Sales een notificatie om contact op te nemen.
Volgens Morgane zou ze zonder aangepaste agents voor deze handmatige workflows contractanten of extra werknemers nodig hebben. "Als je bedenkt dat onze buddy's werk doen dat vroeger handmatig door teamgenoten moest worden gedaan, besef je al snel dat we uren per dag besparen", aldus Morgane.
Maar de echte meerwaarde ligt in wat mensen in plaats daarvan kunnen doen. Volgens Ankur zijn er twee problemen met kluswerk: er is minder tijd voor strategisch denken en het vreet energie, waardoor mensen niet optimaal functioneren. Sales-teams komen nu bij vergaderingen met de volledige benodigde context zonder tijd te hoeven verspillen aan handmatige research.
Als je bedenkt dat onze buddy's werk doen dat vroeger handmatig door teamgenoten moest worden gedaan, besef je al snel dat we uren per dag besparen.
De beste basis voor aangepaste agents
Aangepaste agents hebben twee dingen nodig om effectief te zijn: volledige organisatorische context en een plek waar al het werk gebeurt. Notion helpt Braintrust met beide. Hun agents werken niet in een vacuüm maar lezen en schrijven op hetzelfde systeem dat hun teams al elke dag gebruiken. Ze werken verkoopinformatiebladen bij, vullen de database met gebruiksrechten van logo's aan en sturen wekelijkse overzichten naar de mensen die op basis daarvan actie moeten ondernemen.
Alle documenten, notulen, projecten en beslissingen van Braintrust lopen via Notion. Met koppelingen naar tools als Slack en Google Drive heeft Notion AI toegang tot essentiële informatie, waar deze ook staat, waardoor er een 'kennisinfrastructuur' ontstaat. Dankzij deze basis voltooien aangepaste agents geen geïsoleerde taken, maar hebben ze een compleet beeld van wat er binnen het bedrijf plaatsvindt.
Deze context maakt Notion AI onontbeerlijk. Ankur gebruikt Notion als 'primaire toegang tot wat er in de organisatie gebeurt' en monitort projectstatussen, blijft op de hoogte van klantenupdates en volgt Slack-gesprekken zonder iemand te storen. Het bedrijf heeft een eenvoudig triageprincipe: vragen gaan eerst naar AI, niet naar Slack-berichten. Klantensupport gebruikt nu bijvoorbeeld Notion AI voordat er engineers worden ingeschakeld.
Samen AI-kwaliteit realiseren
Elke morgen om 9 uur werken de verkoopinformatiebladen van Braintrust zichzelf bij. Aangepaste agents scannen de changelogs van concurrenten, vullen klantendatabases aan en identificeren kansen, en dat allemaal vóór het team ook maar een laptop heeft geopend.
Als AI-waarneembaarheidsplatform heeft Braintrust uniek inzicht in welke bedrijven de meest hoogwaardige AI creëren. Dat is tenslotte het doel van hun product: het dagelijks monitoren van prestatiescores en het evalueren van AI-systemen. Het bedrijf heeft specifiek voor Notion gekozen omdat hun eigen gegevens Notion AI aanwijzen als een tool van topkwaliteit. "Omdat we samenwerken met het Notion AI-team, weten we dat ze ongekend veel evalueren en bijwerken. Daarom is Notion's Enterprise Search echt vooraanstaand", aldus Morgane.
Voor Braintrust is dit de toekomst van door AI-ondersteund werken. Aangepaste agents hebben de manier van werken volledig geherdefinieerd. Notion AI regelt de coördinatie en synthese, zodat de teams zich kunnen richten op het nadenken over en creëren en leveren van uitzonderlijke ervaringen voor klanten.
Omdat we samenwerken met het Notion AI-team, weten we dat ze ongekend veel evalueren en bijwerken. Daarom is Notion's Enterprise Search echt vooraanstaand.
