Utvalgt historie
Ramp bruker Notion: slik utviklet de et KI-operativsystem for arbeidslivet
Kort sagt: Ramp samlet arbeidsoppgavene i Notion slik at teamene kunne finne pålitelige svar raskt, redusere kostnadene til produktivitetsverktøy med rundt 70 % og bidra til at teamene jobbet tre ganger raskere. På mindre enn ett år gikk de fra å legge grunnlaget i Notion til å utvikle agenter på toppen av det – og dermed gjorde de arbeidsområdet sitt til et sted hvor arbeidet ikke bare finnes, men også er dynamisk.
Konsoliderer arbeid (slik at KI faktisk kan være til hjelp)
I midten av 2024 satte Ramp seg et klart internt mål: å bli verdens mest produktive selskap. De visste at kunstig intelligens ville være nøkkelen til å nå målet, men bare hvis den ble integrert i alle deler av selskapets drift.
På den tiden var det ikke slik. Arbeidet var spredt på for mange overlappende og utdaterte verktøy og for mange faner. Det gjorde ikke bare arbeidet tregere. Det gjorde det vanskelig å vite hva som var sant.
Et så enkelt spørsmål som «Hva er den nyeste retningslinjen?» eller «Hvem har ansvaret for dette?» kan fort bli en skattejakt gjennom dokumenter, støttehenvendelser og chattråder. Og uten et pålitelig system med informasjon, kunne ikke KI gjøre mye mer enn å oppsummere fragmenter.
Ramps løsning var enkel i teorien, men vanskelig å gjennomføre: å samle og koble sammen arbeidet på ett sted og gjøre systemet så oversiktlig at både mennesker og KI kunne basere seg på den samme pålitelige kilden.
Spol frem til 2025, og der ser du at dette grunnlaget dukker opp på et uventet sted: et lysbilde fra Ramps interne obligatoriske møte. Ved siden av de store milepælene – innsamlingsaksjoner, en Super Bowl-reklame, store produktlanseringer – kommer den fullstendige utrullingen av et nytt verktøy som selskapet nå bruker: Notion.
Når arbeidet i større grad ble sentralisert og koblet sammen, brukte teamene mindre tid på å lete etter sammenhengen og mer tid på å ta beslutninger. Ramp reduserte kostnadene de brukte på produktivitetsverktøy med rundt 70 %, og teamene rapporterte at de jobbet omtrent tre ganger raskere. I løpet av ett år ble selskapets verdivurdering mer enn tredoblet til 32 milliarder USD, samtidig som den årlige omsetningen passerte 1 milliard USD – i et tempo som var ti ganger raskere enn medianen for børsnoterte SaaS-selskaper. Antall ansatte økte imidlertid i mindre grad, mest fordi produksjonen per ansatt fortsatte å stige.
Med dette grunnlaget, kunne Ramp bygge en løsning som gir mening:
Notion som hoveddatabase.
KI-notater og -søk for å registrere og finne alt.
Notion-agenter som setter svarene ut i live.
Fastsett en filosofi – øk effekten, ikke skap unødvendig arbeid
Selv etter at Ramp hadde samlet arbeidet sitt i Notion, forsvant ikke de daglige problemene på magisk vis. Møtene tok lang tid, viktig informasjon lå fortsatt i verktøy som ennå ikke var koblet sammen og det nye systemet fungerte bare hvis folk utviklet nye vaner når det gjaldt å delegere oppgaver.
Ledelsen tok derfor beslutningen: regn med at spillereglene for KI har endret seg, kast de gamle tidslinjene og organisasjonskartene og slutt å anse «rimelig» som noe fastlåst. Filosofien var ikke å erstatte mennesker, men å forsterke deres innflytelse.
Og Ramp ga noen oppgaven om å sørge for at dette ble en realitet: Ben Levick, Ramps driftsleder og ansvarlig for intern KI.
«Alle har nå et ansvar for å få teamene sine til å ta i bruk KI og bli mer fortrolige med å jobbe med KI fra grunnen av», sa Ben.
Alle har nå et ansvar for å få teamene sine til å ta i bruk KI og bli mer fortrolige med å jobbe med KI fra grunnen av.
Gjøre KI tilgjengelig for alle
Ramp begynte å betrakte KI som teamkollegaer: hjelpere som alltid står klare til å hjelpe til med oppgaver og utvide hva hvert team kan levere. De konsentrerte seg først om enkle bruksområder med stor innvirkning: møter, der den viktigste konteksten skapes og de mest kostbare misforståelsene oppstår.
Notions KI-møtenotater endret måten Ramp gjennomførte møter på. Samtalene holdt seg tett knyttet til det arbeidet de gjaldt, beslutningene havnet på de riktige stedene og oppfølgingen var lettere å holde oversikt over, uten at noen måtte fungere som stenograf eller prosjektleder.
Deretter utvidet Ramp arbeidsoppgaven fra «å fange opp» til «å finne og verifisere». KI-søk ble kraftigere etter hvert som koblingene ble bedre og søkeområdet ble mer avgrenset, slik at informasjon som fremdeles fantes i Slack, GitHub og Ramps egne systemer ble samlet i konsise og nøyaktige svar.
«Vår KI søker ikke bare etter nøkkelord», sier Cameron Leavenworth, sjef for selskapets IT-avdeling. «Den forstår den faktiske strukturen og sammenhengen i arbeidsområdet vårt».
Det siste trinnet var å gi alle en personlig Notion-agent som skulle ta seg av tidkrevende manuelle oppgaver. Akkurat som en dyktig assistent som behersker Notion, hjalp agentene folk med å utarbeide førsteutkast, analysere og oppdatere databaser, videreformidle forespørsler og lage arbeidsflyter.
Her var ikke KI for syns skyld. Agentene ble pålitelige hjelpemidler i det daglige arbeidet.
Vår KI søker ikke bare etter nøkkelord. Den forstår den faktiske strukturen og sammenhengene i arbeidsområdet vårt.
Opprett agenter – fjern gjentakende arbeidsflyter
I midten av 2025 begynte Ramp å eksperimentere med autonome Notion-agenter, og Bens systemtankegang tok virkelig av. «Målet nå,» sier han, «er å jobbe seg ut av arbeidsflytene. Når én enkelt agent kan utføre oppgavene dine tusenvis av ganger – det er det som er produktivitetens magi».
I dag starter ikke arbeidet helt fra bunnen av hver uke. Brukerne konfigurerer agenter én gang, og disse agentene kjører kontinuerlig i delte, robuste arbeidsflyter som hele selskapet kan stole på.
Det er over 300 Notion-agenter som får ting gjort hver dag. Her er noen av de mest innflytelsesrike:
The Product Q&A Oracle – en Slack-tilkoblet agent som svarer på aktuelle spørsmål om Ramps produkter.
Sales Feedback Categorizer – kobler innkommende salgstilbakemeldinger til veikartet og fullfører prosessen når funksjonene lanseres.
Referral Bonus Roy – identifiserer kunder som skal motta henvisningsbonuser og sørger for at oppgaven blir fullført.
Enablement Eddie – hjelper GTM-avdelingen med å finne de riktige ressursene som er tilgjengelig for kunder og svare raskt på nyanserte spørsmål.
Customer Advocacy Miner – identifiserer kunder med høy tilfredshet og overbevisende bruksområder fra en rekke kilder.
AI Compass – veileder Ramplings i å finne det riktige KI-verktøyet for en bestemt oppgave.
RCARoundup – gjør tråder om hendelser om til strukturerte sammendrag i en Notion-database.
The Underwriter – en policybasert FAQ-agent for risikovurdering.
AI Inspector – oppsummerer nyheter om kunstig intelligens i et daglig sammendrag.
Creative Chris – tar imot kreative forespørsler og sørger for at arbeidet går fremover.
Custom Agent Carrie – hjelper teamkollegaer med å utvikle bedre agenter basert på det Ramp har lært.
Ben beskriver endringen på en enkel måte: «Agenter opprettes på tre minutter mellom møtene, og dermed slipper man timevis med manuelt driftsarbeid».
Tips du kan stjele
Slik Ben ser det, trenger verden flere som bygger.
Hans pekepinn er enkel: gjør alle om til beslutningstakere som tar færre beslutninger med lav innsats og flere avgjørelser med høy innsats. «Det er viktig å se på produktivitet som en kombinasjon av hastighet og effektivitet, men også kvalitet og produksjonsvolum», sier han.
Etter å ha innført KI, har Ramp funnet ut at personer ikke bare handler raskere. De liker også arbeidet bedre.
Som Ben sier: «Det er to dopamin-kick underveis. Det ene er når du løser problemet og automatiserer oppgaver du ikke liker å gjøre. Det andre er at når det blir litt roligere og du får mer tid i løpet av dagen».
Hva kan du lære av Ramps utvikling?
Ikke vent på den perfekte knappen. Bruk KI i tilstrekkelig grad til å finne ut hvor det svikter.
Samle arbeidet slik at KI kan operere i samme kontekst og arbeidsflyt som teamet ditt.
Begynn i det små. Sørg for at kvaliteten på hvert enkelt KI-oppdrag er på topp, og automatiser deretter.
La menneskene ta seg av beslutningene.
Hvis man gir folk de riktige verktøyene og det riktige grunnlaget, blir flere i bedriften skapere, og arbeidet blir bedre – ikke bare raskere.
Det er viktig å se på produktivitet som en kombinasjon av hastighet og effektivitet, men også kvalitet og produksjonsvolum.
