Kundehistorie
Slik samlet Dojo dusinvis av verktøy i Notion for å få en raskere arbeidsflyt
Etter hvert som Dojo vokste fra startup til scaleup, førte deres isolerte SaaS-instanser og overflødige verktøy til siloer som bremset arbeidet og frustrerte alle. Ved å overføre over 1000 ansatte til Notion i løpet av bare noen få måneder, oppnådde de både betydelige kostnadsbesparelser og økt produktivitet. Nå sparer alle tid hver uke takket være mer effektive arbeidsflyter og en mer samarbeidsorientert måte å jobbe sammen på i stor skala.
For mange verktøy, for mange møter
Går du inn i nesten hvilken som helst lokal butikk i Storbritannia eller Irland, ser du sannsynligvis en elegant kortleser med Dojo-logoen. Fra digitale betalinger og integrerte tjenester til virtuelle bestillinger – Dojo hjelper disse bedriftene med å motta betalinger raskere og betjene flere kunder. Teamet har vokst raskt fra noen få hundre til en stab på godt over tusen ansatte fordelt på flere lokasjoner, og er nå et av de raskest voksende betalingsselskapene i Europa.
Etter hvert som selskapet vokste, foretrakk imidlertid teamene å fortsette å bruke de samme appene som de hadde brukt tidligere. Dojos samling av verktøy vokste raskt til å omfatte hundrevis av ulike programvareinstanser og verktøy for det daglige arbeidet. Noen team brukte ulike Trello-tavler, mens andre benyttet seg av ulike Smartsheet-instanser eller nisjeverktøy til spesifikke formål, for eksempel utarbeidelse av produktveikart. Prosjektfiler og notater lå spredt på ulike lagringsplasser – den tekniske dokumentasjonen lå i Confluence, mens annen organisasjonskunnskap var isolert i et eget wiki-verktøy som aldri ble brukt.
Appbiblioteket deres hadde blitt en uoversiktlig labyrint av forskjellige systemer, med ulike apper og pålogginger overalt. Dette førte til flere møter og mye frem og tilbake i Slack-kanalene for å bygge bro over kløften som disse siloene hadde skapt. «Selv om det er fantastisk å ha så stor frihet og handlingsrom til å bruke akkurat det verktøyet som passer best for deg, var det verken økonomisk eller logistisk effektivt», forklarer Katie Warwick, leder for medarbeideropplevelser hos Dojo.
For Dojos leder for produkt og teknologi, Nick Fryer, var dette et vendepunkt. Så han satte seg et mål om å finne årsaken til den uoversiktlige verktøysituasjonen, og fant raskt svaret: mangelen på en sentral, pålitelig kilde som kunne tilpasses hvert enkelt teams behov.
Da vi var et mindre selskap, var vi svært avhengige av møter for å koordinere ulike arbeidsflyter. Etter hvert som vi utvidet virksomheten til flere kontorer, måtte vi finne en mer praktisk måte å samarbeide på og legge til rette for asynkront arbeid. Det var da Notion kom inn i bildet.
Utnytt den naturlige spredningen av Notion for å fremme endringen
Da de begynte å lete etter en alt-i-ett-løsning, dukket Notion stadig opp i samtalene. Mange ansatte var allerede ivrige superbrukere – noen brukte Notion privat, andre på jobben. Små team innenfor produkt- og markedsføringsavdelingene brukte det allerede til å administrere daglige arbeidsprosjekter.
Da Dojo kjøpte opp WalkUp, fikk de mer enn bare et team – de arvet en Notion-strategiplan. WalkUps ingeniørteam hadde allerede utarbeidet omfattende teknisk dokumentasjon i Notion, noe som raskt overbeviste Dojos eksisterende utviklingsteam om at de kunne gå bort fra Confluence og gjøre det samme.
Da de hadde bestemt seg for å ta i bruk Notion, utnyttet Dojo disse eksisterende Notion-brukerne for å fremme innføringen og rekrutterte ambassadører fra hver avdeling som skulle stå for overgangen. Disse 100 ambassadørene spilte en avgjørende rolle i utviklingen av Dojos Notion-arbeidsområde gjennom deltakelse i aktiveringsøkter, etablering av dokumentasjonsrutiner og utarbeidelse av maler og innhold. «Å involvere, støtte og opplære et nettverk av ambassadører var helt avgjørende for en vellykket migrering», sa Katie.
En trinnvis tilnærming som starter med viktig informasjon
Dojo startet overgangen til Notion ved å erstatte Simpplr, deres statiske intranettverktøy, med en dynamisk Notion-wiki som var enklere å vedlikeholde og søke i. Dette grunnlaget bidro til å etablere Notion som den viktigste kilden til all bedriftskunnskap, fra HR-retningslinjer til bedriftsoppdateringer og teknisk dokumentasjon. Deretter tok de Notions databaser i bruk og utviklet et omfattende system for planlegging og OKR-er, som knytter bedriftsomfattende mål til konkrete teaminitiativer. Denne strukturerte tilnærmingen hjalp teamene med å følge fremdriften på en mer effektiv måte, tilpasse arbeidet sitt til de overordnede målene for selskapet og opprettholde oversikten over alle planleggingsaktiviteter.
Produktteamet, som i utgangspunktet hadde brukt Dragonboat (et frittstående verktøy for utvikling av veikart), oppdaget at Notions databaser ga større fleksibilitet gjennom tilpassbare egenskaper og flere visninger for ulike interessenter. Ved å flytte produktveikartene sine til Notion, slik at de ble integrert med selskapets mål og strategiske planleggingsdokumenter, fikk de bedre oversikt over arbeidsoppgavene og styrket det tverrfaglige samarbeidet, ettersom alle Dojo-ansatte var kjent med og hadde tilgang til plattformen.
Ved først å etablere Notion som den pålitelige plattformen for viktig bedriftskunnskap og informasjon, la Dojo grunnlaget for at den naturlig kunne utvikle seg til et sentralt arbeidsområde der alle team kunne samarbeide og administrere arbeidsflytene sine sammen.
Notion er hjørnesteinen i planleggingsprosessene og samarbeidet vårt. Siden alt er synlig for hele bedriften, kan alle se hva de ulike teamene fokuserer på, slik at de får oversikt over avhengighetene mellom arbeidsstrømmene og hvordan deres arbeid henger sammen.
Sentraliserte arbeidsflyter for å innføre en ny, åpen arbeidsmåte
Dojo erstattet også alle sine spredte verktøy for prosjektledelse (som Trello og Smartsheet) for å samle alle sitt arbeid på ett og samme sted. Ved hjelp av Notions fleksible databaser, gjennomfører teamene nå all planlegging og produktutvikling der de holder oversikt over alle sine prosjekter – komplett med tilpassbare visninger som kanbantavler og tidslinjer. De kan enkelt knytte disse prosjektene til relevant dokumentasjon og andre arbeidsstrømmer som bidrar til å nå bedriftens overordnede mål.
Dette nye systemet har blitt hjørnesteinen i Dojos arbeid. I stedet for ekstra møter eller endeløse meldinger på Slack, kan teamene nå jobbe og samarbeide direkte i Notion. Resultatet er en helt ny grad av åpenhet, der alle kan forstå hva som skjer og hvordan de bidrar til å fremme selskapets mål.
Da vi innførte Notion i hele selskapet, var det ikke bare et bytte av verktøy – det var starten på en ny måte å samarbeide på.
Sørg for effektivitet i arbeidsområdet ved å innføre nye rutiner
For å sikre at Notion-arbeidsområdet deres forblir effektivt i takt med at selskapet vokser har Dojo innført viktige rutiner som sørger for at informasjonen holdes oppdatert og engasjementet er på et høyt nivå. Selskapet publiserer ukentlige nyhetsbrev i Notion, slik at alle holdes oppdatert om selskapets fremgang uten at det skaper unødvendig støy i verktøy som Slack eller e-post. Teamene har også egne områder hvor de kan dele suksesser, erfaringer og oppdateringer, noe som skaper et dynamisk og levende arbeidsområde som gjenspeiler selskapets kontinuerlige utvikling.
Ved å holde styr på utvidelsen av SaaS-løsningene, sparer Dojo tid og penger, noe som gir en betydelig avkastning på investeringen
Fordelene ved å samle verktøyene i Notion har vært betydelige: Dojo har fått bedre kontroll over kostnadene knyttet til verktøyene, samtidig som de ansatte bruker mindre tid på å lete gjennom Slack-meldinger og e-poster. I stedet frigjør de tid hver uke til mer strategisk arbeid.
Disse tids- og kostnadsbesparelsene gir en betydelig avkastning på Dojos investering i Notion Enterprise-abonnementet. Avkastningen på investeringen fortsetter å øke etter hvert som teamene effektiviserer flere arbeidsflyter i arbeidsområdet, og over 80 % av de ansatte deltar nå aktivt hver uke.
Men utover de økonomiske fordelene, ligger den virkelige betydningen av Notion-arbeidsområdet for Dojo i at de vil kunne fortsette å utvikle arbeidsmetodene sine. Ved å legge til rette for et åpent og samarbeidsorientert arbeidsmiljø, bidrar Notion til at teamene deres holder kontakten og forblir fleksible når de vokser.
