יצירה אוטומטית של אירועים חוזרים עם תבניות במאגרי ידע
תבניות במאגרי ידע מאפשרות ליצור באופן אוטומטי פריטים שחוזרים על עצמם – כמו משימות, סיכומי פגישות ומסמכים. מעכשיו קל יותר לעדכן את רשימת המשימות שלכם, לקבוע פגישות וליצור כל תכנים מסוגים שונים על בסיס קבוע.
- בונים תבנית חוזרת פעם אחת, והיא תיצור רשומות במאגר הידע באופן אוטומטי
- איך ליצור תבניות חוזרות במאגר ידע
- אפשר להשתמש בתבניות חוזרות בכל מיני דרכים עם הצוות שלכם
- יצירת משימות חוזרות לדברים שאתם עושים על בסיס קבוע
- אפשר להשתמש במסמכים חוזרים לסיכומים שבועיים, עדכוני פרויקטים ועוד
- תזמון סיכומי פגישה חוזרים עבור פגישות קבועות בלוח השנה שלכם
- בניית תבניות חוזרות בכל מקום בסביבת העבודה של החברה שלכם
החיים האישיים והמקצועיים שלנו מורכבים מהרגלים, משימות ואירועים שחוזרים על עצמם מדי יום, שבוע או חודש. עם תבניות חזרות במאגרי ידע, אפשר ליצור תבנית לדף מסוים ולהגדיר אותה כך שתיצור רשומות חדשות במאגר הידע במרווחי זמן קבועים.
המדריך הזה יראה לכם כיצד להשתמש בתבניות חוזרות במאגרי ידע כדי ליצור משימות, פגישות ומסמכים באופן שחוזר על עצמו.
תבניות מאגרי ידע מאיצות את העבודה ועוזרות לכם לשמור על אחידות בתהליכים שלכם. אפשר ליצור במהירות מסמכים, רישומי פגישות, משימות או פרויקטים על סמך תבנית שכבר יצרתם.
מידע נוסף על תבניות של מאגר ידע
תבניות מאגרי ידע מאפשרות לכם למלא מראש דפים במאגר הידע – למשל, סיכומים של פגישות הסנכרון השבועיות שלכם. כל כותרת, הנחיה ופריט יופיעו שם באופן אוטומטי ויהיו מוכנים לשימוש. אפשר אפילו לתייג את האנשים שמשתתפים באופן קבוע ולתת לפגישה את התווית הנכונה.
ללא תבניות חוזרות, מישהו עדיין צריך לזכור ליצור את הרשומה הזו בכל פעם. אנחנו יודעים שיש לכם הרבה על הראש, וכל דבר שיכול לחסוך לכם אנרגיה הוא בונוס.
עכשיו חשבו על משימה שאחד מחברי הצוות שלכם צריך לבצע מדי יום ראשון בבוקר. האם אתם יוצרים רשומה חדשה מדי שבוע במאגר הידע של משימות הצוות? או אולי, אחרי המשימה הושלמה, חברי הצוות שלכם מעבירים אותה בחזרה לעמודה 'משימות לביצוע' ומעדכנים את תאריך היעד?
שתי הגישות האלה עובדות, אבל הן יכולות להיות קצת מסורבלות, ויש סיכוי שהמשימות יישכחו.
עם תבניות חוזרות במאגרי ידע, אתם צריכים ליצור את התבנית רק פעם אחת. לאחר מכן תוכלו להגדיר אותה כך שתחזור על עצמה בתכיפות הרצויה, והפריט ייווצר באופן אוטומטי במאגר הידע. כל מה שנשאר לעשות הוא למלא את הפרטים או לסמן שהמשימה בוצעה.
כדי ליצור תבנית חוזרת במאגר ידע, קודם כול יוצרים תבנית במאגר ידע כפי שהייתם עושים בדרך כלל – עוברים לרשימה הנפתחת שמופיעה ליד 'חדש', בוחרים '+ תבנית חדשה' ומתחילים לערוך את הדף.
לאחר מכן, לוחצים על '...' לצד התבנית החדשה בתפריט הנפתח. בוחרים באפשרות 'חזרה', ובוחרים באיזו תדירות אתם רוצים שתיווצר רשומה מהתבנית. אפשר לבחור ליצור אותה מדי יום, שבוע, חודש או שנה, או לעבור אל 'בהתאמה אישית'. כאן תוכלו להתאים אישית את תדירות החזרות – למשל, אם התבנית תופיע כל 3 ימים, מדי שבוע בימי שלישי וחמישי או פעם בחודשיים.
לאחר שתבחרו את התדירות הרצויה, פריט חדש יופיע במאגר הידע בהתאם להגדרות שבחרתם לתבנית. אפשר להפוך כל אחת מהתבניות הקיימות שלכם לתבנית חוזרת על ידי ביצוע אותם השלבים. אם תרצו לעצור תבנית חוזרת, תוכלו למחוק את התבנית לחלוטין, או לעבור לאפשרויות התבנית ולכבות את האפשרות 'חזרה'.
תבניות חוזרות במאגרי ידע יכולות להאיץ את תהליך העבודה ולהפוך אותו לפשוט יותר, כך שתוכלו להקדיש יותר זמן למשימות החשובות ביותר פחות זמן למשימות ניהוליות מייגעות.
אפשר להשתמש בהן בדרכים שונות כדי להפוך חלק גדול מעבודת ניהול הפרויקט לאוטומטי.
הנה כמה דרכים שבהן אפשר להשתמש בתבניות חוזרות במאגרי ידע בסביבת העבודה שלכם:
יצירת משימות חוזרות לדברים שאתם עושים על בסיס קבוע
פשוט מגדירים תבנית חוזרת במאגר המשימות שלכם פעם אחת, ותוכלו לסמוך על כך שהיא תופיע שוב ברשימת המשימות שלכם לביצוע בבוא הזמן.
אפשר ליצור משימות חוזרות כדי למלא את הדוח החודשי שלכם בסוף כל חודש, להשלים משימות בכל יום חמישי אחר הצהריים או להקדיש 30 דקות ביום למענה לאימיילים.
אתם לא צריכים לדאוג לגבי יצירה מחדש של כרטיסים חוזרים ונשנים. במקום זאת, אתם יכולים פשוט להתמקד בהשלמתם.
אפשר להשתמש במסמכים חוזרים לסיכומים שבועיים, עדכוני פרויקטים ועוד
ייתכן שתמצאו את עצמכם יוצרים מסמכים שמסכמים את הסטטוס של כל הפרויקטים הנוכחיים שלכם, או מספקים עדכונים כלליים לצוות, מדי שבוע. אתם תמיד עושים את זה באותו זמן בכל שבוע ומשתמשים באותו פורמט כדי ליצור את המסמך.
זו הזדמנות מושלמת להשתמש בתבנית חוזרת. אפשר ליצור תבנית חוזרת עבור המסמך שלכם עם כותרות, תבליטים ובלוקים של טקסט מוכנים, כך שכל מה שנותר לעשות הוא להזין את המידע החשוב. אם כבר יש לכם תבנית קיימת, פשוט עוברים לאפשרויות, בוחרים באפשרות 'חזרה' ובוחרים את התדירות.
מה לגבי המאפיין 'נוצר על ידי'?
תבנית חוזרת תוצג כ'נוצרה על ידי' אוטומציה של Notion – יש להקפיד להתאים את התצוגות והמסננים בהתאם כשאתם מתחילים להשתמש בהם בסביבת העבודה!
תזמון סיכומי פגישה חוזרים עבור פגישות קבועות בלוח השנה שלכם
שימוש נוסף לתבניות חוזרות הוא עבור סיכומי פגישה. אתם יודעים שבכל יום שני בבוקר יש לכם את הפגישה השבועית של הצוות, ובכל יום חמישי יש את הפגישה של כל החברה.
כדי לחסוך את הטרחה של יצירת דף חדש בכל פעם, אפשר ליצור תבניות מאגר ידע חוזרות במאגר הידע של סיכומי הפגישות ולתזמן אותן למועדים שבהם הפגישות מתקיימות.
לפגישות החודשיות של כל החברה, פגישות הסנכון השבועיות והפגישות היומיות, אפשר ליצור סדר יום לפגישה באופן אוטומטי, שחברי הצוות יכולים להוסיף אליו מידע. הם יקבלו הודעה כאשר הם מתויגים בו, ואפשר אפילו ליצור תצוגה של פגישות ולקשר אותה בהזמנת לוח השנה החוזרת שלכם.
בניית תבניות חוזרות בכל מקום בסביבת העבודה של החברה שלכם
אפשר להשתמש בתבניות מאגר ידע חוזרות בכל מאגר ידע, בכל מקום שבו אתם רוצים ליצור פריטים באופן אוטומטי על סמך תבנית.
לדוגמה, אם ל-Wiki או לבסיס הידע של החברה שלכם יש מאגר ידע ליעדים רבעוניים, תוכלו ליצור תבנית לתכנון ותיעוד היעדים והישגי המפתח (OKR) שלכם. לאחר מכן תוכלו להגדיר שהיא תיווצר מחדש כל 3 חודשים, כך שהיא תהיה מוכנה למילוי לאחר פגישת ההנהלה הרבעונית.
או, אם יש לכם מאגר ידע להודעות שבועיות שכולם יכולים לקרוא ולהתרשם מהן, תבנית חוזרת יכולה להיות שימושית.
מחלקת הכספים גם יכולה להשתמש בתבניות חוזרות כשמגיע הזמן ליצור את החשבוניות החודשיות שלהם.
יש משהו שלא סקרנו?