Lyka nutzt Notion, um seine Teams auf den gleichen Stand zu bringen und jährlich über 75.000 US-Dollar bei Tools einzusparen.

Tool-Flut. Dieses Gefühl haben immer mehr Unternehmen. Die Anzahl der von ihnen verwendeten Tools hat sich im Laufe der Jahre vervielfacht — Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitenden nutzen im Durchschnitt 172 Tools.

Und das Ergebnis? Mitarbeitende sind von dieser Auswahl an Tools dermaßen überfordert, dass sie nicht wissen, wo sie die Informationen finden sollen, die sie benötigen. Dokumente befinden sich an einem Ort, Projekte an einem anderen. Dieses Hin- und Herspringen zwischen den Tools verlangsamt die Arbeit aller erheblich.

Das war Lauren Goldmans erstes großes Projekt, als sie Anfang 2023 zu Lyka kam. Da jedes Team andere Tools nutzte, musste sie zunächst herausfinden, wie sie das Unternehmen auf den gleichen Stand bringen und die Auswahl an Tools zusammenführen konnte.

Lyka ist in Australien Vorreiter für gesünderes Hundefutter. Das Unternehmen bietet einen einfachen, aber wirksamen Ansatz für die Ernährung von Hunden: echtes Futter. Mit 30 Millionen verschlungenen Mahlzeiten und Tausenden von 5-Sterne-Bewertungen hat sich das Team von Lyka schnell vergrößert, um dieses Wachstum zu unterstützen. Jedoch konnten die Unternehmensprozesse nicht mit dem Wachstum des Teams mithalten. Lyka musste also einen Weg finden, wie seine stetig wachsenden Teams effektiver und besser zusammenarbeiten konnten.

Obwohl alle an der gleichen Aufgabe arbeiteten, war jedes Team isoliert. Separate Tools, unterschiedliche Arbeitsabläufe und eine ineffektive Zusammenarbeit zwischen den Teams. Das operative Geschäft lief über Notion, während für das Marketing Monday.com genutzt und am Produkt in Confluence gearbeitet wurde. Einige Teams arbeiteten noch nicht einmal digital. Und obwohl es geteiltes Wissen über verschiedene Tools hinweg gab, existierte kein Single Point of Truth.

Nachdem sich Lauren und ihr Team für Notion entschieden hatten, bestand die große Herausforderung darin, alle Teams (und ihre jeweiligen Arbeitsabläufe) in Notion einzubinden. Um den Prozess in Gang zu bringen, übernahm Lauren einen Großteil der Arbeit. Sie übertrug alle vorhandenen Daten in Notion und erfasste alle vergangenen Informationen und das Wissen von Lyka aus den verschiedenen Tools.

Um den Übergang zu Notion noch reibungsloser zu gestalten, richtete Lauren interne Richtlinien und Ressourcen ein, um allen Beteiligten den Einstieg zu erleichtern. Sie hat sogar einen Slack-Channel eingerichtet, um Fragen zu beantworten, Ideen auszutauschen und eine neue Arbeitsweise zu entwickeln.

Sie konzentrierten sich auch auf die Entwicklung einer neuen Dokumentationskultur, in der sie alle Informationen konsequent in Notion einpflegten. Für Lyka bedeutete das, bei jeder Gelegenheit Notion-Links zu teilen — bei Meetings mit allen Beteiligten, der Abstimmung von Teams und bei Projektstarts.

Da Notion flexibel ist, konnte jedes Team bei Lyka das Tool an seine Bedürfnisse anpassen. Man musste sich nicht länger an sein Tool anpassen — stattdessen funktioniert Notion so, wie man es möchte.

Das Marketing-Team verfügt zum Beispiel über eine eigene Marketing-Homepage, auf der sich alle Arbeitsabläufe, Kalender, Planungsdokumente und Ressourcen des Teams befinden. Es ist der zentrale Ort, an dem alle im Team das finden, was sie benötigen, um über aktuelle Projekte auf dem Laufenden zu bleiben. Hier finden auch die wöchentlichen Check-ins und Führungsmeetings des Teams statt. Auf diese Weise kann man ganz einfach den Überblick über Erfolge, Misserfolge und Wachstumsupdates behalten. Es ist auch einfacher, mit funktionsübergreifenden Partnern zusammenzuarbeiten und diese in die Marketingabläufe einzubeziehen. Früher wurden Anfragen einfach über Slack oder per E-Mail gesendet. Jetzt kann jeder eine Anfrage für Dinge wie einen neuen Social-Media-Post oder aktualisierte Merchandise-Artikel in Notion stellen. Die Marketingabteilung kann nun Projekte verfolgen und abschließen und Partner auf den neuesten Stand bringen — und das alles über eine einzige Datenbank.

Aber das betrifft nicht nur die Marketingabteilung — alle Teams im gesamten Unternehmen haben Notion als das Tool ihrer Wahl übernommen. So konnten sie neue Arbeitsabläufe erstellen, die vorher nicht möglich waren. Das Forschungs- und Entwicklungsteam nutzt die Slack-Einbindung, um eingehende Anfragen zu protokollieren. Das Personalteam hat das Onboarding-Programm des Unternehmens mithilfe einer soliden Datenbank erstellt, um dafür zu sorgen, dass alle neuen Mitarbeitenden die richtigen Schulungsmaterialien und Videos erhalten, um sich schneller einzuarbeiten. Selbst das Fertigungsteam von Lyka, das bisher nur mit Stift und Papier gearbeitet hat, kann mit demselben digitalen Tool arbeiten, das auch alle anderen nutzen.

Wenn alle Beteiligten Informationen nutzen UND zu einem einzigen Workspace beisteuern können, trägt dies zur Transparenz von oben nach unten bei. Auf diese Weise gibt es einen klaren Überblick darüber, woran gearbeitet wird und wie die entsprechenden Entscheidungen getroffen werden.